Firma digital

La firma con OTP (One-Time Password) es una firma digital realizada a través del envío de un código de un solo uso al firmante (es decir, un código que únicamente tendrá validez para la firma del documento concreto para el que se haya solicitado) y de validez temporal, vía SMS o bien vía email (en función de la información indicada al crear el proceso de firma).

Su uso proporciona una serie de ventajas pero una de las más destacadas es en términos de usabilidad ya que la firma con OTP es la más sencilla de aplicar. ¿Cómo se realiza la firma con OTP?

1. Una vez recibas la notificación informándote de que tienes un documento pendiente de firmar, haz clic en “Ver y firmar documento”.
2. Revisa el documento recibido y haz clic en “Firmar”.
3. Recibirás un código de un solo uso a través del correo electrónico o del teléfono móvil.
4. Añade el código recibido en el formulario que aparecerá en la plataforma y haz clic en “Firmar”.
5. El documento estará firmado.

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No, aunque también tienes esa opción, con Docuten no necesitas descargar la aplicación para realizar la firma biométrica.

Podrás hacerlo a través del navegador. Para utilizar este tipo de firma, simplemente necesitas un dispositivo móvil, como una tablet o smartphone.

¿Quieres saber cómo firmar un documento con la nueva firma biométrica web de Docuten? No te pierdas este vídeo formativo:

A la hora de elegir este tipo de firma, tendrás que tener en cuenta que debes disponer de un dispositivo como una tablet o un smartphone. Esto se debe a que la firma se realiza con el dedo o un lápiz táctil sobre la propia pantalla del dispositivo, de forma similar a como se haría si se tratase de una firma en papel.

Al recibir la notificación de solicitud de firma, ya sea por correo o por SMS, debes hacer clic en el enlace proporcionado para firmar desde el dispositivo en el que vayas a realizar la firma.

Si dispones de la aplicación móvil de Docuten, disponible para dispositivos (smartphone y tablet) Android y iOS, se te redirigirá a esta y se abrirá una previsualización del documento.

Tras revisarlo, haz clic en el botón superior Firmar y traza tu firma sobre el documento en la página que desees, como si de un papel se tratase, pudiendo redimensionar y reposicionar la firma una vez realizada. Una vez hecho esto, haz clic en Enviar. De este modo, los trazos biométricos de tu firma son cifrados de forma segura por Docuten, garantizando así la identidad del firmante.

Tras unos segundos, el documento aparecerá firmado y podrás consultar su estado accediendo desde el menú principal a Finalizado o En espera de otro firmante, en caso de que el mismo necesite más de una firma.

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Docuten te permite firmar tus documentos desde un móvil o desde una tablet gracias a la firma biométrica.

Este tipo de firma cuenta con completas garantías legales gracias a que la aplicación móvil de Docuten envía el documento firmado con la información biométrica cifrada en el propio documento.  Esto garantiza la inalterabilidad del documento debido a la imposibilidad de modificarlo posteriormente a la firma.

La validez de la firma viene dada al almacenar los trazos biométricos de la firma de forma segura dentro del documento firmado.

Para utilizar la firma biométrica, en primer lugar, debes tener una cuenta de acceso a Docuten. Una vez tengas tu usuario,  podrás utilizar la firma biométrica de dos modos:

Firma biométrica app: en este caso, para firmar biométricamente, debes descarga la aplicación móvil de Docuten, disponible para dispositivos (smartphone y tablet) Android y iOS.

Firma biométrica web: para firmar biométricamente, simplemente, se te abrirá la plataforma con el documento a firmar en el navegador de tu móvil o tablet.

Este tipo de firma posibilita la utilización de certificados digitales emitidos a nombre del firmante y que permanecen alojados, de forma segura, en el almacén de certificados de Docuten.

Podrás utilizar un certificado digital cualificado alojado en Docuten. Este tipo de certificados digitales cualificados habrán sido previamente emitidos por cualquier autoridad de certificación (como puede ser el caso de la FNMT, por ejemplo) a nombre del firmante y asociado a su NIF.

Para ver cómo firmar un documento con un certificado cualificado alojado en Docuten haz clic en el siguiente enlace:

Este tipo de firma posibilita la utilización de certificados digitales emitidos a nombre del firmante y que permanecen alojados, de forma segura, en el almacén de certificados de Docuten.

Podrás utilizar un certificado digital no cualificado emitido por Docuten a nombre del firmante. Este tipo de certificado se generará en caso de que no existiese en Docuten ningún certificado digital asociado al firmante.

Para ver cómo firmar un documento con un certificado en la nube emitido por Docuten haz clic en el siguiente enlace:

Para los documentos firmados electrónicamente, Docuten incrusta un CSV (código seguro de verificación electrónica) que permite el acceso al original cuando el documento se imprime y genera un código QR para su fácil acceso desde el móvil.

Si un documento electrónico se imprime, se debe imprimir con este código para hacer referencia al documento original firmado digitalmente.

El documento impreso tendrá consideración de copia auténtica, y podrá ser cotejado a través de la web con el documento original firmado digitalmente.

¿Cómo puedes cotejarlo?

1. A través de la página de “Acceso a documentos” o de la página de Login > Comprobar firma mediante CSV.
2. Una vez en la página, introduce el Código Seguro de Verificación del documento en cuestión y haz clic en “Buscar”.

Subir un documento para firmar digitalmente documentos PDF es muy sencillo:

1. Accede a tu cuenta de Docuten con tus credenciales.
2. Haz clic en “Enviar documento” en el menú izquierdo de la pantalla.
3. Una vez en la página, haz clic en “Examinar” y elige el documento PDF que quieres firmar. De este modo el documento quedará adjunto.
4. Indica un título para el documento a firmar.
5. En caso de que quieras enviar algún archivo adjunto al documento, podrás hacerlo. Esta función te podrá ser útil, por ejemplo, cuando envíes un contrato laboral ya que podrás añadir archivos complementarios como el modelo 145 o cláusulas adicionales al contrato. Deberás, nuevamente, hacer clic en Examinar y seleccionar el archivo PDF que quieras adjuntar. A continuación, debes indicar, a través de los botones ON y OFF, si este adjunto ha de ser firmado o no, respectivamente. A la izquierda de estos botones se encuentra un botón que permite personalizar la privacidad del documento. Este debe ser el último paso, ya que será necesario añadir primero a los firmantes del documento.
6. Por último, añade el/los firmantes e indica el orden en el que deben firmar (en caso de que sea más de uno) a través de las flechas situadas en la parte izquierda de los mismos así como el tipo de firma que emplearán.
7. Una vez hecho esto, haz clic en “Continuar” y el documento quedará enviado.

Este sería el modo simplificado de enviar firmar documentos PDF. Sin embargo, en Docuten te ofrecemos muchas más funcionalidades para tratar de cubrir al máximo tus necesidades.

Con Docuten, además de firmar documentos PDF, podrás hacer uso de plantillas editables, crear usuarios y roles en función de los permisos que quieras otorgar a los miembros de tu compañía, podrás realizar envíos masivos, utilizar nuestras Fast Templates, añadir documentos adjuntos al propio documento enviado, y ¡mucho más!

Para ver todas las opciones que te ofrece Docuten, comprueba todas las funcionalidades de nuestro servicio de firma digital, solicita una demo o no te pierdas este vídeo donde te detallamos las funcionalidades de firma digital de documentos PDF de nuestra herramienta.

Además de las personas que han de firmar el documento en Docuten permitimos la inclusión de usuarios que tendrán el rol de Validador/Aprobador. Un firmante, como su nombre indica, tendrá que firmar el documento. Un aprobador, por el contrario,no deberá firmarlo, sino revisar y validar el mismo.

El rol de la persona que participará en el flujo de firma se indicará en el momento en el que se crea ese proceso. Una vez añadidas las personas que deben participar en el flujo de firma, podrás definir su rol. Para ello, cuentas con un botón azul situado a la derecha de cada firmante donde podrás especificarlo.

Cuando un documento es enviado a través de la plataforma, podrás comprobar si se ha finalizado el proceso ya que el estado de ese documento cambiará a «Enviado» y podrás encontrarlo en las carpetas del menú lateral “Pdtes de tu firma”, “Pdtes de validar” o “Pdtes de otros” en función del orden de firma establecido.

El histórico del documento también te indicará cuando este ha sido notificado, abierto y firmado.

Todo esto podrás comprobarlo en el historial del documento. Para ello, una vez te encuentres en el detalle del documento enviado, haz clic en el botón “Acciones” y se te desplegarán una serie de opciones entre las que se encuentra “Histórico”. Haz clic aquí para comprobar el progreso del mismo.

Sí, siempre y cuando se cumplan una serie de condicionantes. Tras haber enviado el flujo de firma, podrás anular el documento enviado siempre y cuando tengas el rol de Administrador de firma o manager. Además, el documento no puede encontrarse en estado “Finalizado”, “Rechazado” o “Expirado”.

Para anular un documento, tras comprobar que cumples las dos condiciones anteriores, accede al mismo a través de la carpeta «Pdtes. de firma» o bien «Pdtes. de validar». Una vez hayas accedido, podrás anular el documento a través de la pestaña «Acciones», situada en la parte superior derecha de la pantalla. Indica el motivo de la anulación y, una vez hecho esto, se enviará una notificación a las personas implicadas en el flujo informando que el documento ha sido anulado por el creador del mismo.

Sí. Bajo el rol de administrador de firma siempre podrás transferir la firma del documento a otra persona en cualquier momento del proceso.

Por ejemplo, en caso de que hayas introducido mal los datos de uno de los firmantes, en el momento en el que se encuentre pendiente de la firma de esa persona, siempre la podrás delegar al firmante correcto (entre otros casos de uso).

Para reenviar el documento accede al detalle del mismo y haz clic en Reenviar documento dentro de la pestaña Acciones. Cubre el Nombre, correo electrónico y el resto de los datos del nuevo firmante y haz clic en Continuar. El documento quedará reenviado al nuevo firmante que recibirá una notificación indicando la solicitud de firma de dicho documento.

Sí, siempre bajo el rol de administrador de firma o manager.

En caso de que necesites enviar de nuevo la notificación en la que se informa al receptor de que se le solicita la firma/validación de un documento, podrás hacerlo a través de esta funcionalidad. Haz clic en Reenviar notificación dentro de la pestaña Acciones y la notificación será reenviada automáticamente. 

Las acciones que podrás realizar son las siguientes:

• Descargar evidencia: la evidencia es un documento en el que se certifican las operaciones realizadas durante el proceso de firma. Se muestra la información del envío, así como las evidencias del proceso. Es decir, la fecha y hora, dirección IP y dispositivo en el que una operación concreta ha sido realizada, ya sea la apertura del documento, el envío de una clave o la firma del mismo. Este documento se erige como un certificado firmado por Docuten (Docuten Tech S.L. como sociedad), en virtud de nuestra figura como Prestador Cualificado de Servicios de Confianza 

• Descargar: si el documento no contiene firmas todavía, aparecerá esta opción.

• Descargar firmado: desde esta opción puedes realizar la descarga del documento una vez éste haya sido firmado, con las firmas incluidas en él. En la primera página del documento aparece la huella digital de la firma, que permite acceder al original. Este PDF firmado es el original firmado y el que cuenta con todas las garantías legales.

• Descargar versión imprimible: esta versión y la anterior (descargar firmado) tienen una diferencia clara: en este caso el PDF no está firmado sino que su objetivo principal sería el poder generar una copia impresa en papel, únicamente, con la información de acceso, es decir, con el CSV y el código QR, para verificar el documento original firmado.

• Histórico: haciendo clic aquí, accedes a la vista del historial del documento en la propia web, donde puedes ver todas las acciones que se han realizado desde su envío, así como su fecha y hora.