Digitalización Administrativa en Educación
Con Docuten podrás hacer más eficiente tu centro educativo gracias a la automatización y digitalización administrativa de todas las gestiones académicas.
En esta página verás los problemas asociados a la gestión de documentación académica de forma manual y su solución digital, los casos de uso más habituales y los beneficios de la automatización de procesos del sector educativo.
CASOS DE USO EN EDUCACIÓN
¿Qué puede aportar Docuten al sector educativo?
Todo lo que necesitas en una única plataforma. Tu solución para la digitalización de los procesos administrativos de tu centro de estudios.
Problema
Solución
Firma a distancia de certificados de matriculación o inscripción
La firma a distancia de un certificado de matriculación podría conllevar un tedioso (y poco seguro) proceso que pasa por:
- Envío de la documentación por correo electrónico
- Impresión del documento por parte del alumno
- Firma manuscrita del mismo
- Escaneo y envío de dicho documento por correo electrónico.
Esto provoca retrasos a la hora de recibir las formalizaciones de inscripción, que a veces ni tienen retorno, así como la pérdida de solidez legal de dicha firma al haberse escaneado.
Firma digital del certificado de matriculación o inscripción con firma automática y OTP
Implementar la firma digital permitirá agilizar la firma de documentación y tener plenas garantías legales de firma.
En este caso, se podría implementar una firma automática para la firma desasistida por parte de la escuela o institución y una firma con OTP para que el alumno pueda firmar el documento sin necesidad de impresiones, escaneos y envíos.
Firma de certificados de formaciones de alumnos de forma presencial
Una de las casuísticas que podrían darse en esta situación es que tú, en representación de la escuela, tengas que firmar a mano uno a uno, y contando con dos copias (una para ti y otra para el alumno) los certificados.
Además, los alumnos tendrían que desplazarse a la escuela para recoger su certificado.
¿Eres consciente del tiempo consumido?
Firma digital de los certificados con plantilla y firma automática y biométrica
¿Cómo lo podrías solucionar? Implementando la solución de Docuten de firma digital, no solo podrías contar con una plantilla automática del documento a firmar si no que, tanto tú como el alumno, podríais firmar digitalmente el documento.
Aprovecha la funcionalidad de firma automática, genera los certificados de formación en tu sistema y envíalos firmados con tu sello de empresa. De este modo los alumnos recibirán el documento por email y podrán firmarlo, sin desplazamientos, por ejemplo, con firma biométrica.
Firma de acuerdos de colaboración de prácticas: diferentes partes implicadas
En este proceso pueden llegar a intervenir hasta cuatro partes: centro educativo, alumnado, empresa de prácticas e institución intermediaria.
La escuela envía la documentación firmada y escaneada por mail a todas las partes implicadas, que deben devolver la documentación por la misma vía, bien sea firmada con su certificado o de forma manual. Esto implica una ausencia de validez legal y un posible problema relacionado con la custodia de información.
Firma de acuerdos de colaboración de prácticas a distancia
Gracias a la solución de firma digital, podrás enviar a firmar el mismo documento la empresa colaboradora y al alumnado con tan solo una acción, recibiendo todas las partes una copia del documento ya firmado de forma automática.
La funcionalidad de firma paralela y firma secuencial son muy útiles en este tipo de casos, ya que puedes decidir el orden de los firmantes (paralelo o secuencial) en función de tus necesidades.
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Situación actual del sector educativo
Firma Digital
Factura electrónica
Con Docuten: ventajas
Casos de uso en educación
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DOCUMENTACIÓN ACADÉMICA y LABORAL
Firma todo tipo de documentos académicos
Estos son algunos de los documentos que puedes gestionar en tu centro de estudios con Docuten. Realiza la firma de forma digital y elimina el papel.
Matriculación 100% online
Certificados de formaciones de alumnos
Entrega de título
Acuerdos de colaboración con empresas de prácticas
Firma de la solicitud de expediente académico
Domiciliaciones de recibos (mandatos SEPA)
Documentación laboral
Concesión de ayudas/becas para estudiar
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Por tanto
Beneficios de la digitalización en el sector educativo
Con Docuten podrás hacer más eficientes cualquier proceso: desde la prematrícula hasta la entrega de expediente.
Docuten es una plataforma hecha a tu medida. Nos adaptamos a tus necesidades y te ofrecemos la mejor solución de digitalización administrativa en educación.
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Ahorra tiempo y dinero
Agiliza todos los trámites de tu centro eliminando los tediosos procesos manuales asociados a la impresión y envío de documentos a firmar, así como la recepción y emisión de factura.
Solución segura y legal
Reducción de riesgo de acceso a datos personales por parte de personas externas. Aseguramos los documentos y comunicaciones, cumpliendo con las normativas más estrictas en seguridad (ISO 27001) y legislación (Reglamento eIDAS).
Alta eficiencia
La firma digital de todos la documentación académica y laboral te permitirá reducir errores, eliminar tareas innecesarias y ahorrar tiempo y dinero, mejorando así la eficiencia de tu escuela.
Valor sostenible
La digitalización de los procesos administrativos conlleva la reducción significativa del uso de papel, contribuyendo a la reducción de la deforestación y la emisión de gases efecto invernadero.
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En Docuten contamos con la experiencia necesaria y una amplia cartera de clientes del sector, para implantar de forma exitosa la firma digital en tu compañía.
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