El Sol Grupo confía en Docuten para la firma digital de documentos y la facturación electrónica

El Sol Consulting Inmobiliario es una inmobiliaria referente en Gijón especializada en análisis de mercado, gestión y asesoramiento inmobiliario  con más de 25 años de experiencia, aportando soluciones integrales a sus clientes siempre basándose en la digitalización de su modelo de negocio.

En El Sol Grupo dedicaban mucho tiempo a la gestión de los procesos administrativos, y decidieron contratar Docuten para la firma digital de documentos y la facturación electrónica.

En esta entrevista, Cristian G. Pastrana, CEO de la compañía, nos cuenta sus impresiones sobre la innovación en las empresas y los beneficios que han obtenido contratando Docuten.

Os dejamos aquí la transcripción de la entrevista!

El Sol Grupo es una empresa que apuesta fuerte por la tecnología y la innovación, empleáis Big Data para el análisis de mercados, realidad virtual…¿qué opinión tienes sobre la importancia de ser innovador, tecnológicamente hablando, para diferenciarte de tu competencia?

Para nosotros la palabra innovación es lo mismo que necesidad. Es decir, no es una opción hoy por hoy, o así lo consideramos nosotros. Lo que es la tecnología o la palabra innovación está muy inculcada dentro del ADN de nuestra empresa, porque pensamos que es una necesidad de supervivencia, y más en tiempos tan cambiantes como el que estamos viviendo hoy en día. Por lo tanto, no es algo opcional, sino que es necesario.

¿Qué os aporta, como grupo, la aplicación e tecnologías disruptivas en los procesos internos de vuestras líneas de negocio?

Al final lo que buscamos con la implementación de tecnología, uno es ventaja competitiva respecto a la competencia y sí que es cierto que en este caso, por ejemplo, la herramienta de Docuten lo que nos hace es ser mucho más eficientes en los procesos internos, en todo lo que tiene que ver con firmas contractuales y facturación electrónica.

Al final, ahorro de tiempos, capacidad de abarcar una mayor carga de trabajo por parte de las personas que están implicadas en esos procesos, mayor volumen de trabajo, mayores resultados y mayores ingresos

¿Por qué crees que las empresas del sector de la construcción deben renovarse?¿Es un sector que se ha quedado atrasado en cuanto a tecnología?

El sector de la construcción hace 12 o 14 años podríamos decir que estaba totalmente obsoleto. Sí que es cierto que esta crisis «ha venido bien», por decirlo de alguna manera, para que las empresas del real state tuvieran la necesidad de digitalizarse, de innovar.

Hoy por hoy no tiene nada que ver la radiografía del sector con la de hace diez años, pero aún así podemos decir que el sector sigue en pañales y hoy lo ves. Lo único, de una manera quizás mucho más clara: aquellas empresas que no están implementando o no han implementado tecnología dentro de sus procesos de trabajo, pues se están quedando atrás y fuera de mercado.

¿Cuáles son los motivos que os llevaron a tomar la decisión de digitalizar la parte administrativa?¿En qué punto estábais en la empresa?

Yo creo que esto está ocurriendo en muchísimos sectores y es que la carga burocrática de los procesos está impactando negativamente en la cuenta de resultados de las empresas, porque nos dedicamos más tiempo a «mover papeles», por decirlo de alguna manera, que a generar negocio.

El implementar este tipo de herramientas, como puede ser Docuten al final, nos hace ser más eficientes en esos procesos administrativos y nos permite centrar más nuestro tiempo, esfuerzos y recursos en generar negocio, que al final es la parte más importante.

Por qué habéis tomado la decisión de contar con Docuten para llevar a cabo este proceso de transformación digital?¿Qué es lo que más valoráis de nuestra plataforma de firma y factura?

Al final lo que más valoramos es el ahorro de tiempos. El aumento de la eficiencia de los procesos. El tema de la firma electrónica, por ejemplo, que para nosotros sí que ha supuesto un avance importante, más después de estas circunstancias que hemos vivido con el COVID-19, nos imposibilitaba avanzar en distintas negociaciones, en distintas transacciones.

Gracias a Docuten hemos podido cerrar operaciones que de otra manera se hubieran visto estancadas o detenidas hasta el final del estado de alarma y nos han permitido generar negocio pues en esas circunstancias tan difíciles.

Cómo se ha realizado la transición interna para introducir los nuevos procesos?

Bien es cierto que en una estructura, como quizás puede ser la nuestra, que venimos de un sector con un perfil de entre 40 y 50 años, es difícil implementar cualquier tipo de novedad tecnológica, pero sí que la facilidad de uso que implica el trabajar con Docuten nos ha facilitado mucho la implementación.

En un mes, ya estaba toda la empresa trabajando con esta nueva herramienta y de una manera muy ágil, sin ningún tipo de incidencias. Es cierto que el equipo de Docuten nos lo ha puesto muy fácil. El soporte que nos ha dado ha sido excelente.

¿Cómo han vivido vuestros stakeholders –trabajadores, clientes, proveedores, etc.– la transición hacia la digitalización?¿Qué retorno os han trasladado?

Bueno, es evidente que en estos últimos cuatro meses, con lo que hemos sufrido con el tema del COVID-19, la transformación de la sociedad a nivel digital fue de una manera mucho más rápida y siempre ponemos el mismo ejemplo. Cualquier abuelo ya se acostumbró a hacer videollamadas por Zoom, Hangouts o Skype.

Entonces, en ese sentido, ahora mismo la gente lo ha visto como un alivio, muchos de ellos, y yo creo que todas estas circunstancias nos han facilitado a poder implementar de una manera más rápida lo que es tanto la firma como la facturación electrónica.

¿Qué crees que valoran más los trabajadores de un proceso de digitalización como este?

Al final, el ahorro de los tiempos. Volvemos a lo mismo que hablábamos antes. Nuestro trabajo en el día a día, al final mucho de nuestro tiempo se nos va en unas rutinas o unas tareas rutinarias, podemos decirlo así, en las que se pierde tiempo, que siempre son sota, caballo, rey, como era la preparación de contratos, la firma, el quedar con el cliente, el quedar con una parte, quedar con la otra, quedar con una herencia que a lo mejor son ocho o nueve herederos. Pues al final era repetir el mismo procedimiento de una manera totalmente inútil, podemos decir.

Ahora mismo, implementar una herramienta como Docuten lo que nos permite es ser muchísimo más ágiles, muchísimo más eficientes. Minimizar esas pérdidas de tiempo y al final obtener mejores resultados.

¿Cuánto ahorro de tiempo ha supuesto esta implementación?

El ahorro de tiempo medio que nosotros estimamos por transacción que nos ha permitido llevar a cabo Docuten, pues estamos hablando que puede ser en torno a una hora y media de ahorro en reuniones que al final son inútiles, porque una vez que la transacción ya está acordada, aprobada, el tener que quedar con un cliente simplemente para lo que es llevar a cabo la firma, en nuestro caso, viéndolo desde la perspectiva actual, pues era un tiempo perdido que ahora mismo se utiliza en otras tareas.

¿Crees que es necesario este proceso de digitalización en todas las empresas? ¿Qué recomendarías a otras empresas que se encuentran en una situación similar a la que se encontraba en el grupo en su momento?

Empezamos hablando de que tecnología e innovación era una necesidad. Por lo tanto, nos reiteramos en esa idea. La transformación digital ahora mismo para cualquier empresa no es una opción, sino que es una cuestión de supervivencia, y más en el mercado global en el que vivimos.

También es cierto que nosotros hemos acelerado nuestra transformación digital para que suponga una ventaja competitiva respecto a otros competidores. Por lo tanto, cuanto más lentos vayan los demás, mejor para nosotros.

Andrea Fernández
Andrea Fernández
Técnico de Marketing ? / El márketing es un compromiso, no una campaña