Preguntas más frecuentes
Sobre Docuten
Docuten es un software que tiene como objetivo principal convertir sus clientes en «empresas sin papel» gracias a la digitalización administrativa a través de la firma digital, la recepción electrónica de factura y la emisión de factura, todo ello con plenas garantías legales y de seguridad.
Además, al unificar todos los servicios, podrás gestionar todos tus documentos digitales a través de una misma plataforma, por lo que Docuten servirá como una herramienta de gestión para tu empresa, además de como una herramienta de facturación electrónica y firma digital.
En la parte que incluye la facturación electrónica, Docuten está integrado con los Puntos Generales de Entrada de facturas en las Administraciones Públicas españolas más importantes, permitiendo el envío en el formato Facturae. Además, permite también realizar la facturación a clientes privados. La recepción de factura electrónica se está convirtiendo en uno de los servicios más solicitados debido a la eficiencia que reporta a las compañías. ¿Te imaginas que tu departamento de contabilidad ya no tiene que picar a mano todos los datos de las facturas en tus sistemas?
Por otra parte, nuestro servicio de firma digital te permite firmar contratos y otros documentos con pleno valor legal a través de la web y del móvil, a través de diferentes tipos de firmas que te permitirán adaptarte a cada situación.
Si necesitas más información, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
Todas las soluciones de Docuten cumplen con los más altos estándares legales. Nuestras soluciones le permiten operar globalmente con plenas garantías legales, no solo en Europa. Tanto si tu empresa opera en varios países como si necesitas intercambiar documentación con empresas o administraciones dentro y fuera de la UE, Docuten es el servicio que estás buscando.
- Firma digital: disponemos de todo tipo de firmas recogidas en el Reglamento (UE) n.º 910/2014 sobre identificación electrónica y servicios de confianza para transacciones electrónicas (eIDAS). También estamos reconocidos por la misma regulación como un proveedor de servicios de confianza calificado (QTSP).
- Facturación electrónica: la facturación electrónica en Europa está regulada por la Directiva 2014/55/UE, que establece el uso de la norma EN 16931 en las relaciones entre empresas y administraciones públicas. Docuten ha superado todas las pruebas de cumplimiento de las directrices marcadas para la facturación electrónica y, por tanto, se encuentra en la lista de Servicios de Facturación Electrónica.
Docuten pertenece a Docuten Tech S.L., una empresa nacida en 2009 dedicada a la factura electrónica y a la firma digital.
Actualmente, tenemos sedes en A Coruña y Madrid, en las que contamos con un gran equipo de profesionales encantados de darte la mejor solución.
Antes de ser Docuten trabajábamos con dos plataformas diferenciadas llamadas Hazteunafacturae y Signedoc que se han unificado para formar Docuten. De esta manera, nos hemos convertido en la primera plataforma en ofrecer conjuntamente firma digital, emisión de factura electrónica y recepción de factura electrónica, ofreciendo un nuevo producto con la experiencia y profesionalidad adquirida durante el desarrollo de nuestros anteriores proyectos.
Para saber más sobre nosotros, visita la página Quiénes somos.
El coste de Docuten varía en función del volumen de documentación que, como empresa, envíes a firmar, o en función de las facturas que emitas y recibas. Nuestra propuesta económica se adaptará al 100% a ti, a tu nivel de facturación y al volumen de documentación transaccionada a través de nuestra plataforma. Por ello, cuando contactes con nosotros, nuestro equipo te hará un presupuesto personalizado para tu empresa.
Para contactar con nosotros, tienes varias opciones:
- Puedes enviar un correo a docuten@docuten.com contándonos las necesidades de tu empresa.
- Si lo prefieres, cubre este formulario de contacto y nosotros nos pondremos en contacto contigo.
- O bien llámanos al 981 269 685.
Nuestros comerciales te asesorarán sobre cuál es la mejor solución para ti y te harán una oferta personalizada.
Para los que os preguntáis en qué idiomas está disponible Docuten, habéis llegado al punto adecuado.
Docuten está disponible en varios idiomas:
- Castellano
- Inglés
- Francés
- Portugués
- Portugués de Brasil
- Italiano
- Neerlandés
- Alemán
- Valenciano
- Catalán
Y seguiremos añadiendo más siempre que podamos para eliminar barreras idiomáticas y ponéroslo lo más fácil posible.
Para poder registrarte en Docuten, debes ponerte en contacto con nuestro departamento comercial. Para ello, tienes varias opciones:
- Cubre este formulario de contacto y nosotros nos pondremos en contacto contigo.
- Si lo prefieres, puedes enviar un correo a ventas@docuten.com contándonos las necesidades de tu empresa.
- O bien llámanos al 981 269 685.
Nuestros comerciales te asesorarán sobre cuál es la mejor solución para ti y te harán una oferta personalizada.
Para contactar con atención al cliente puedes hacerlo o bien mediante correo electrónico o por teléfono:
- E-mail: atencionalcliente@docuten.com
- Teléfono de contacto: 981 269 685
Nuestro horario de atención al cliente es:
- De lunes a jueves de 08:30 a 14:00 y de 15:30 a 18:00
- Viernes de 08:30 a 14:30
¿No recuerdas tus datos de acceso en Docuten?
Si no recuerdas el correo electrónico asociado a tu cuenta de Docuten:
Debes ponerte en contacto con el equipo de atención al cliente para poder identificar cuál es desde nuestro mecanismo interno.
Puedes contactar con nuestro equipo de atención al cliente a través de:
- Correo electrónico: atencionalcliente@docuten.com
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En la página de Login debes hacer clic en “¿Olvidaste tu contraseña?”. En el campo de correo electrónico debes indicar tu email. A continuación, te llegará un correo con un enlace para que puedas establecer una nueva contraseña.
Podrás volver a cambiar tu contraseña una vez accedas de nuevo a la plataforma, en la sección Mis datos > Mi usuario. Encontrarás el botón «Cambiar contraseña» en la parte superior derecha.
Para dar de baja tu cuenta en Docuten debes ponerte en contacto con nuestro departamento de Atención al Cliente.
Puedes hacerlo a través del correo electrónico atencionalcliente@docuten.com o a través del teléfono 981 269 685.
En ese contacto nos encantaría conocer cuáles son los motivos de tu baja, de manera que conozcamos cómo ha sido tu experiencia con nosotros y si podemos hacer algo para mejorar el servicio que te hemos ofrecido.
Esperamos volver a verte muy pronto. ¡Gracias por haber confiado en nosotros!
Para poder acceder a tus documentos y facturas debes estar dado de alta en Docuten.
En el momento en el que cancelas tu cuenta, no podrás acceder al histórico de tus facturas y documentos. Eso sí, estos permanecerán en la plataforma durante un periodo de prescripción y en caso de volver a darte de alta volverás a tener acceso a tu histórico de documentos y facturas.
Como Prestador de Servicios de Confianza, estamos obligados a custodiar toda esa información durante un periodo mínimo de cinco años, durante los cuales cualquiera de las partes podrá acceder a ellos en caso de ser necesario.
Registro AICA
Se debe proporcionar información detallada sobre las partes involucradas, el tipo de contrato, el producto, las condiciones de entrega, los precios y cualquier otra información relevante. Concretamente:
a) “Identificación de las partes contratantes”, incluyendo:
- Nombre y apellidos o denominación social
- Número de identificación fiscal
- Domicilio social
- Dirección de correo electrónico
- b) “Objeto del contrato, indicando, en su caso, las categorías y referencias contratadas”
- c) “Precio del contrato alimentario, con expresa indicación de todos los pagos (…)”.
- d) “Condiciones de pago, que en todo caso deberán ajustarse a los plazos de pago en las operaciones comerciales de productos alimentarios o alimenticios, conforme a lo establecido en la disposición adicional primera de la Ley 15/2010, de 5 de julio (…)”
- e) “Condiciones de entrega y puesta a disposición de los productos”.
- f) “Derechos y obligaciones de las partes contratantes”.
- g) “Información que deben suministrarse las partes, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 13 de esta Ley”
- h) “Duración del contrato, con expresa indicación de la fecha de su entrada en vigor, así como las condiciones de renovación y modificación del mismo”.
- i) “Causas, formalización y efectos de la extinción del contrato”.
- j) (Suprimida).
- k) “Conciliación y resolución de conflictos (…)”
- l) Excepciones por causa de fuerza mayor, conforme lo dispuesto en la Comunicación C (88) 1696 de la Comisión relativa a «la fuerza mayor» en el derecho agrario europeo, y en el artículo 1105 del Código Civil.
La falta de registro de contratos en el RCA puede conllevar sanciones económicas, de hasta 1 millón de euros, y legales según lo establecido en la normativa vigente.
Por supuesto. En Docuten contamos con una solución que te permite la firma digital de los contratos comerciales con tus productores primarios y el posterior registro automatizado de los mismos en el RCA de la AICA. Este sería el procedimiento:
https://youtu.be/vy82uoKF-CY
Nuestra solución elimina la necesidad de procesos manuales y repetitivos al registrar contratos en el RCA. Desde una misma herramienta y con un único proceso, puedes recoger la firma de las partes (Comprador+Productor Primario) y realizar, de forma totalmente automática, el registro en la AICA. Con la automatización del proceso podrás ahorrar, mínimo, 3/4 del tiempo invertido en un proceso tradicional, reducir errores y garantizar el cumplimiento de los requisitos legales marcados por la AICA.
Sí, nuestra solución se integra directamente con el sistema del Registro de Contratos Alimentarios (RCA) de la AICA, lo que permite un proceso fluido y seguro de registro. Tú, como cliente, únicamente deberás darte de alta como comprador en la AICA, solicitarles acceso para usar su canal de integración y facilitarnos las credenciales para que realicemos la conexión entre tu cuenta de Docuten y la AICA. No tendrás que hacer nada más. El registro será automático, sin necesidad de que te involucres en este proceso.
Nuestra solución permite el uso de plantillas PDF que incluyen validaciones y verificaciones para asegurarnos de que los datos ingresados sean precisos y completos antes de ser firmados por el Productor Primario y enviarlos, a posteriori, al RCA.
Sí, todos los contratos registrados que, a su vez, son los contratos firmados a través de nuestra plataforma, estarán disponibles para su consulta y gestión en cualquier momento que lo necesites. Del mismo modo, en Docuten, podrás acceder también al justificante de registro que proporciona el AICA. Independientemente, si lo necesitas, también podrás acceder a través de la plataforma oficial RCA de la AICA para ver todos los documentos registrados.
Puedes ponerte en contacto con nosotros a través de nuestro sitio web para obtener más información y comenzar a utilizar nuestra solución de automatización del registro de contratos alimentarios en el RCA de la AICA.
Firma digital
El Reglamento (UE) Nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de julio de 2014 relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior, se establece como el marco común europeo de referencia en la UE.
Su objetivo es reforzar la confianza en las transacciones electrónicas en el mercado interior, proporcionando una base común para lograr interacciones electrónicas seguras entre los ciudadanos, las empresas y las administraciones públicas.
Bajo este Reglamento se establecen las tipologías de firma digital con plena validez legal y sus requisitos principales.
A través de esta página oficial puedes encontrarnos como Prestador de Servicios Electrónicos de Confianza Cualificados.
La firma electrónica avanzada es un tipo de firma digital recogida en el Reglamento eIDAS que debe cumplir una serie de requisitos:
- Estar vinculada al firmante de manera única.
- Permitir la identificación del firmante.
- Garantizar la integridad del documento firmado.
- Haber sido creada utilizando medios de firma bajo el control exclusivo del firmante.
Existen dos tipos de firma electrónica avanzada: firma electrónica biométrica y firma electrónica con código OTP.
Si necesitas más información, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
La firma con OTP (One-Time Password) es un tipo de firma digital avanzada recogida en el Reglamento eIDAS, realizada a través del envío de un código de un solo uso al firmante (es decir, un código que únicamente tendrá validez para la firma del documento concreto para el que se haya solicitado) y de validez temporal, vía SMS o bien vía email (en función de la información indicada al crear el proceso de firma).
La firma electrónica cualificada es uno de los niveles firma recogido en el Reglamento eIDAS que se realiza con un certificado digital de firma electrónica cualificada, es decir, un documento electrónico que vincula los datos de validación de una firma con una persona física o jurídica, con un par de claves, una pública y otra privada.
“Contiene la información necesaria para firmar electrónicamente e identificar a su propietario con sus datos: nombre, NIF, algoritmo y claves de firma, fecha de expiración y organismo que lo expide”, indica el Portal de Administración electrónica del Gobierno.
Esta es la firma electrónica con mayor nivel de seguridad, ya que cumple con lo dispuesto en el Reglamento (UE) nº 910/2014 (Reglamento eIDAS). Goza de presunción de validez jurídica, siendo equivalente legalmente a la firma manuscrita. Esto significa que, en caso de conflicto, será considerada como una evidencia válida ante un tribunal sin necesidad de aportar ninguna prueba pericial.
El certificado digital es una certificación o documento electrónico expedido por una Autoridad de Certificación (como por ejemplo la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, FNMT).
El mismo vincula a una persona con una clave pública, confirma su identidad y le permite realizar trámites por internet, entre otros, firmar digitalmente sus documentos.
El certificado digital es una certificación o documento electrónico expedido por una Autoridad de Certificación (FNMT). El mismo vincula a una persona con una clave pública, confirma su identidad y le permite realizar trámites por internet, entre otros, firmar digitalmente sus documentos.
La firma digital es un mecanismo criptográfico que, aplicado a un documento electrónico, permite al receptor identificar al firmante y saber a ciencia cierta que el documento es el original y que, por tanto, no ha sido alterado.
Con la firma digital podrás firmar digitalmente y de forma legal sin necesidad de disponer de un certificado digital expedido por la autoridad citada anteriormente.
Si tienes un certificado digital, cuentas con una de las tipologías de firma recogidas en el Reglamento eIDAS, la firma cualificada. Pero a la hora de firmar documentación con terceros es interesante disponer de una solución integral de firma digital, que permita que, tanto tu empresa como tus trabajadores, clientes y proveedores puedan firmar digitalmente sin disponer de un certificado.
En resumen, si dispones de una solución integral de firma digital podrás:
- Seguir usando tus propios certificados
- Enviar a firmar la documentación con terceros y que estos te la devuelvan firmada sin necesidad de disponer de un certificado digital.
La firma electrónica aplica a la totalidad del documento, no solo a una/s página/s en concreto, por lo que no es necesario hacerla visible en todas las páginas. De hecho, no existe ningún criterio legal que establezca la obligatoriedad de hacer visible una firma digital en el documento firmado, para que este sea válido.
Por tanto, podemos afirmar que un documento firmado digitalmente es perfectamente legal, aunque no cuente con una firma visible en todas las páginas del documento.
Ante las dudas generadas en este sentido, en la administración pública se ha tendido a la utilización de los CSV (códigos seguros de verificación). Básicamente, se toma el documento original sin firmas y se hace visible este código en todas las páginas del documento, indicando además la dirección donde se puede validar dicho código y cotejar con el documento firmado.
Esta versión del documento recibe la calificación de copia auténtica: no se trata del documento original firmado, pero sí permite acceder al mismo.
Docuten te permite firmar con diferentes tipos de firma digital. A continuación describimos los aspectos legales involucrados en cada una de las opciones previstas y la validez de la firma digital.
Niveles de firma
La validez legal de la firma digital está recogida en el Reglamento Europeo (Nº910/2014) de Firma Electrónica, eIDAS, así como en otras legislaciones internacionales. De acuerdo al Reglamento Europeo (Nº910/2014) de Firma Electrónica, se recogen los siguientes niveles de firma electrónica o digital:
Firma electrónica cualificada
- Equivalente legalmente a la firma manuscrita.
- Obtenida a través de certificados cualificados.
- Representa el máximo nivel de firma electrónica.
Firma electrónica avanzada
Equivale a la firma manuscrita si cumple los siguientes requisitos:
- Estar vinculada al firmante de manera única.
- Permitir la identificación del firmante.
- Haber sido creada utilizando medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control.
- Estar vinculada a los datos a que se refiere, de modo que cualquier cambio ulterior a los mismos sea detectable.
Tipos de firma
Todas las soluciones de firma que permite Docuten encajan en una de estas tipologías de firma, por lo que son válidas legalmente y seguras.
Firma Centralizada: Validez legal
Con la entrada en vigor del Reglamento Europeo (Nº910/2014) de Firma Electrónica (eIDAS) se permite la centralización de claves, los certificados electrónicos son almacenados en el servidor y pueden ser usados desde cualquier ordenador o dispositivo móvil.
- El certificado permanece bajo la custodia del firmante, porque solo se puede acceder a él con la contraseña con la que ha sido cifrado.
- En el momento de la firma se envía un mensaje de un solo uso al móvil o al correo electrónico (OTP), que deberá ser indicado para completar la firma.
- El certificado se custodia en servidor, y no será necesario la ejecución de ningún componente para su uso.
Con la firma centralizada se podrá usar tanto certificados cualificados como no cualificados:
- Certificados no cualificados, emitidos por la propia plataforma de firma digital. En este caso la firma será firma electrónica avanzada.
- Certificados cualificados, emitidos por una Autoridad de Certificación Cualificada. En este caso la firma realizada será firma cualificada. Esta solución sólo está disponible en el Plan Enterprise de Docuten. (Contacta con nosotros y te aclararemos todas las dudas sobre este plan).
Firma biométrica: Validez legal
La solución de Docuten de firma biométrica permite firmar documentos con plena validez legal desde un dispositivo móvil, tableta, o smartphone, para los sistemas iOS y Android.
La validez de la firma viene dado porque se almacenan los trazos biométricos de la firma (velocidad en X, velocidad en Y, aceleración en X, aceleración en Y, aceleraciones angulares, variación de presión / pseudopresión, número de trazos, orden de los trazos, duraciones de trazos, etc.) de forma segura dentro del documento firmado.
Los datos biométricos son cifrados con la parte pública de una clave de cifrado. La parte privada es custodiada por la Autoridad de Certificación o el Notario que la ha generado, y solo bajo petición judicial se usa la clave privada para descifrar la información biométrica.
La firma biométrica realizada por Docuten, tiene el máximo nivel de seguridad:
- El documento final cifrado y firmado nunca podrá ser modificado. Si así fuese, el hash y la firma digital serían alterados y recogidos en el historial del propio documento.
- Los datos biométricos de la firma solo podrán ser accedidos por los que posean la clave privada del certificado maestro.
- El sello de tiempo que va incluido junto con los datos biométricos acredita el momento exacto de la firma.
- El documento original a firmar es el que se envía al dispositivo móvil. No se envía una imagen ni parte del documento original, se envía el propio documento original a firmar.
- El dispositivo móvil ya envía al servidor el documento firmado con la información de la firma biométrica cifrada y almacenada dentro del propio documento firmado, no se hace esta unión del documento original y la firma fuera de la tableta. En cuanto a seguridad es muy importante que este proceso se realice en el propio dispositivo y no viaje el documento y la firma biométrica por separado, ya que si no podría poner en peligro el acceso y custodia a la firma realizada del documento.
- La plataforma se complementa con una herramienta de verificación forense destinada a ser utilizada por un perito caligráfico en el caso de que se produzca un litigio respecto al documento firmado. Mediante esta herramienta, el perito es capaz de discernir si la firma contenida en el documento firmado pertenece o no al supuesto firmante.
Firma en local: Validez legal
La firma en local es la realizada con certificados electrónicos cualificados, lo que permite alcanzar el máximo nivel de firma, la firma cualificada.
Los certificados electrónicos a usar pueden estar generados:
- En tarjeta criptográfica.
- En software.
- En token USB.
La solución de firma en local de Docuten es compatible con todos los sistemas operativos y navegadores, y ha sido implementada mediante Java Web Start (sustituyendo a los antiguos applets). Si necesitas más información sobre la validez de la firma digital, no dudes en contactar con nosotros.
La firma biométrica se enmarca en la categoría de Firma Avanzada, recogida por el Reglamento eIDAS de Firma Electrónica. Se trata de una solución que permite firmar documentos a través de firma manuscrita, en cualquier dispositivo móvil (tablet, smartphone) y con plena validez legal.
Si quieres saber más sobre la firma biométrica, contacta con nosotros.
El sello de tiempo es un mecanismo en línea que permite demostrar que una serie de datos han existido y no han sido alterados desde un instante específico en el tiempo.
El sello de tiempo es aplicable a múltiples usos. Uno de ellos es su aplicación en relación con la firma digital de documento. Esto le otorga una mayor seguridad a los documentos firmados.
Por lo tanto, el sello de tiempo demuestra que los datos han existido y no han sido alterados desde un momento de tiempo específico. Es una prueba fehaciente del momento de la firma, aportando más valor a la versión electrónica de tus documentos firmados.
Entre sus servicios de firma digital, Docuten permite que uses firma centralizada.
Se llama firma electrónica centralizada a la gestión centralizada de los certificados electrónicos utilizados en una organización, de manera que estos certificados operen desde un repositorio único, controlado y seguro.
De manera práctica esto implica que los certificados electrónicos son generados y almacenados en el servidor, lo que permite que pueden ser usados desde cualquier ordenador o dispositivo móvil.
¿Es legal la firma centralizada?
Sí, ya que con la entrada en vigor del Reglamento Europeo (Nº910/2014) de Firma Electrónica (eIDAS) se permite la centralización de claves.
Se garantiza la seguridad de los procesos ya que el certificado permanece bajo la custodia del firmante, porque sólo se puede acceder a él con la contraseña con la que ha sido cifrado.
En el momento de la firma se envía un mensaje de un sólo uso al móvil (OTP), que deberá ser indicado para completar la firma.
¿Qué ventajas tiene la firma centralizada?
Gracias a la centralización de claves consigues una serie de ventajas:
- Independencia de dispositivo: los usuarios van a tener acceso siempre a los certificados electrónicos independientemente del ordenador o dispositivo móvil que utilicen.
- Control centralizado de permisos: Puede limitarse el número de certificados a los que un usuario tiene acceso, y sobre qué páginas o servicios puede actuar.
- Monitorización y trazabilidad: La centralización de claves te permite realizar un control horario y de ubicación y la autenticación por segundo factor. Además, ofrece un registro de todas las operaciones realizadas con certificados electrónicos en una organización.
- Menos pérdidas: Se evitan las pérdidas de certificados al no almacenarse en la máquina del usuario.
- Revocación, expiración y destrucción: Al estar los certificados centralizados, la gestión de estas cuestiones está en la mano de la organización.
Tipos de firma centralizada
Con la firma centralizada se pueden usar tanto certificados cualificados como no cualificados:
- Certificados cualificados, emitidos por una Autoridad de Certificación Cualificada. En este caso la firma realizada será firma cualificada.
- Certificados no cualificados, emitidos por la propia plataforma de firma electrónica. En este caso la firma electrónica será firma electrónica avanzada.
Con Docuten es posible usar estos dos formatos de firma centralizada, pero para poder usar certificados cualificados es necesario contratar el servicio Enterprise (Contacta con nosotros y te aclararemos todas las dudas sobre este plan).
Docuten, en su servicio de firma digital, permite el uso de la llamada firma en local.
Se llama firma en local aquella realizada con certificados electrónicos alojados en el propio equipo del firmante.
¿Es legal la firma en local?
Sí. La firma en local es la firma digital que se ha estado usando en España durante los últimos años. Y la validez legal de la firma digital está recogida en el Reglamento Europeo (Nº910/2014) de Firma Electrónica, eIDAS, así como en otras reglamentaciones a nivel internacional. (Más información sobre la legalidad de la firma digital).
¿Qué niveles de firma se pueden alcanzar con la firma en local?
Con la firma en local se pueden usar tanto certificados cualificados como no cualificados:
- Certificados cualificados, emitidos por una Autoridad de Certificación Cualificada. En este caso la firma realizada será firma cualificada.
- Certificados no cualificados, emitidos por la propia plataforma de firma electrónica. En este caso la firma electrónica será firma electrónica avanzada.
¿Cuáles son las características del servicio de firma en local de Docuten?
Docuten permite firmar con certificados electrónicos cualificados (reconocidos) con lo que se alcanza el máximo nivel de firma, la firma cualificada (reconocida).
Los certificados electrónicos a usar pueden estar generados:
- En tarjeta criptográfica.
- En software.
- En token USB.
El certificado se custodia en servidor, y no será necesario la ejecución de ningún componente para su uso.
La solución de firma en local es compatible con todos los sistemas operativos y navegadores, y ha sido implementada mediante un componente en local de java que se instala en el ordenador del firmante (sustituyendo a los antiguos applets).
En Docuten contamos con todos los tipos de firma recogidos en el Reglamento eIDAS:
- Simple
- Con Código OTP
- Con certificado en la nube
- Biométrica
- Automática
- Con certificado propio
En función de tu caso de uso te recomendaremos una u otra tipología. Contacta con nosotros para que te asesoremos con la mejor solución para ti.
Docuten es un Prestador Cualificado de Servicios de Confianza (PCSC), de acuerdo con el Reglamento (UE) Nº 910 / 2014 relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas (eIDAS).
Esto significa que, Docuten está reconocido para prestar, a nivel Europeo y, por tanto, nacional, los siguientes servicios, desde emisión de certificados digitales hasta sellos electrónicos de tiempo:
- Expedición de certificados electrónicos cualificados de firma electrónica.
- Expedición de certificados electrónicos cualificados de sello electrónico.
- Expedición de sellos electrónicos cualificados de tiempo
La firma con OTP (One-Time Password) es una firma digital realizada a través del envío de un código de un solo uso al firmante (es decir, un código que únicamente tendrá validez para la firma del documento concreto para el que se haya solicitado) y de validez temporal, vía SMS o bien vía email (en función de la información indicada al crear el proceso de firma).
Su uso proporciona una serie de ventajas pero una de las más destacadas es en términos de usabilidad ya que la firma con OTP es la más sencilla de aplicar. ¿Cómo se realiza la firma con OTP?
- Una vez recibas la notificación informándote de que tienes un documento pendiente de firmar, haz clic en “Ver y firmar documento”.
- Revisa el documento recibido y haz clic en “Firmar”.
- Recibirás un código de un solo uso a través del correo electrónico o del teléfono móvil.
- Añade el código recibido en el formulario que aparecerá en la plataforma y haz clic en “Firmar”.
- El documento estará firmado.
No te pierdas este vídeo explicativo:
No, aunque también tienes esa opción, con Docuten no necesitas descargar la aplicación para realizar la firma biométrica.
Podrás hacerlo a través del navegador. Para utilizar este tipo de firma, simplemente necesitas un dispositivo móvil, como una tablet o smartphone.
¿Quieres saber cómo firmar un documento con la nueva firma biométrica web de Docuten? No te pierdas este vídeo formativo:
A la hora de elegir este tipo de firma, tendrás que tener en cuenta que debes disponer de un dispositivo como una tablet o un smartphone. Esto se debe a que la firma se realiza con el dedo o un lápiz táctil sobre la propia pantalla del dispositivo, de forma similar a como se haría si se tratase de una firma en papel.
Al recibir la notificación de solicitud de firma, ya sea por correo o por SMS, debes hacer clic en el enlace proporcionado para firmar desde el dispositivo en el que vayas a realizar la firma.
Si dispones de la aplicación móvil de Docuten, disponible para dispositivos (smartphone y tablet) Android y iOS, se te redirigirá a esta y se abrirá una previsualización del documento.
Tras revisarlo, haz clic en el botón superior Firmar y traza tu firma sobre el documento en la página que desees, como si de un papel se tratase, pudiendo redimensionar y reposicionar la firma una vez realizada. Una vez hecho esto, haz clic en Enviar. De este modo, los trazos biométricos de tu firma son cifrados de forma segura por Docuten, garantizando así la identidad del firmante.
Tras unos segundos, el documento aparecerá firmado y podrás consultar su estado accediendo desde el menú principal a Finalizado o En espera de otro firmante, en caso de que el mismo necesite más de una firma.
No te pierdas este vídeo explicativo:
Docuten te permite firmar tus documentos desde un móvil o desde una tablet gracias a la firma biométrica.
Este tipo de firma cuenta con completas garantías legales gracias a que la aplicación móvil de Docuten envía el documento firmado con la información biométrica cifrada en el propio documento. Esto garantiza la inalterabilidad del documento debido a la imposibilidad de modificarlo posteriormente a la firma.
La validez de la firma viene dada al almacenar los trazos biométricos de la firma de forma segura dentro del documento firmado.
Para utilizar la firma biométrica, en primer lugar, debes tener una cuenta de acceso a Docuten. Una vez tengas tu usuario, podrás utilizar la firma biométrica de dos modos:
Firma biométrica app: en este caso, para firmar biométricamente, debes descarga la aplicación móvil de Docuten, disponible para dispositivos (smartphone y tablet) Android y iOS.
Firma biométrica web: para firmar biométricamente, simplemente, se te abrirá la plataforma con el documento a firmar en el navegador de tu móvil o tablet.
Este tipo de firma posibilita la utilización de certificados digitales emitidos a nombre del firmante y que permanecen alojados, de forma segura, en el almacén de certificados de Docuten.
Podrás utilizar un certificado digital cualificado alojado en Docuten. Este tipo de certificados digitales cualificados habrán sido previamente emitidos por cualquier autoridad de certificación (como puede ser el caso de la FNMT, por ejemplo) a nombre del firmante y asociado a su NIF.
Para ver cómo firmar un documento con un certificado cualificado alojado en Docuten haz clic en el siguiente enlace:
Este tipo de firma posibilita la utilización de certificados digitales emitidos a nombre del firmante y que permanecen alojados, de forma segura, en el almacén de certificados de Docuten.
Podrás utilizar un certificado digital no cualificado emitido por Docuten a nombre del firmante. Este tipo de certificado se generará en caso de que no existiese en Docuten ningún certificado digital asociado al firmante.
Para ver cómo firmar un documento con un certificado en la nube emitido por Docuten haz clic en el siguiente enlace:
Para los documentos firmados electrónicamente, Docuten incrusta un CSV (código seguro de verificación electrónica) que permite el acceso al original cuando el documento se imprime y genera un código QR para su fácil acceso desde el móvil.
Si un documento electrónico se imprime, se debe imprimir con este código para hacer referencia al documento original firmado digitalmente.
El documento impreso tendrá consideración de copia auténtica, y podrá ser cotejado a través de la web con el documento original firmado digitalmente.
¿Cómo puedes cotejarlo?
- A través de la página de “Acceso a documentos” o de la página de Login > Comprobar firma mediante CSV.
- Una vez en la página, introduce el Código Seguro de Verificación del documento en cuestión y haz clic en “Buscar”.
Subir un documento para firmar digitalmente documentos PDF es muy sencillo:
- Accede a tu cuenta de Docuten con tus credenciales.
- Haz clic en “Enviar documento” en el menú izquierdo de la pantalla.
- Una vez en la página, haz clic en “Examinar” y elige el documento PDF que quieres firmar. De este modo el documento quedará adjunto.
- Indica un título para el documento a firmar.
- En caso de que quieras enviar algún archivo adjunto al documento, podrás hacerlo. Esta función te podrá ser útil, por ejemplo, cuando envíes un contrato laboral ya que podrás añadir archivos complementarios como el modelo 145 o cláusulas adicionales al contrato. Deberás, nuevamente, hacer clic en Examinar y seleccionar el archivo PDF que quieras adjuntar. A continuación, debes indicar, a través de los botones ON y OFF, si este adjunto ha de ser firmado o no, respectivamente. A la izquierda de estos botones se encuentra un botón que permite personalizar la privacidad del documento. Este debe ser el último paso, ya que será necesario añadir primero a los firmantes del documento.
- Por último, añade el/los firmantes e indica el orden en el que deben firmar (en caso de que sea más de uno) a través de las flechas situadas en la parte izquierda de los mismos así como el tipo de firma que emplearán.
- Una vez hecho esto, haz clic en “Continuar” y el documento quedará enviado.
Este sería el modo simplificado de enviar firmar documentos PDF. Sin embargo, en Docuten te ofrecemos muchas más funcionalidades para tratar de cubrir al máximo tus necesidades.
Con Docuten, además de firmar documentos PDF, podrás hacer uso de plantillas editables, crear usuarios y roles en función de los permisos que quieras otorgar a los miembros de tu compañía, podrás realizar envíos masivos, utilizar nuestras Fast Templates, añadir documentos adjuntos al propio documento enviado, y ¡mucho más!
Para ver todas las opciones que te ofrece Docuten, comprueba todas las funcionalidades de nuestro servicio de firma digital, solicita una demo o no te pierdas este vídeo donde te detallamos las funcionalidades de firma digital de documentos PDF de nuestra herramienta.
Además de las personas que han de firmar el documento en Docuten permitimos la inclusión de usuarios que tendrán el rol de Validador/Aprobador. Un firmante, como su nombre indica, tendrá que firmar el documento. Un aprobador, por el contrario,no deberá firmarlo, sino revisar y validar el mismo.
El rol de la persona que participará en el flujo de firma se indicará en el momento en el que se crea ese proceso. Una vez añadidas las personas que deben participar en el flujo de firma, podrás definir su rol. Para ello, cuentas con un botón azul situado a la derecha de cada firmante donde podrás especificarlo.
Cuando un documento es enviado a través de la plataforma, podrás comprobar si se ha finalizado el proceso ya que el estado de ese documento cambiará a «Enviado» y podrás encontrarlo en las carpetas del menú lateral “Pdtes de tu firma”, “Pdtes de validar” o “Pdtes de otros” en función del orden de firma establecido.
El histórico del documento también te indicará cuando este ha sido notificado, abierto y firmado.
Todo esto podrás comprobarlo en el historial del documento. Para ello, una vez te encuentres en el detalle del documento enviado, haz clic en el botón “Acciones” y se te desplegarán una serie de opciones entre las que se encuentra “Histórico”. Haz clic aquí para comprobar el progreso del mismo.
Sí, siempre y cuando se cumplan una serie de condicionantes. Tras haber enviado el flujo de firma, podrás anular el documento enviado siempre y cuando tengas el rol de Administrador de firma o manager. Además, el documento no puede encontrarse en estado “Finalizado”, “Rechazado” o “Expirado”.
Para anular un documento, tras comprobar que cumples las dos condiciones anteriores, accede al mismo a través de la carpeta «Pdtes. de firma» o bien «Pdtes. de validar». Una vez hayas accedido, podrás anular el documento a través de la pestaña «Acciones», situada en la parte superior derecha de la pantalla. Indica el motivo de la anulación y, una vez hecho esto, se enviará una notificación a las personas implicadas en el flujo informando que el documento ha sido anulado por el creador del mismo.
Sí. Bajo el rol de administrador de firma siempre podrás transferir la firma del documento a otra persona en cualquier momento del proceso.
Por ejemplo, en caso de que hayas introducido mal los datos de uno de los firmantes, en el momento en el que se encuentre pendiente de la firma de esa persona, siempre la podrás delegar al firmante correcto (entre otros casos de uso).
Para reenviar el documento accede al detalle del mismo y haz clic en Reenviar documento dentro de la pestaña Acciones. Cubre el Nombre, correo electrónico y el resto de los datos del nuevo firmante y haz clic en Continuar. El documento quedará reenviado al nuevo firmante que recibirá una notificación indicando la solicitud de firma de dicho documento.
Sí, siempre bajo el rol de administrador de firma o manager.
En caso de que necesites enviar de nuevo la notificación en la que se informa al receptor de que se le solicita la firma/validación de un documento, podrás hacerlo a través de esta funcionalidad. Haz clic en Reenviar notificación dentro de la pestaña Acciones y la notificación será reenviada automáticamente.
Las acciones que podrás realizar son las siguientes:
- Descargar evidencia: la evidencia es un documento en el que se certifican las operaciones realizadas durante el proceso de firma. Se muestra la información del envío, así como las evidencias del proceso. Es decir, la fecha y hora, dirección IP y dispositivo en el que una operación concreta ha sido realizada, ya sea la apertura del documento, el envío de una clave o la firma del mismo. Este documento se erige como un certificado firmado por Docuten (Docuten Tech S.L. como sociedad), en virtud de nuestra figura como Prestador Cualificado de Servicios de Confianza
- Descargar: si el documento no contiene firmas todavía, aparecerá esta opción.
- Descargar firmado: desde esta opción puedes realizar la descarga del documento una vez éste haya sido firmado, con las firmas incluidas en él. En la primera página del documento aparece la huella digital de la firma, que permite acceder al original. Este PDF firmado es el original firmado y el que cuenta con todas las garantías legales.
- Descargar versión imprimible: esta versión y la anterior (descargar firmado) tienen una diferencia clara: en este caso el PDF no está firmado sino que su objetivo principal sería el poder generar una copia impresa en papel, únicamente, con la información de acceso, es decir, con el CSV y el código QR, para verificar el documento original firmado.
- Histórico: haciendo clic aquí, accedes a la vista del historial del documento en la propia web, donde puedes ver todas las acciones que se han realizado desde su envío, así como su fecha y hora.
Factura electrónica
¿Ya has creado facturas electrónicas con la plataforma, pero has introducido algún dato de manera errónea? Lo único que debes hacer para solucionarlo es lo siguiente:
- Dirígete a la parte superior izquierda del menú lateral.
- Pincha en el menú desplegable «Mis datos».
- Al desplegarse el submenú, pincha en «Mi empresa».
- Dentro de «Mi empresa» se abrirán varios campos con los datos rellenados para la correcta información de las facturas. Modifica estos datos según necesites y haz clic en Guardar.
¿Sigues teniendo problemas para modificar algún dato? Contacta con nuestro equipo de atención al cliente, estaremos encantados de atenderte.
Dependiendo a quién vayas a emitir tus facturas (sector público o privado) y de sus preferencias concretas, debes de elegir el formato de la factura electrónica.
El formato de la factura electrónica puede ser:
- Facturae v3.2 y v3.1: Formato estándar para facturar a la Administración pública. Documento XML que sigue la estructura fijada por el Ministerio de Industria. Incluye firma electrónica para garantizar autenticidad e integridad de la misma.
- PDF firmado: Formato típicamente usado para la facturación a privado.
- Factura en papel: Formato para imprimir desde tu ordenador y entregarla en mano.
- Facturae (v3.2.2). Por el momento, solo soportamos este formato para envíos a través de FACeB2B. En el futuro permitiremos el uso del Facturae 3.2.2 a través de otros canales de envío.
Puedes configurar por cliente el formato de factura electrónica que se le enviará en las preferencias de emisión de cada cliente, desde el apartado «Administrar» > «Clientes». Una vez aquí, accede al cliente en cuestión y haz clic en «Preferencias de emisión» en la esquina superior derecha. Una vez modificado, haz clic en «Guardar».
El canal por el cual debes de emitir tu facturae te lo debe indicar tu cliente. Si tu cliente es público, aquí te explicamos la información que te tienen que proporcionar.
Actualmente Docuten está integrado con los siguientes Puntos Generales de Entrada de facturas en las Administraciones Públicas:
- FACe: Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado.
- e.FACT: Administració Oberta de Catalunya.
- El Servicio de Facturación Electrónica del Gobierno de La Rioja.
- Plataforma de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
- Punto General de Entrada del País Vasco.
- Punto General de Entrada de Galicia.
- Plataforma de EsPublico (sedeelectronica.es)
Los Puntos Generales de Entrada integrados con FACe son:
- GE Factura Generalitat Valenciana.
- PUEF Andalucía.
- Canarias, en trámite.
- Castilla León.
En Docuten puedes programar la creación de facturas electrónicas periódicas para que se emitan solas en el período de facturación elegido.
El sistema también te va a permitir decidir si la factura queda (o no) configurada en borradores antes de cada envío.
Para poder crear una factura periódica debes tener configurada, como mínimo, una serie con numeración automática. Puedes crear series en «Preferencias» > «Series y numeración».
Además, si deseas que la factura se envíe directamente llegada la fecha prevista, debes tener configurada en tus preferencias la firma delegada. En caso de que vayas a dejar la factura en borradores y a enviarla manualmente, esta última preferencia no es necesaria, podrás firmar con tu propio certificado. Puedes modificar esta opción desde «Preferencias» > «Formato de factura».
Para crear una factura periódica, haz clic en «Nueva Factura», dentro de «Mis facturas» > «Facturas periódicas», en el menú lateral.
A continuación, selecciona el cliente al que le quieras enviar tu factura periódica. Seguidamente, se abrirá el formulario de factura indicando en la parte superior que se trata de una factura periódica. Indica la frecuencia de facturación, fecha de comienzo, número de facturas –este podrá ser indefinido–, etc. Cubre el resto de datos de la factura de forma normal y haz clic en «Guardar».
De esta forma, ya habrás creado tu factura periódica.
Las facturas poseen un estado dentro de su correcta tramitación. Desde Docuten puedes seguir todos los estados tanto de tu factura, haya sido emitida a cliente público o a privado.
Existen estados propios del envío a público y del envío a privado, que son descritos a continuación:
Estados asociados al envío de facturas a administraciones públicas (Puntos Generales de Entrada)
- Emitida: La factura se ha emitido correctamente.
- Registrada: La factura electrónica ha sido recibida en el punto general de entrada de facturas y ha sido registrada administrativamente, proporcionando un número de asiento registral al proveedor.
- Anulada: La oficina contable o la unidad tramitadora aceptan la solicitud de anulación de la factura electrónica, presentada por el proveedor.
- Solicitada anulación: El proveedor solicita anulación de la factura electrónica informando también del motivo.
- Anulación aceptada: La unidad tramitadora acepta la solicitud de anulación de la factura electrónica.
Cambia automáticamente el estado de tramitación de una factura a Anulada-3100 en el flujo de tramitación. - Rechazada: La oficina contable o la unidad tramitadora han rechazado la factura, se debe indicar al proveedor el motivo del rechazo.
- Reenviada: Al reenviar la misma factura.
- Aceptada: El cliente acepta la factura que viene desde su PGE de facturas.
- Cobrada: Como emisor, puedes marcar tus facturas como cobradas dentro de la plataforma.
Estados asociados al envío de facturas a clientes privados
- Enviada: La factura se ha emitido correctamente.
- Abierta: El cliente ha abierto la factura desde el email que la plataforma autogenera en el momento del envío.
- Pagada: La obligación de pago derivada de la factura ha sido pagada.
- Cobrada: Como emisor, al igual que en facturae, puedes marcar tu factura para orientarte.
En el listado de Facturas –ya sean enviadas o recibidas–, podrás ver un listado con el resumen de cada factura, donde se indica el estado actual de la misma.
También podrás conocer el estado e historial de tus facturas electrónicas a través del botón «Ver historia» en la esquina superior derecha, dentro de cada factura electrónica.
La factura rectificativa se emite para corregir una factura ordinaria. Por ello, es obligatorio añadir la información relativa a la factura que se rectifica y los datos sobre el motivo de la rectificación.
Para iniciar una factura rectificativa debes seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar “Nueva factura” en el menú lateral.
- Marcar el campo de factura rectificativa.
- Rellenar los campos obligatorios para que esta se emita de manera correcta.
Con Docuten podrás saber el estado en el que se encuentra tu factura electrónica en cada momento:
- Si ya ha sido registrada en FACe, eFact, etc.
- Si ha sido rechazada o no por el cliente.
- Si ha sido abierta.
- Si está pagada, etc.
Podrás ver todos estos estados en el historial de tramitación de cada factura enviada. Para esto, tendrás que dirigirte a la factura en cuestión y hacer clic en “Ver historia”, en la esquina superior derecha.
Tus facturas están guardadas de forma totalmente segura y respaldadas por copias de seguridad. Los accesos a tu cuenta se realizan de manera segura mediante conexiones SSL cifradas.
De esta manera, tus facturas permanecerán en la plataforma durante el periodo de prescripción y en caso de darte de baja y volver a querer suscribirte al servicio volverás a tener acceso a tu histórico de facturas.
Para introducir los datos de tus clientes en la plataforma:
Entra en tu cuenta de Docuten, accede al apartado de «Administrar» en el menú lateral y selecciona «Clientes». Desde este apartado, puedes modificar los datos de los clientes que ya tengas guardados o crear nuevos.
Para editar los datos de un cliente, solo haz clic en el CIF o en el icono de editar (lápiz), para acceder a sus datos. Haz las modificaciones que necesites y haz clic en «Guardar».
Para añadir clientes selecciona la pestaña «Añadir» en la esquina superior derecha. La propia plataforma te irá indicando cuáles son los datos necesarios que debes de introducir. A continuación haz clic en «Guardar» y tu cliente quedará guardado en la plataforma.
Un facturae tiene que ir firmado obligatoriamente. En Docuten podrás hacerlo mediante la firma delegada, es decir, firma de terceros, válida a nivel técnico y legal.
El DIR3 son tres códigos alfanuméricos necesarios para el correcto envío de las facturas electrónicas a una Administración Pública. El DIR3 es el Directorio de Unidades Orgánicas y Oficinas de Registro de las Administraciones Públicas (AAPP). La información que aporta el DIR3 corresponde a la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora. Estos tres códigos son obligatorios para emitir una facturae.
A continuación te mostramos en una imagen cómo aparecen en el formulario de facturas de Docuten. El órgano proponente no es obligatorio, pero sí que es utilizado en algunas AAPP.
Si tu cliente es la Administración Pública, debes de preguntar a qué Punto General de Entrada (PGE) de facturas están adheridos y cuáles son sus códigos DIR3. Ver ¿Qué es el DIR3?
Una vez que conoces a qué punto de facturas está adherida la administración a la que quieres facturar y cuáles son sus códigos DIR3, los pasos a seguir para enviar una factura a la Administración Pública son los mismos que para un cliente privado, solo debes indicar lo siguiente en las preferencias de emisión de tu cliente:
- Debes indicar el PGE con el que trabaja tu cliente en el método de envío. Lo que conocemos como PGE, es el Punto General de Entrada utilizado por la Administración Pública para la recepción de facturas.
- Indica cuál es el tipo de facturae, que en este caso será el formato v 3.2.
Crear una factura electrónica a través de la plataforma Docuten es muy sencillo:
A continuación, añade a tu cliente. Para ello, haz clic en “Administrar > Clientes” en el menú lateral y después en el botón “Añadir” situado en la esquina superior derecha. Cubre los datos de tu cliente y haz clic en “Guardar y configurar”. Ahora cubre las preferencias de emisión para tu cliente y haz clic en «Guardar».
Una vez creado tu cliente, haz clic en el botón de “Nueva factura” situado en el menú lateral. Si tienes más de un cliente creado, se te solicitará que selecciones el cliente de dicha factura. Rellena los campos requeridos por la nueva factura, siendo los campos obligatorios aquellos indicados con un asterisco rojo.
Una vez rellenados los campos de la factura, sigue las indicaciones de la plataforma. Revisa los posibles errores cometidos haciendo clic en “Comprobar errores”. Una vez hecho, haz clic en «Guardar». La factura se guardará como borrador en la carpeta de «Facturas pendientes de enviar». Desde ahí, haz clic en «Enviar» y tu factura se enviará a su destinatario en el formato requerido.
La firma delegada es un tipo de firma en el que se autoriza a un tercero a firmar digitalmente por el firmante original.
Docuten ofrece al cliente la posibilidad de autorizar a la plataforma a firmar sus facturas digitalmente. De esta manera, el documento será firmado por un certificado expedido por la Autoridad de Certificación a Docuten.
Este tipo de firma es totalmente legal. El Real Decreto 1496/2003 del 28 de Noviembre muestra en su artículo 5.3 la posibilidad de externalizar en un tercero la expedición de facturas.
Permitir a Docuten firmar tus facturas electrónicas implica no tener la necesidad de expedir un certificado electrónico a nombre de la propia empresa. Es una opción totalmente válida y segura para la empresa, que puede evitar así el gasto de la compra de un certificado electrónico, además de suponer un gran ahorro de tiempo, puesto que la firma se realiza automáticamente en el momento de envío sin tener que realizar ninguna acción adicional. Además, el uso de la firma delegada es compatible con cualquier navegador (Chrome, Firefox, Edge, Safari…).
Si tu proveedor envía sus facturas electrónicas a través del portal de FACeB2B debe tener en cuenta que es obligatorio que indique vuestro código DIRe, por ejemplo:
ESNIF_EMPRESA0000
En Docuten, la recepción de las facturas a través de FACeB2B se registra de la siguiente manera:
- El proveedor envía la factura a través de FACeB2B y vosotros al poco tiempo la tenéis disponible en vuestra carpeta de «Facturas Recibidas» -> «Procesadas».
- Cuando tengáis la factura en vuestra disposición podéis actualizar su estado y marcarla como rechazada, aceptada, pagada… y Docuten automáticamente enviará un email a tus proveedores notificándoles cada cambio de estado. Por si te interesa, puedes seguir descubriendo nuestras funcionalidades: ¿Qué notificaciones de estados reciben tus proveedores por las facturas que envían?
Es una plataforma de distribución de facturas electrónicas para la remisión de facturas entre subcontratistas y contratistas del Sector Público.
Además, a través de FACeB2B también se pueden remitir facturas entre clientes y proveedores del sector privado sin que estén enmarcadas en la contratación pública.
Desde Docuten podemos ayudarte con cualquier duda relativa a estos temas, por lo que te invitamos a que contactes con nosotros.
La obligatoriedad comenzó el 1 de julio del 2018. Esta afecta a todas las facturas emitidas por proveedores de contratistas de la administración posteriormente de dicha fecha, en aquellos contratos firmados después del 1 de marzo, fecha de entrada en vigor de la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público.
El envío y la recepción de las facturas se tiene que realizar a través de un servicio de facturación electrónica de una Empresa de Servicios de Facturación (ESF), como es el caso de Docuten, ya que no existe un portal web propio del Ministerio que permita remitir las facturas, recibirlas o gestionar los estados.
El DIRe es un código alfanumérico que identifica de forma única a cada empresa receptora de facturas y a cada Empresa de Servicios de Facturación (ESF). Su estructura es la siguiente:
- Código de país en la codificación ISO3166-1 alfa 2 país.
- NIF de la entidad.
- Código de 4 dígitos formado por números y consonantes.
Por ejemplo, el DIRe de Docuten es: ESB856309780000
Para la emisión de la factura es obligatorio indicar en ella el DIRe del destinatario al cual va dirigido, es decir, el de la empresa receptora (no el de la Empresa de Servicios de Facturación (ESF)).
Se pueden buscar este código y la información asociada a cada uno de ellos en el Directorio de Entidades (DIRe).
Para la recepción de facturas, la empresa receptora de facturas debe darse de alta en el Directorio de Entidades (DIRe) para, posteriormente, darse de alta en FACeB2B.
Te explicamos cómo en este vídeo:
Desde Docuten ayudamos a nuestros clientes con cualquier duda relativa a estos temas, por lo que te invitamos a que contactes con nosotros.
Esta obligación afecta a todas las facturas emitidas después del 1 de julio del 2018 por proveedores de contratistas de la administración, siempre que sean contratos firmados después del 1 de Marzo, momento de entrada en vigor de la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público.
El DIRe es un sistema similar a la codificación DIR3. Esta última está exclusivamente dirigida a codificar en un repositorio común las unidades de las Administraciones Públicas. Sin embargo, la codificación DIRe está enfocada a entidades privadas y/o a entidades públicas que puedan actuar bajo el derecho privado.
Desde Docuten podemos ayudarle con cualquier duda relativa a estos temas, por lo que te invitamos a que contactes con nosotros.
Para el envío de facturas no es necesario darse de alta en FACeB2B ni realizar ningún otro trámite con la Administración Pública. Sin embargo, para la recepción sí.
Lo único que hace falta para enviar esas facturas es usar un servicio de facturación electrónica de una Empresa de Servicios de Facturación (ESF), como es el caso de Docuten.
Desde Docuten ayudamos a nuestros clientes con cualquier duda relativa a estos temas, por lo que te invitamos a que contactes con nosotros.
La empresa receptora de facturas debe darse de alta en el Directorio de Entidades (DIRe) para, posteriormente, darse de alta en FACeB2B. Finalmente debe autorizar a una Empresa de Servicios de Facturación (ESF) a conectarse en su nombre a FACeB2B para descargarse las facturas que lleguen dirigidas a sus unidades DIRe.
En este vídeo, te mostramos el proceso paso a paso.
Desde Docuten ayudamos a nuestros clientes a realizar este trámite, por lo que te invitamos a que contactes con nosotros si tiene dudas al respecto.
Para poder emitir una factura a FACeB2B, deberás indicar el DIRe en las preferencias de emisión de tu cliente. Para ello, haz clic en «Administrar > Clientes» en el menú lateral y después selecciona a tu cliente. Haz clic en «Preferencias de emisión» en la esquina superior derecha y, tras indicar FACeB2B como método de envío, podrás indicar el código DIRe de tu cliente.
Se pueden buscar los DIRe y la información asociada a cada uno de ellos en el Directorio de Entidades (DIRe).
El formato de factura electrónica admitido por FACeB2B es facturae (XML) en las versiones 3.2, 3.2.1 y 3.2.2, con una extensión específica para las facturas emitidas a través de esta plataforma.
A través de servicios de facturación electrónica como Docuten es posible subir la factura en formatos CSV y XML, o crearla a través de un formulario web.
¡La facturación electrónica ha venido para quedarse! si aún tienes dudas echa un vistazo 👉 Ley Crea y Crece.
Por ello las empresas especializadas en este campo ponen a tu disposición distintos canales electrónicos por donde tus proveedores pueden hacerte llegar sus facturas.
Docuten te ofrece la garantía de que una vez que la plataforma las registre en tu cuenta, de manera simultánea, os llegará a ti y a tu proveedor una notificación vía mail con los distintos estados (aceptada, recibida, rechazada y pagada) de tus facturas.
Esta funcionalidad os permitirá tener información en tiempo real de lo que está pasando con las facturas. Por ejeplo, si alguna de ellas resultara rechazada podrías proceder con su gestión gracias al motivo de rechazo que se detalla en cada factura.
Los motivos van a depender de la configuración que se establezca, las reglas de negocio o cualquier otra casuística que hayas establecido.
En Docuten, disponemos de los siguientes canales para la recepción de tus facturas:
- Facturas en PDF (por email)
- Portal de proveedores
- Peppol
- FACeB2B
Dentro de las empresas los responsables de los distintos departamentos en numerosas ocasiones tienen que seguir largos procesos para validar facturas provenientes de sus proveedores.
De aquí la importancia del uso de workflows de aprobación por departamentos o áreas de negocio.
Un workflow de aprobación consiste en establecer una cadena de participantes, para que dependiendo del orden de prioridad que se les establezca sean los responsables de validar o invalidar las facturas.
Por ejemplo, el proceso que rige dentro de Docuten es el envío de manera secuencial de un mail de notificación a los participantes del workflow “x” para que valide si el contenido de la factura es correcto o si, por el contrario, la tiene que rechazar pudiendo especificar un motivo de rechazo.
Si se da esta situación, se envía un mail de notificación con el motivo de rechazo a las personas que hayan intervenido en dicho workflow. Además, llegaría un mensaje de rechazo al proveedor.
Veámoslo en un ejemplo práctico. En este caso se ha creado un workflow para el área de administración de Docuten, en donde participan 4 personas.
El día 12 de septiembre de 2022 el proveedor “x” nos emite una factura por mail en formato pdf. En primera instancia se extraerían los datos gracias al OCR (del inglés Optical Character Recognition), después, se almacenaría en la plataforma de Docuten al mismo tiempo que, si la factura en cuestión cumple con los parámetros que la identifica con el workflow de administración, habrá llegado al primero de los participantes del workflow un correo electrónico solicitando la validación de dicha factura. El proceso se va delegando en el orden que se haya establecido, hasta llegar al validador número 4.
Aquí veremos cómo funcionan los cambios de estado para las facturas electrónicas que se envían en pdf y las que se envían a través del Portal de Proveedores ✍
Por último, mencionaremos qué ocurre con las notificaciones de estados en caso de que integres Docuten con tu ERP.
Para las facturas que llegan por mail en formato pdf se notificará a tu proveedor de los siguientes estados:
- Recibida: factura que ya ha sido procesada por el sistema y que está pendiente de gestión por parte del receptor.
- Rechazada: ocurre cuando la factura que se ha enviado no cumple con las reglas de negocio que ha establecido el receptor, también puede ocurrir porque el CIF/NIF o receptor o emisor no son correctos. En otros casos, se suele dar porque el importe de la factura no coincide con los patrones registrados, etc.
En caso de que la factura se rechace, se especificará un motivo de rechazo ❌
Para las facturas que se envían a través del portal de proveedores, como en este caso el proveedor accede con un usuario y contraseña, se le da más detalle de los estados de las facturas que han subido al portal.
Los cambios de estado que puede visualizar tu proveedor serían los siguientes:
- Abierta: si el receptor de la factura abre el enlace que tiene dicho email para poder verla en la plataforma, el estado de la factura pasa a ser “abierta”.
- Aceptada: el receptor de la factura puede modificar el estado de la misma para reflejar que esta ha sido aceptada. Desde Docuten se le envía un correo automático al proveedor que la ha remitido para informarle de este cambio de estado.
- Rechazada: el receptor de la factura puede modificar el estado de la misma para reflejar que esta ha sido rechazada por contener algún error o no estar conforme con ella.
- Cobrada: cuando el receptor ha procedido con el pago de la factura.
- Anulada: el receptor de la factura puede modificar el estado de la misma para reflejar que esta ha sido anulada. La factura se puede anular cuando el proveedor y el receptor se han dado cuenta de que la factura no es correcta.
Si se da el caso que el receptor está integrado con su ERP, puede configurar el envío de las notificaciones para que el proveedor reciba una notificación por cada cambio de estado de las facturas. Entre los que se podría configurar (ad hoc) para que el proveedor reciba una notificación de los cambios de estado que te resulte de interés.
Es evidente que para el correcto funcionamiento de tu empresa uno de los pilares que no puedes descuidar es todo lo que concierne a la facturación y dados los tiempos que corren por qué no hablar de la facturación electrónica.
Por este motivo, Docuten te permite registrar diferentes estados en la recepción de tus facturas, entre los más usados estarían: aceptada, recibida, pendiente de aprobación, en gestión, pagada, etc.
No obstante, cabe destacar que en tu condición de cliente no verás los mismos estados que los que pueden recibir o visualizar tus proveedores. Además, dichas notificaciones de estados también van a depender del canal por el que te envían las facturas tus proveedores, que pueden ser los siguientes:
- Facturas en PDF (por email)
- Portal de proveedores
- Peppol
- FACeB2B
Las notificaciones más frecuentes corresponden con los estados: aceptada, recibida, rechazada, pagada y procesada. No obstante, a continuación te mencionamos algunas notificaciones extra.
- Aceptada: el receptor de la factura, nuestro cliente, puede modificar el estado de la misma para reflejar que esta ha sido aceptada. Desde Docuten se le envía un correo automático al proveedor que la ha remitido para informarle de este cambio de estado.
- Recibida: la factura ya ha sido procesada por el sistema y está pendiente de gestión por parte del receptor.
- Rechazada: el receptor de la factura, nuestro cliente, puede modificar el estado de la misma para reflejar que esta ha sido rechazada por contener algún error o no estar conforme con ella.
- En gestión: el receptor de la factura, nuestro cliente, puede cambiar el estado cuando la factura se encuentre en trámite o en gestión.
- Pendiente: este estado se le da a las facturas recibidas por correo electrónico y las cuales se deben procesar por OCR. Cuando tienen este estado significa que el lector OCR no ha podido extraer automáticamente todos los datos del PDF de la factura y esta debe ser revisada de forma manual por Docuten.
- Procesada: significa que el lector OCR ya ha extraído los datos del PDF de la factura y está lista para su tramitación.
- Pagada: cuando el receptor, nuestro cliente, ha confirmado el pago de la factura.
Si se da el caso que decides integrar tu ERP con Docuten podrás configurar el envío de las notificaciones para que tus proveedores reciban una notificación por cada cambio de estado de las facturas. Además, por si fuera el caso, podrías configurar (Ad hoc) tu sistema para que tu proveedor reciba una notificación de los cambios de estado que más te interesen.
El lector OCR (Optical Character Recognition) es una tecnología que te permite convertir tus archivos PDF, en formato digital con datos editables.
El uso de esta tecnología te permitirá el reconocimiento de caracteres de cualquier tipo de documentos como facturas y albaranes para indexar la información en tus sistemas internos.
Lo que se busca con esta tecnología es la automatización de procesos administrativos que quitan mucho tiempo a tus trabajadores, así como tener un mayor control de tus datos y de la trazabilidad de los mismos.
Si actualmente cuentas con un software empresarial de tipo ERP, CRM o cualquier otro, Docuten te ofrece la posibilidad de integrar la emisión o recepción de tus facturas con tu sistema actual.
Esto es posible gracias al uso de las tecnologías:
- API Rest
- sFTP
Todos sabemos lo tedioso que resulta gestionar las facturas que recibimos de nuestros proveedores, por ello, cuanto más automatizados estén nuestros procesos ¡mucho mejor!
Docuten, te da la posibilidad de establecer checks automáticos para que cuando recibas las facturas de tus proveedores y éstas NO cumplan ciertos parámetros éstas se invaliden de forma automática.
Los checks automáticos más empleados por nuestros clientes son las siguientes:
👉 Si una factura llega duplicada, el sistema lo reconocerá y la devolverá al proveedor indicándole el motivo “rechazada por ser una factura duplicada”
👉 Si los proveedores te hacen llegar documentos que no tienen relación con las facturas, es decir, que no sean la propia factura, pedidos o albaranes, se rechazará automáticamente indicándole el motivo.
👉 Podrás indicar aquellos datos que son imprescindibles para que la factura sea validada: CIF, razón social, fecha y número de la factura, número de pedido o cualquier otra información identificativa para tu equipo.
👉 Podrás establecer un límite de entrada de facturas, de manera que, una vez llegado ese día, se le devolverá al proveedor indicándole el motivo.
Con estas validaciones automáticas consigues ahorrar una enorme cantidad de tiempo, ya que te permite gestionar un gran volumen de facturas.
Gracias a nuestra solución OCR tus proveedores podrán enviar sus facturas en PDF, adjuntarlas por correo electrónico y enviarlas a una cuenta de Docuten específica para ti.
La tecnología OCR recogerá y estructurará la información de las facturas y las indexará en tus sistemas.
En este punto, si hay facturas poco habituales que requieren un trabajo más exhaustivo contamos con un equipo dedicado a corregir y procesar manualmente los datos recogidos por el OCR. De esta manera, ayudamos a que el lector lo aprenda para futuras ocasiones.
Sí. Docuten cuenta con módulos de SAP factura y MS Dynamics (Microsoft factura electrónica).
Lo que buscamos es que la integración con tu ERP sea sencilla y rápida, con la implementación de estos módulos nos aseguramos de que sólo instales y configures las funcionalidades necesarias, sin la necesidad de desarrollar código.
La integración de tu recepción electrónica de facturas SAP puede darse dentro de las soluciones SAP, R/3, HANA y S/4 HANA. Todo con menores costes en tiempo y dinero.
Con MS Dynamics la recepción electrónica de facturas en un mismo punto permitirá mejorar la trazabilidad, el control y la operatividad de los procesos.
Si tu proveedor envía sus facturas electrónicas a través del portal de FACeB2B debe tener en cuenta que es obligatorio que indique vuestro código DIRe, por ejemplo:
ESNIF_EMPRESA0000
En Docuten, la recepción de las facturas a través de FACeB2B se registra de la siguiente manera:
- El proveedor envía la factura a través de FACeB2B y vosotros al poco tiempo la tenéis disponible en vuestra carpeta de «Facturas Recibidas» -> «Procesadas».
- Cuando tengáis la factura en vuestra disposición podéis actualizar su estado y marcarla como rechazada, aceptada, pagada… y Docuten automáticamente enviará un email a tus proveedores notificándoles cada cambio de estado. Por si te interesa, puedes seguir descubriendo nuestras funcionalidades: ¿Qué notificaciones de estados reciben tus proveedores por las facturas que envían?
Nuestra API
- Para el entorno de sandbox la URL es https://sandbox.docuten.com.
- Para el entorno de producción, https://app.docuten.com.
Para obtener las credenciales de conexión, debes contactar con nosotros a atencionalcliente@docuten.com.
Tienes toda la documentación necesaria sobre el API de Docuten en Nuestra API. Si necesitas información adicional, contacta con nosotros a través del correo atencionalcliente@docuten.com y te proporcionaremos la información que necesites.
En Docuten contamos con APIs que permiten conectar nuestros servicios de firma y factura electrónica con cualquier software empresarial (ERP, CRM, BPM, Intranet, …). Te proporcionamos la documentación y el apoyo necesarios para que la integración sea rápida y efectiva.
Docuten se puede integrar con el sistema de tu empresa a través de API Rest para nuestros servicios de firma, factura y cobros. Tienes más detalles en Nuestra API.
Blockchain
Una de las principales ventajas de la tecnología blockchain es el aumento de la seguridad a nivel internacional, que se debe principalmente a su carácter distribuido y públicamente auditable.
Dentro de las redes blockchain, aquellas llamadas «públicas» o «permissionless» suelen tener un carácter transnacional, por lo que el hecho de que una persona lleve a cabo una determinada operación sobre un smart contract, se refleja de forma idéntica en miles de nodos repartidos por todo el planeta.
En el caso de la red Alastria Telsius, que es la red en la que operan los smart contracts de Docuten, todos los nodos están ubicados en países de la Unión Europea. En ese sentido, al referirnos a esta red no hablamos de una infraestructura global, sino de una red que a pesar de haber nacido en el ámbito nacional español tiene una proyección a nivel regional, a nivel europeo. Sin dejar de ser una estructura distribuida, la localización de todos nodos en territorio europeo nos permite operar bajo una legislación común.
Esto es una tranquilidad para nuestros clientes y para nosotros mismos, porque esto permite que podamos disfrutar de las ventajas de la descentralización pero bajo el paraguas de un marco jurídico nacional y europeo.
Más información:
Un hash es un fingerprint, una huella que nos sirve para identificar el contenido de un fichero en una simple secuencia de caracteres.
Independientemente del tamaño que tenga un fichero, su hash siempre tendrá una longitud determinada, lo que permite que puedas publicar un identificador único, una secuencia alfanumérica, que representa el contenido del fichero, una huella que identifica la totalidad de su contenido, en una simple línea de texto, sin necesidad de tener mucho espacio en disco o de tener que publicar información confidencial, asociada al contenido de ese fichero.
En otras palabras, el hash es una secuencia que se puede calcular a partir del contenido de un fichero pero no al revés. Es decir, es imposible obtener el contenido de un fichero a partir de un hash. No compromete los datos que el fichero contiene.
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Cuando hablamos de smart contracts o contratos inteligentes, generalmente nos referimos a programas que garantizan el cumplimiento de un acuerdo entre dos o más partes. En un principio, el concepto se utilizaba para designar descripciones formales, carentes de ambigüedad semántica, que podrían actuar como garante de un acuerdo sin necesidad de un tercero.
El término smart contract se ha generalizado y se utiliza habitualmente para describir todo tipo de programas cuya lógica puede ser ejecutada en un sistema con tecnología blockchain.
Así que, en otras palabras, solemos llamar smart contracts a pequeños programas con cometidos diversos pero que tienen en común el hecho de que “viven en el blockchain” y cuya correcta ejecución está garantizada por la naturaleza de este tipo de tecnología.
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Los smart contracts de Docuten operan en la red Alastria Telsius.
Todos los nodos de esta red están ubicados en países de la Unión Europea. Esto es una tranquilidad para nuestros clientes y para nosotros mismos, porque esto permite que podamos disfrutar de las ventajas de la descentralización pero bajo el paraguas de un marco jurídico nacional y europeo.
Si necesitas un plus de seguridad en la gestión de tus documentos, en Docuten está disponible nuestra solución blockchain para la firma digital y la facturación electrónica.
Nuestro servicio de auditoría pública en el blockchain permite que tanto la existencia como el histórico de tus documentos y facturas queden registrados en una estructura descentralizada, independiente y transparente. Este mecanismo, además de permitirte auditar su existencia, así como hacer un seguimiento del ciclo de vida de los mismos, no compromete datos privados que son custodiados de forma segura en Docuten.
Cuando hablamos de tecnologías blockchain, nos referimos a un conjunto de soluciones software y a una serie de redes que comparten una estructura descentralizada y un protocolo común. Estas tecnologías permiten persistir información cifrada en transacciones agrupadas en estructuras de datos denominadas bloques (blocks) que se van encadenando (chain) a medida que los nodos van verificando las transacciones.
Los bloques que han sido validados por varios nodos de la red (consenso) acaban integrándose en la cadena de bloques. Si consideramos que cada bloque tiene una referencia al bloque anterior, la cadena de bloques se convierte en una base de datos completamente descentralizada que ningún nodo de la red podría manipular sin el consenso de la mayoría de los nodos.
En el caso de Docuten, el uso de tecnologías blockchain nos permite ofrecer un servicio de auditoría pública y externa sobre documentos y facturas para dar un mayor grado de confianza a nuestros clientes.