Aquí veremos cómo funcionan los cambios de estado para las facturas electrónicas que se envían en pdf y las que se envían a través del Portal de Proveedores ✍

Por último, mencionaremos qué ocurre con las notificaciones de estados en caso de que integres Docuten con tu ERP.

Para las facturas que llegan por mail en formato pdf se notificará a tu proveedor de los siguientes estados:

• Recibida: factura que ya ha sido procesada por el sistema y que está pendiente de gestión por parte del receptor.
• Rechazada: ocurre cuando la factura que se ha enviado no cumple con las reglas de negocio que ha establecido el receptor, también puede ocurrir porque el CIF/NIF o receptor o emisor no son correctos. En otros casos, se suele dar porque el importe de la factura no coincide con los patrones registrados, etc.

En caso de que la factura se rechace, se especificará un motivo de rechazo ❌

Para las facturas que se envían a través del portal de proveedores, como en este caso el proveedor accede con un usuario y contraseña, se le da más detalle de los estados de las facturas que han subido al portal.

Los cambios de estado que puede visualizar tu proveedor serían los siguientes:

• Abierta: si el receptor de la factura abre el enlace que tiene dicho email para poder verla en la plataforma, el estado de la factura pasa a ser “abierta”.
• Aceptada: el receptor de la factura puede modificar el estado de la misma para reflejar que esta ha sido aceptada. Desde Docuten se le envía un correo automático al proveedor que la ha remitido para informarle de este cambio de estado.
• Rechazada: el receptor de la factura puede modificar el estado de la misma para reflejar que esta ha sido rechazada por contener algún error o no estar conforme con ella.
• Cobrada: cuando el receptor ha procedido con el pago de la factura.
• Anulada: el receptor de la factura puede modificar el estado de la misma para reflejar que esta ha sido anulada. La factura se puede anular cuando el proveedor y el receptor se han dado cuenta de que la factura no es correcta.

Si se da el caso que el receptor está integrado con su ERP, puede configurar el envío de las notificaciones para que el proveedor reciba una notificación por cada cambio de estado de las facturas. Entre los que se podría configurar (ad hoc) para que el proveedor reciba una notificación de los cambios de estado que te resulte de interés.