Dentro de las empresas los responsables de los distintos departamentos en numerosas ocasiones tienen que seguir largos procesos para validar facturas provenientes de sus proveedores. 

De aquí la importancia del uso de workflows de aprobación por departamentos o áreas de negocio. 

Un workflow de aprobación consiste en establecer una cadena de participantes, para que dependiendo del orden de prioridad que se les establezca sean los responsables de validar o invalidar las facturas.  

Por ejemplo, el proceso que rige dentro de Docuten es el envío de manera secuencial de un mail de notificación a los participantes del workflow “x” para que valide si el contenido de la factura es correcto o si, por el contrario, la tiene que rechazar pudiendo especificar un motivo de rechazo. 

Si se da esta situación, se envía un mail de notificación con el motivo de rechazo a las personas que hayan intervenido en dicho workflow. Además, llegaría un mensaje de rechazo al proveedor.

Veámoslo en un ejemplo práctico. En este caso se ha creado un workflow para el área de administración de Docuten, en donde participan 4 personas.

El día 12 de septiembre de 2022 el proveedor “x” nos emite una factura por mail en formato pdf. En primera instancia se extraerían los datos gracias al OCR (del inglés Optical Character Recognition), después, se almacenaría en la plataforma de Docuten al mismo tiempo que, si la factura en cuestión cumple con los parámetros que la identifica con el workflow de administración, habrá llegado al primero de los participantes del workflow un correo electrónico solicitando la validación de dicha factura. El proceso se va delegando en el orden que se haya establecido, hasta llegar al validador número 4.