¿Cómo funciona la gestión administrativa de una empresa que trabaja en remoto?

No son pocas las empresas que se han visto abocadas a los brazos del teletrabajo en las últimas semanas, debido a la excepcionalidad de la situación que nos ha tocado vivir. Una forma de supervivencia ya que, en la mayoría de los casos, las organizaciones que no teletrabajan deben cerrar. Y echar el cierre durante semanas es algo que no todas las empresas pueden permitirse.

Para unas ha sido un cambio relativamente sencillo, ya que estaban adaptadas a esta forma de trabajar. Para otras, sin embargo, esto ha sido todo un reto, ya que se trataba de empresas que desde su origen estaban concebidas bajo la premisa de que trabajar desde la oficina era, no solo más productivo, sino necesario para el correcto funcionamiento del negocio.

Estos días, muchas comprueban cómo no estaban en lo cierto: el trabajo 100% remoto es posible. Pero, ¿cómo? Pues empleando las herramientas adecuadas.

En estos momentos, son muchas las empresas a las que les surgen necesidades de todo tipo. Especialmente, destacan entre esas necesidades aquellas relacionadas con los procesos administrativos, y se preguntan cómo gestionar aspectos como la facturación o la gestión de documentos para Recursos Humanos, sin ser en su oficina.

¿Qué necesidades les surgen a las empresas en su área de administración cuando trabajan en remoto?

Firma digital

Las empresas necesitan seguir enviando documentación:

Deben poder hacerlo de forma ágil, sencilla, segura y legal y, por supuesto, de forma digital, sin necesidad de desplazarse para que sus trabajadores, clientes y proveedores no tengan dificultades en el proceso.

Comunicaciones certificadas

De la misma forma, las comunicaciones certificadas deben seguir realizándose. En un momento en el que es recomendable evitar en la medida de lo posible la utilización de los servicios postales, enviar comunicaciones certificadas de forma digital –en lugar de burofax– y con completa seguridad, es prácticamente indispensable.

Factura electrónica

El flujo de facturas, aunque pueda verse mermado en estas semanas, no cesa por completo. Las empresas siguen enviando y recibiendo facturas y necesitan una herramienta que les permita hacerlo desde donde trabajen, ya sea desde su oficina o desde su casa, de forma ágil y digital.

  • La emisión de facturas a clientes, ya sean privados, a través de los métodos que el cliente requiera, o públicos, a través de los PGEs de la Administración, sigue siendo necesaria para las empresas, que pueden continuar realizando su actividad desde sus casas.
  • Por otro lado, aquellas que continúan realizando su actividad, necesitarán gestionar la recepción de facturas de forma organizada y centralizada para que las personas encargadas puedan acceder a ellas desde diferentes localizaciones, sin necesidad de almacenar papel, o tener que enviarlo a través del correo postal, que puede suponer un retraso. 

“El trabajo en remoto se hace casi impensable en una empresa como la nuestra, dedicada al sector de la construcción, con obras repartidas a lo largo de todo el territorio nacional. Sin embargo, gracias a Docuten y a la implementación de la recepción de factura electrónica hemos podido continuar trabajando, tomando las oportunas medidas preventivas, sin apenas dificultades.”

Emilio Casal, Director de Sistemas de Lantania

Automatización de cobros

Aquellas empresas con un alto volumen de cobros periódicos, en ocasiones, pueden encontrar la tramitación de dichos cobros difícil de gestionar, sobre todo cuando se han de realizar a un gran número de clientes.

Un ejemplo de trámite habitual en las empresas que se puede hacer telemáticamente es la firma de los mandatos de sus clientes para poder emitirles recibos domiciliados. 

Por todo ello, las empresas necesitan una herramienta que facilite la gestión con los bancos y que permita la gestión automatizada de cargos

En resumen, hoy en día los procesos administrativos de cualquier empresa pueden realizarse de manera deslocalizada. Ya no es necesario acudir a la oficina para firmar un documento. Tampoco lo es para recibir y procesar las facturas de tus proveedores. Y tampoco para gestionar los cobros recurrentes.

Existe una plataforma que permite gestionar todos esos procesos administrativos, ya que dispone de las herramientas de firma digital, certificación de comunicaciones electrónicas, emisión y recepción de facturas electrónicas, y automatización de cobros, y se trata de Docuten

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