Nueva funcionalidad disponible: Fast Templates

En Docuten un proceso de firma se compone de un documento PDF a firmar y una secuencia ordenada de firmantes u aprobadores. Relativo al documento PDF, hay un tipo específico que son las Plantillas PDF, funcionalidad disponible en nuestra plataforma. 

Con el objetivo de posibilitar la creación de procesos de firma que permitan recoger información, la plataforma permite la subida de uno o varios documentos PDF editables, parcialmente configurables en el propio entorno. Esto permite el envío de documentos editables a firmar, con datos que deben ser cubiertos individualmente por cada firmante. 

La creación del PDF editable debe hacerse fuera de la plataforma Docuten. Nuestra recomendación es que se realice con Adobe Acrobat Pro. 

Una vez hayas creado el documento PDF editable, debes realizar los siguientes pasos para subirlo a nuestra plataforma. En primer lugar, haz clic en Administrar > Plantillas PDF, en el menú lateral izquierdo. Una vez hayas accedido, haz clic en Añadir, botón que te redirigirá a una nueva pantalla donde verás dos campos iniciales:

  • Código: este código será usado para identificar la plantilla necesaria para el envío de firma cuando se realiza mediante integración. 
  • Descripción: La descripción será usada para identificar la plantilla necesaria para el envío de firma a través de la plataforma web.

Ahora, procede a subir el archivo creado con anterioridad en Adobe Acrobat Pro. Para ello, haz clic en Seleccionar fichero y explora en tu equipo para elegir el archivo a subir. 

Una vez hayas abierto el documento, el sistema reconoce todos los campos editables y permite que hagas configuraciones. Por ejemplo, podrás indicar aquellos campos que sean obligatorios, indicar validaciones concretas de datos, interdependencias entre campos editables, etc. Además, aunque cada campo tendrá la denominación otorgada al crear el documento PDF form en Adobe, siempre podrás indicar una descripción diferente en el primer cuadrante de cada campo. Esta descripción es la que se mostrará en el texto de error que se muestra al firmante para indicarle si algún dato introducido no cumple las validaciones configuradas para ese campo. De este modo podrá identificarla fácilmente. 

Hay algunos campos que pueden ser rellenados automáticamente a través de los datos indicados en el formulario web, una vez añadas los firmantes implicados en el flujo de firma. Estos campos son: el nombre del firmante, el NIF del firmante y el móvil del firmante, en caso de que se requieran en los campos editables.  

Para crear estas automatizaciones, debes situarte en la parte superior de la pantalla. Allí verás varios desplegables.

Una vez hayas configurado toda la plantilla, podrás observar que en la parte superior derecha de la pantalla se encuentra un botón denominado “Fast Template”, nueva funcionalidad desplegada. 

La función principal que cubre este tipo de plantillas es la posibilidad de disponer siempre de un documento tipo, una plantilla siempre disponible para ser firmada en la carpeta “Pendientes de firma”. 

Esta funcionalidad es muy práctica en casos en los que se necesite utilizar una misma plantilla en múltiples ocasiones, como por ejemplo ofertas o contratos en departamentos de ventas.

Para permitir que los usuarios de tu organización, o tú mismo, dispongas siempre de esta plantilla, haz clic en el botón. En este momento podrás elegir el tipo de firma con el que debe firmar el firmante e, incluso, añadir a los usuarios autorizados de tu organización a emplear esta plantilla. Cuando hayas configurado la plantilla, haz clic en Guardar para que quede registrada en la plataforma.


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