Qué es y cómo funciona la firma automática de Docuten

¿Qué es la firma automática?

Dentro de los tipos de firma ofrecidos por Docuten, se encuentra la firma automática. La firma automática es aquella que se realiza de forma instantánea, sin intervención de una persona física en el momento de firmar. Es decir, se realiza automáticamente siempre que se elija el uso de la misma, y sin notificar al firmante que tenga indicado este tipo de firma.

Esta funcionalidad es especialmente útil para aquellas compañías con un alto volumen de documentación a firmar, ya sea únicamente por parte de la empresa, o por parte de más firmantes. Por ejemplo, generalmente, los departamentos de Recursos Humanos deben enviar a sus empleados un elevado número de documentos de índole laboral que deben estar firmados también por la organización. Gracias a la firma automática, dichos documentos pueden firmarse automáticamente por parte de la empresa a través de un certificado digital cualificado software que la identifique.

A pesar de ser esta una de las casuísticas más comunes de este tipo de firma, la firma automática puede emplearse para cualquiera de los firmantes de un documento, e independientemente de la posición que dicho firmante ocupe en el orden del flujo de firma.

¿Cómo funciona la firma automática?

Este tipo de firma se puede realizar mediante la subida a Docuten de un certificado digital, normalmente un sello de empresa. Este paso deberá llevarlo a cabo el administrador de la cuenta de Docuten a través de la opción Administrar certificados. Al añadir uno nuevo, se le preguntará si desea utilizarlo para firma automática. De esta forma, al lado del certificado se mostrará el icono de un engranaje, indicando así que ese certificado se empleará para realizar firmas automáticas. Para alojar este certificado en Docuten, es necesario tener una copia de seguridad del mismo, que incluya la clave privada, y deberá tener un formato .pfx o .p12.

En el momento de la creación de un proceso de firma, el creador debe indicar el nombre de la empresa y su NIF como un firmante más, e indicar como tipo de firma la firma automática. Al hacer esto, Docuten asocia el NIF indicado con el certificado digital que se corresponda a dicho NIF, que debe estar previamente indicado para la firma automática. De esta forma, cuando llegue el turno de este firmante en el proceso, que puede ser tanto al principio como durante cualquier punto del mismo, la firma se realizará de forma instantánea y el flujo continuará con el siguiente firmante.


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