Transformación digital: encontrar el equilibrio entre las necesidades de la empresa y las del trabajador

Hoy en día, las empresas deben digitalizarse pensando en mejorar sus costes, eficiencia, sostenibilidad… pero también deben tener en cuenta la experiencia de sus trabajadores, cada vez más importante, y cómo impactan en él los nuevos procesos digitales. Por ello, deben pensar en el concepto de Digital Workplace, o Espacio de Trabajo Digital.

La creación de un verdadero Digital Workplace consiste en la implantación de las nuevas tecnologías en los procesos de una compañía de forma natural y en la que todas las partes implicadas son usuarias y beneficiarias de dichas tecnologías.

Este Espacio de Trabajo Digital podría ser el eje común existente entre beneficios de la empresa y beneficios de los trabajadores, siempre encontrando un equilibrio entre sus respectivas necesidades, creándose un círculo de ventajas que terminan favoreciendo a todos los actores implicados en la actividad laboral, desde trabajadores a clientes:

Un trabajador satisfecho es sinónimo de productividad y compromiso

La productividad de los trabajadores aumenta de forma exponencial cuando se dispone de las herramientas correctas que permiten realizar las tareas de forma más eficiente. Se crea una alineación entre las personas, los procesos de negocio internos y las herramientas digitales adoptadas para conseguir alcanzar los objetivos empresariales. 

A su vez, el compromiso, el bienestar y el buen hacer de los trabajadores está estrechamente relacionado con la satisfacción de los clientes, objetivo principal de cualquier modelo de negocio.

“El mayor capital que puede tener una empresa es la calidad y buen hacer de sus trabajadores.”

Brais Méndez, CEO de Docuten

Menor dedicación a trabajos improductivos, mayor eficiencia

Existen en el día a día de las compañías múltiples tareas tediosas e improductivas, que implican una alta carga de tiempo a los trabajadores. Las tareas administrativas, “el papeleo” más comúnmente llamado, son unas de las funciones de la empresa que requieren digitalización. 

Docuten permite a las empresas digitalizar el ciclo completo administrativo, desde la firma de documentación, hasta la recepción y emisión de facturas, así como la gestión automatizada de cobros.

“Es un cambio que los clubes que son clientes nuestros valoran muchísimo, porque pasan de un sistema tradicional de firma en papel, generación de remesas en la banca online, todo a mano y una gestión manual, a directamente que el club comparta un enlace, el padre lo rellena desde su móvil o desde su ordenador y se acabó el proceso, no tiene más carga administrativa.”

Diego López, CEO de Siguetuliga

Mejor accesibilidad a la documentación

Los trabajadores disponen en cualquier momento de toda la documentación que se les haya enviado, ya que esta permanece almacenada en la plataforma. Esto hace que el empleado aumenta su nivel de confianza en la empresa, ya que conoce la documentación relativa a su contrato y sabe que tiene acceso total a ella cuando lo necesite.

“A los trabajadores le permite  tener en el momento cualquier tipo de documentación. La tienen en su ordenador, si quieren imprimirla, la imprimen, y eso también garantiza que ellos tienen la documentación almacenada.”

Ana Álvarez, Directora de Recursos Humanos de COGAMI

Mejora la confianza de tus stakeholders

Docuten es Tercero de Confianza, lo que garantiza la validez legal de una firma al probar la fecha y hora en que las comunicaciones y acciones tienen lugar. Esta figura, recogida en la Ley de  Servicios de la Sociedad de la Información y del Comercio Electrónico, no solo mejora la confianza de los empleados al saber que su firma tiene plena validez legal, sino que también mejora la confianza de todos los agentes implicados en la firma de documentos, como pueden ser clientes y proveedores.

“De cara a nuestros stakeholders y clientes, hemos multiplicado exponencialmente los niveles de confianza gracias a la presencia de un Tercero de Confianza que valida la firma realizada.”

Lorena Suárez, Directora de Recursos Humanos de Caamaño

Mayor flexibilidad laboral

Hoy en día es importante ofrecer a los trabajadores opciones que faciliten la conciliación familiar, como el teletrabajo. Para ello, es necesario contar con herramientas que permiten continuar con las tareas de cada puesto sin necesidad de hacerlo desde un lugar específico, como la oficina. Las herramientas de digitalización, como Docuten, permiten y facilitan el trabajo en remoto desde cualquier lugar.

“El trabajo en remoto se hace casi impensable en una empresa como la nuestra, dedicada al sector de la construcción, con obras repartidas a lo largo de todo el territorio nacional. Sin embargo, gracias a Docuten y a la implementación de la recepción de factura electrónica hemos podido continuar trabajando, tomando las oportunas medidas preventivas, sin apenas dificultades.”

Emilio Casal, Director de Sistemas de Lantania

Beneficios para la empresa

Todas estas ventajas para el trabajador repercuten de forma directa en la productividad del mismo y, por tanto, en los beneficios que la empresa obtendrá. Como decía el empresario Richard Branson, “los clientes no son lo primero, lo primero son los empleados. Si cuidas de tus empleados, ellos cuidarán de tus clientes”. 

Esto, a la larga, se traduce en un ahorro de tiempo, errores y, por tanto, costes. La automatización reduce el error humano y la gestión de tareas improductivas, por lo que el empleado dedicará menos tiempo de su jornada en dichas tareas y más en tareas de valor para la empresa.

Además, la digitalización promueven la sostenibilidad de la empresa a través de la reducción de la huella de carbono y la eliminación del uso de papel.

Por último, mejora la reputación de la empresa. Hoy en día la gestión del talento es un factor fundamental para las empresas. Los nativos digitales buscan empresas en las que puedan mantener un equilibrio entre su vida personal y laboral, y que se renueven constantemente en busca de la innovación y el aprovechamiento de las nuevas tecnologías. Para poder atraer y retener este talento, es necesario mejorar la comunicación entre empresa y trabajador, haciendo fácil para el empleado los procesos como la incorporación en la compañía.


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