Aqui veremos como funcionam as alterações de estado para as faturas eletrónicas enviadas em pdf e as enviadas através do Portal do Fornecedor. ✍

Finalmente, mencionaremos o que acontece com as notificações de estado no caso de integrar a Docuten com o teu ERP.

Para faturas que chegam por email em formato pdf, o teu fornecedor será notificado dos seguintes estados:

• Recebida: fatura que já foi processada pelo sistema e está pendente de gestão por parte do receptor.
• Recusada: isto ocorre quando a fatura que foi enviada não cumpre as regras comerciais estabelecidas pelo destinatário; também pode ocorrer porque o CIF/NIF ou o destinatário ou emissor não estão corretos. Noutros casos, ocorre normalmente porque o montante da fatura não corresponde aos padrões registados, etc.

Caso de que a fatura seja recusada, deve ser especificado um motivo de recusa. ❌

Para as faturas que são enviadas através do portal do fornecedor, como neste caso o fornecedor acede com um nome de utilizador e uma palavra-passe, é-lhe dado mais pormenores sobre os estados das faturas que foram carregadas no portal.

As alterações de estado que o seu fornecedor pode ver são as seguintes:

• Aberta: se o destinatário da fatura abre o link no email para a visualizar na plataforma, o estado da fatura torna-se “aberta”.
• Aceite: o destinatário da fatura pode modificar o estado da fatura para mostrar que foi aceite. Docuten envia um email automático ao fornecedor que enviou a fatura para o informar desta alteração de estado.
• Recusada: o destinatário da fatura pode modificar o estado da fatura para mostrar que foi recusada porque contém um erro ou porque não está satisfeito com ela.
• Cobrada: quando o destinatário tiver procedido ao pagamento da fatura.
• Anulada: o estado da fatura pode ser modificado pelo destinatário da fatura para refletir que a fatura foi anulada. A fatura pode ser anulada quando o fornecedor e o destinatário se tiverem apercebido de que a fatura não está correta.

Se o receptor estiver integrado no teu ERP, pode configurar o envio de notificações para que o fornecedor receba uma notificação para cada alteração de estado das faturas. Entre aqueles que poderia configurar (ad hoc) para que o fornecedor receba uma notificação das alterações de estado que lhe interessam.