Dentro das empresas, os responsáveis dos diferentes departamentos, em numerosas ocasiões, têm que seguir longos processos para validar faturas provenientes de seus fornecedores.

Daqui a importância do uso de workflows de aprovação por departamentos ou áreas de negócio.

Um workflow de aprovação consiste em estabelecer uma cadeia de participantes, para que dependendo da ordem de prioridade que se lhes estabeleça sejam os responsáveis por validar ou invalidar as faturas.

Por exemplo, o processo que rege dentro de Docuten é o envio sequencial de um mail de notificação aos participantes do workflow “x” para que valide se o conteúdo da fatura está correto ou se, pelo contrário, deve rejeitá-la, podendo especificar um motivo de recusa.

Se esta situação se verificar, será enviado um e-mail de notificação com o motivo de recusa às pessoas que tenham intervindo no workflow. Além disso, o fornecedor receberia uma mensagem de rejeição.

Vejamos um exemplo prático. Neste caso foi criado um workflow para a área de administração do Docuten, onde participam 4 pessoas.

No dia 12 de setembro de 2022 o fornecedor “x” nos emite uma fatura por e-mail em formato pdf. Em primeiro lugar, os dados seriam extraídos graças ao OCR (do inglês Optical Character Recognition), depois armazenados na plataforma de Docuten ao mesmo tempo que, se a fatura em questão cumpre com os parâmetros que a identifica com o workflow de administração, deve ter chegado ao primeiro participante do workflow um e-mail solicitando a validação da referida factura. O processo é delegado na ordem estabelecida, até chegar ao validador número 4.