Guia rápido | Assinatura digital e algumas funcionalidades que podes não conhecer

Muitas vezes pensamos na assinatura digital como uma solução para usar em casuísticas à distância e em determinados departamentos como o de RH. No entanto, é importante saber que a assinatura digital é uma solução global, aplicável a qualquer departamento da empresa e integrável em todos os seus processos, tanto presenciais como remotos. 

Não devemos ficar-nos pelo conceito de assinatura digital como ferramenta para solucionar algumas situações excecionais, mas como meio que substitui os processos de assinatura tradicionais e os torna mais ágeis e adaptados aos novos tempos.

As oportunidades que as novas tecnologias nos oferecem devem ser aproveitadas como um meio para melhorar o nosso trabalho, e não como um remendo em processos tradicionais.

Em que departamentos posso usar a assinatura digital?

A resposta é simples: em todos os departamentos da tua empresa, onde é gerada documentação que pode ser assinada por duas ou mais partes envolvidas. Portanto, em TODOS os departamentos é aplicável a assinatura digital, só será preciso analisar os casos de uso e definir que tipologia e funcionalidades de assinatura digital são mais adequadas para cada um.

A maioria de nossos clientes iniciam o caminho da digitalização de processos implementando uma solução de assinatura digital no departamento de RH, por ser esta a área da empresa onde mais documentação é gerada. 

Um projeto de assinatura bem implementado pode implicar para os colaboradores que gerem a área de RH a poupança de enormes quantidades de tempo que poderão utilizar para melhorar, por exemplo, a incorporação de novos trabalhadores à empresa. Em suma, trata-se de ganhar mais tempo para fazer o melhor possível o trabalho para o qual foi contratado e eliminar tarefas administrativas tediosas que não trazem valor.

É importante notar que, embora inicialmente apliques a assinatura digital ao referido departamento de RH, isso não te limitará a que num curto/médio prazo a apliques ao teu departamento comercial ou ao teu departamento de finanças. 

Na Docuten não contratas uma assinatura para usar num departamento específico, mas a mesma poderá ser implementada em cada vez mais áreas da empresa conforme a necessidade for surgindo. Na verdade, esse é o nosso objetivo, que uses a ferramenta o máximo possível e, claro, nos contes a tua experiência para melhorar o produto.

Pode interessar-te: Tipos de assinatura digital | Qual devo utilizar em cada caso?

Como aproveito ao máximo as possibilidades da assinatura digital?

É muito possível que, apesar de teres contratada uma solução de assinatura digital, não aproveites ao máximo todas as funcionalidades adicionais que inclui e que podem ser muito úteis em função das situações. As mesmas foram desenhadas com base em necessidades transladadas por clientes com o objetivo de resolver problemas comuns. 

Acreditamos que é muito importante fazer, em seguida, uma pequena compilação das funcionalidades que consideramos mais úteis para que possas aproveitar a 100% a experiência com Docuten. Lembra-te: não queremos mudar os teus processos, mas sim ajustar o nosso produto às necessidades da tua empresa e assim torná-los mais eficientes.

Utilizadores ou funções

Quando te dispões a assinar um documento de maneira “tradicional” em papel, há sempre uma pessoa que gera e imprime o documento, às vezes um segundo participante que lhe dá uma olhada e verifica que tudo está “ok” do ponto de vista jurídico e, finalmente, uma ou mais pessoas que assinam o documento. Ah, esqueci-me! Às vezes também intervém um último participante, por exemplo o gerente, que quer uma cópia de todos os documentos que sejam assinados na empresa.

Essa é a situação que replicamos em Docuten com a nossa funcionalidade das funções. Assim, dentro de um processo de assinatura, podes encontrar-te com o signatário (o que assina), o validador/aprovador (o que diz que tudo está em ordem e já se pode assinar o documento) e o rol em cópia (que receberá uma cópia do documento assinado quando o processo tiver terminado).

Subdivisão da plataforma em empresas e escritórios

Com o mesmo objetivo de replicar em digital a realidade de qualquer empresa, incluímos a possibilidade de organizar a plataforma de assinatura da Docuten em função da empresa e dos escritórios (delegações, centros de trabalho, etc.) que se requeiram.

Existem vários CIF no teu grupo empresarial? Não há problema, poderás organizar a documentação por empresa, por escritórios ou inclusive por departamentos. Afinal de contas, na “vida real”, o departamento de finanças não arquiva os documentos do RH. E daí? Pois também não teria sentido misturar a documentação na plataforma da Docuten. 

Terás tudo organizado e acessível no mesmo local com diferentes compartimentos. : )

Documento de prova ou evidências

Ou seja, a prova de tudo o que aconteceu no documento. Sempre dizemos que uma das maiores vantagens da assinatura digital é que permite saber em todo momento como, quando e onde se assinou o documento em questão; coisa que não ocorre quando se envia por email um documento para assinatura, passam as semanas sem notícias sobre ele.

Um dos documentos associados ao processo de assinatura (e que podes descarregar a qualquer momento) é o documento de evidências. O documento contém todas as alterações ao documento, a data e hora em que ocorreram, o IP e o navegador de onde o documento foi gerado e assinado, etc. Todas estas informações permitem-te demonstrar que o processo de assinatura teve lugar e evidenciar a identidade do signatário como prova num litígio.

A importância deste documento de evidências é claramente visível no caso de enviares, por exemplo a um trabalhador, um documento através da Docuten com efeitos de notificação. O documento de prova deve indicar se o trabalhador abriu ou não o referido documento e, como consequência, será válido e terá os mesmos efeitos jurídicos que se lhe transmitisse um burofax. 

Anotações no documento

Certamente não sabias que existe a possibilidade, antes de assinar um documento em PDF, de realizar anotações sobre ele. A criação desta funcionalidade deveu-se a uma necessidade detectada num dos nossos clientes de renting. A mesma permite, neste caso, que o comercial, antes de entregar o carro ao cliente, anote num desenho do veículo os defeitos ou deteriorações que este possa ter; e o mesmo quando se efetua a devolução, podendo o cliente efectuar as anotações pertinentes sobre a parte de entrega.

Esta casuística pode estender-se a qualquer outro sector em que seja útil poder efectuar anotações à mão levantada sobre um documento antes de proceder à sua assinatura. Veja-se, por exemplo, uma parte da lesão associada ao sector desportivo ou um documento de devolução de materiais com algum tipo de defeito em qualquer outro sector.

Modelos

Na Docuten podes ter diversos modelos de documentos tipo que envias para assinar de novo (contrato de trabalho, oferta padrão ao cliente, NDA). Também poderás incluir modelos em formato PDF editável, de modo que o signatário antes de assinar possa modificar ou preencher os dados necessários e posteriormente assinar o documento. Esta última opção é muito útil, por exemplo, para o caso do modelo 145. Mudanças na situação familiar do seu trabalhador? Ele próprio alterará o documento e devolvê-lo-á assinado com os dados atualizados. Neste vídeo falamos mais sobre os modelos PDF.

Fast Templates

Por falar em modelos, sabes aquele documento padrão que tens de imprimir continuamente se fizeres parte de um departamento comercial e assinares ofertas presenciais com clientes? Esse é um dos usos mais práticos dos Fast Templates.

Trata-se de um modelo tipo em formato PDF editável que poderás subir à plataforma e ter sempre disponível para assinatura com os teus clientes na pasta “Pendentes de assinatura”. Cada vez que assinares uma oferta com cliente usando esta funcionalidade, será gerado automaticamente o mesmo documento para assinar com o próximo cliente e assim sucessivamente. Esquece de imprimir e assinar o mesmo documento em loop como até agora!

Envio em massa

Esquece enviar um a um para os teus trabalhadores um documento que é exatamente igual para todos. Em vez disso, quando criares o processo de assinatura, seleciona a opção “Criar assinaturas a partir de arquivo” e em “Arquivo de assinaturas” anexas o arquivo CSV com os dados de todos os funcionários aos quais deves enviar o documento em questão. Cada um deles receberá o documento de forma individualizada e personalizada com os seus dados pessoais.

Assim simples, e num só clique!

Delegação de assinatura

Precisas que um terceiro assine por ti uma determinada documentação? Não há problema. Com a funcionalidade de delegação de assinatura, se, por exemplo, preferires que seja um dos teus colaboradores a encarregar-se de verificar e assinar a documentação laboral antes de enviá-la a um colaborador em teu nome, basta selecionar a opção Delegar assinatura e designar o email e os dados da pessoa que irá assinar no teu lugar. O documento será entregue automaticamente, notificando-te de que delegaste a ele/ela a assinatura.

Documentos anexos

Se exigires que o documento principal seja enviado no mesmo processo de assinatura e alguns anexos forem assinados, com ou sem assinatura, terás uma funcionalidade disponível para isso. Como se se tratasse do envelope que preparas para um colaborador com o seu contrato como documento principal, a cópia básica, o manual de boas-vindas e o modelo 145. Poderás replicar isto mesmo em digital com a nossa funcionalidade de documentos anexos.

Seleção de idiomas

Podes ter colaboradores ou clientes em França e estás a enviar-lhes os documentos em inglês. Também estás interessado em saber que podes adaptar todas as notificações ao idioma do signatário para tornar o processo de assinatura o mais simples e satisfatório possível para os teus colaboradores ou clientes. Na Docuten temos 10 idiomas diferentes, para que o idioma não seja uma barreira mas uma ponte que nos una!

Assinatura sequencial e paralela

Existem várias possibilidades de assinatura digital de um documento com vários participantes. Por um lado, pode-se criar um fluxo sequencial de modo que se designe a ordem de assinatura e, enquanto não assines o primeiro, não o poderão fazer os seguintes a este, na ordem que tenhamos estabelecido. Esta é a chamada assinatura sequencial.

Por outro lado, existe a possibilidade de não ser designado qualquer tipo de ordem e de os participantes assinarem livremente. Desta forma, o momento da assinatura não será adiado pelo tempo de espera do anterior signatário. Chamamos esta funcionalidade de assinatura em paralelo.

Escolhe a maneira de trabalhar que melhor se ajusta ao teu ritmo e garante 100% de sucesso na assinatura dos teus documentos.

Uma solução de assinatura completa e em constante evolução

Como podes verificar neste guia rápido sobre a nossa solução de assinatura digital na Docuten, temos várias tipologias e ferramentas que visam a resolução de problemas e necessidades que surgem constantemente aos nossos clientes no seu dia-a-dia. 

Como comentamos, um dos nossos propósitos é ajustar a nossa solução ao máximo à forma de trabalhar dos nossos clientes e não ao contrário. Por isso, a nossa equipa de produto trabalha duro para melhorar cada vez mais a nossa solução e implementar, na medida do possível, as funcionalidades que os nossos clientes exigem.