Quais são as diferenças entre um certificado digital e uma assinatura digital?

A semelhança entre os dois conceitos faz com que, em muitos casos, confundamos os seus significados e os utilizemos de forma errada.

Por isso, antes de analisar em detalhe as diferenças que os separam, é interessante definir o que é cada um deles e como podemos utilizá-los.

O que é um certificado digital

O certificado digital é um certificado ou documento eletrónico emitido por uma autoridade de certificação (FNMT).

O mesmo vincula uma pessoa a uma chave pública, confirma sua identidade e lhe permite realizar trâmites pela internet, entre outros, assinar digitalmente seus documentos.

O que é uma assinatura digital

A assinatura digital é um mecanismo criptográfico que, aplicado a um documento electrónico, permite ao receptor identificar o signatário e saber com certeza que o documento é o original e que, portanto, não foi alterado.

Com a assinatura digital poderás assinar digitalmente e de forma legal sem dispor de um certificado digital emitido pela autoridade citada anteriormente.

Diferenças entre certificado digital e assinatura digital em nível utilizador

Diariamente, a nossa equipa comercial encontra-se com empresas que lhes indicam que já têm implementada uma solução de assinatura digital, rejeitando qualquer tipo de informação do que oferecemos.

Às vezes, apesar da negativa, conversamos um pouco mais.

É então que nos apercebemos de que, em muitos casos, os interlocutores com quem costumamos falar (sobretudo funcionários dos RH) confundem ambos os termos.

Falam como se dispor de uma solução integral de assinatura digital, fosse sinónimo de ter certificado digital para usar no departamento de RH.

Estas são algumas das frases que mais ouvimos ultimamente:

• “Se utilizar a solução integral da Docuten, não poderei empregar o meu certificado de empresa”.

Claro que podes 🤗O certificado digital é uma das possibilidades que oferecemos na Docuten para assinar digitalmente. Se já dispões de um, tens duas opções:

1 – Envia o teu certificado digital para a nuvem da Docuten para assinar o documento com um simples clique, realizando uma assinatura na nuvem.
2 – Utilizar o certificado que tens alojado no teu computador, efetuando uma assinatura local.

• “Já posso assinar digitalmente os documentos que envio aos meus trabalhadores com o meu certificado”

Claro que podes enviá-los assinados, mas…

Eles também podem fazê-lo digitalmente ou tens que esperar que eles passem pelo escritório para assinar? Ou talvez tenhas que enviá-los para a sua casa por email/correio postal e que os devolvam assinados de forma manuscrita?

Dispor de uma solução integral permite que não só a empresa possa assinar digitalmente com o seu certificado digital. Os trabalhadores também poderão fazê-lo com as diversas tipologias de assinatura da Docuten.

Todas as nossas assinaturas estão abrangidas pelo regulamento eIDAS (que regula a assinatura eletrónica e reconhece a validade da assinatura digital na UE).

• “Alguns dos meus empregados utilizam o seu certificado digital através do cartão de cidadão para assinar os documentos que lhe envio”.

Pode que alguns o façam mas… trata-se da maioria ou melhor, de casos excecionais? Perguntou-lhes se lhes resulta cómodo e simples?

Dispor de uma solução integral de assinatura digital tornará mais fácil a vida dos teus empregados (tanto internos do departamento de RH como o resto da equipa).

Que tipos de assinatura posso usar na docuten?

Poderás utilizar no processo de assinatura, a tipologia que melhor se adapta às tuas necessidades e à natureza da documentação a assinar:

• Assinatura com OTP: para que os teus trabalhadores assinem eletronicamente um documento, por exemplo, os seus contratos de trabalho à distância.
• Com certificado:Queres assinar os documentos automaticamente desde os RH? Podes usar o teu certificado digital para fazer uma assinatura eletrónica qualificada na nuvem ou uma assinatura local.
• Assinatura biométrica: para que os teus trabalhadores assinem a sua assinatura de entrada de maneira presencial ou o seu modelo 145 desde a sua própria casa.

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• O que é uma assinatura digital?

• Tipos de assinatura digital e sua legalidade

• Casos de uso no teu departamento

• Vantagens da assinatura digital

Para os mais curiosos, aprofundamos ambos os conceitos

Já vimos as diferenças entre certificado digital e assinatura digital, mas vamos mais ao detalhe para dar por resolvidas todas as dúvidas.

Mais informação sobre o certificado digital

No caso do certificado, o mais importante a salientar é que, na maioria dos casos, é necessário recorrer presencialmente à autoridade indicada para verificar a identidade e que o mesmo possa ser emitido. Só em casos isolados é possível obter um certificado electrónico online.

O certificado pode ser de dois tipos: certificado digital de pessoa física ou certificado digital de pessoa jurídica.

O certificado pode ser instalado no navegador ou empregado através de um dispositivo qualificado de criação de assinatura (Cartão criptográfico como o ID eletrónico; USB criptográfico; ou HSMs, que são servidores criptográficos

Ao utilizar este tipo de dispositivos, se tivermos um certificado qualificado emitido por uma Autoridade de Certificação, como a FNMT, obteremos uma assinatura eletrónica qualificada (anteriormente conhecida como assinatura electrónica reconhecida), estabelecida no Regulamento eIDAS, e que conta com maiores níveis de garantias legais e de segurança. 

Mais informação sobre a assinatura digital

No caso da assinatura digital, a assinatura digital pode ser utilizada para assinar eletronicamente um documento com total validade legal. Sem necessidade de emitir um certificado emitido por uma autoridade de certificação. Basta ter um fornecedor de assinatura digital que esteja reconhecido como Prestador Qualificado de serviços de confiança, para poder empregar tipologias de assinatura com o maior reconhecimento legal sob o cumprimento do Regulamento eIDAS.

Neste ponto as tuas dúvidas podem ter-se dissipado

Talvez respondendo às seguintes perguntas possas ter uma ideia de como precisas de uma solução de assinatura para agilizar os teus processos administrativos:

• Os teus funcionários podem assinar documentos de trabalho digitalmente a partir de sua casa?
• Podes receber a informação assinada por eles em tempo real?
• No caso de ires para o local de trabalho, podes recolher a sua biometria digitalmente sem ter que imprimir e digitalizar o documento de trabalho que precisas assinar?

Caso tenhas respondido negativamente às perguntas anteriores, poderias dizer-nos se o processo de assinatura é uma tarefa tediosa que consome muito tempo ao teu departamento?

Ajudamos-te a escolher a melhor solução

Como podes ver, apesar de estarem relacionados, existem diferenças entre certificado digital e assinatura digital, sendo um uma ferramenta para poder realizar o outro, como a assinatura eletrónica com certificado digital.

Na Docuten trabalhamos para oferecer a solução mais adequada às tuas necessidades, sempre de forma segura e legal. Para mais informações sobre a assinatura digital ou para saberes mais sobre a legalidade da assinatura eletrónica qualificada, da assinatura na nuvem ou da assinatura eletrónica com certificado digital, não hesites em fechar uma reunião de apenas 15min com os nossos especialistas ou preenche o seguinte formulário, sem compromisso. Estamos felizes em ajudar a transformar a tua empresa numa empresa sem papel.