Estas são as funcionalidades de assinatura digital que te ajudarão a melhorar a eficiência em recursos humanos

Estamos de acordo que, se há um departamento na empresa onde se geram enormes volumes de documentação, esse é, sem dúvida, o departamento de recursos humanos.

O que isso significa? Na Docuten, onde lemos a palavra “documento”, pensamos em como digitalizar o processo de sua assinatura automaticamente. Vais concordar após ler este post que a assinatura digital é um básico se trabalhares num departamento de recursos humanos.

Contamos-te os motivos através de uma série de casos de uso que certamente são familiares.

Algumas situações que de certeza são familiares

Baseando-nos no conhecimento que nos foi transmitido pelos nossos clientes, pudemos ir conhecendo cada vez mais como se gere por dentro um departamento de recursos humanos numa empresa. Esta informação é essencial para nós, pois nos permite adaptar nossa solução ao máximo às necessidades que possam ir surgindo e fazê-la o mais personalizada possível para esta área.

Aqui estão alguns dos problemas que temos encontrado em clientes atuais e as soluções que temos resolvido para eles:

Não achas que estás a investir muito tempo e saúde mental num processo que pode ser muito simples?

Em vez de fazê-los comparecer presencialmente ao escritório correspondente, pode enviar-lhes o contrato de trabalho para assinar à distância através da Docuten com a nossa assinatura OTP. Eles receberão uma notificação e um código de uso único em seu celular, que uma vez inserido deixará o documento legalmente assinado e automaticamente receberá uma cópia em sua caixa de entrada. Tudo em 2 segundos e desde sua própria casa. como o vês?

Além disso, se achas que, para alguns trabalhadores que costumam ir ao escritório, é mais confortável continuar com a assinatura em presencial, não há problema!. Pode usar a nossa assinatura biométrica no seu telemóvel ou tablet. Mostre o documento ao trabalhador e que este assine com seu próprio dedo sobre o documento. Recolheremos seu traço, sua pressão, seu raio de giro e todas as evidências para que a assinatura seja válida segundo o Regulamento eIDAS.

“Os meus trabalhadores assinam desde sua casa mas… O processo não é rápido, digamos, demoramos 1 ou 2 semanas de média para receber a documentação assinada de volta.”

Além disso, é certo que muitas vezes não se sabe se a documentação chegou ao trabalhador ou se se perdeu pelo caminho. Nunca te aconteceu que o contrato de trabalho chegue a suas mãos fora de prazo e o trabalhador já tenha trabalhado uma semana sem contrato?

E como o enviam? Por email com a correspondente impressão por parte do trabalhador; posterior assinatura, digitalização e devolução do documento digitalizado assinado? Por correspondência comum? ou talvez por mala? Quanto tempo e dinheiro está a custar isso?

Provavelmente não parou para pensar em todas as despesas associadas ao processo de assinatura tradicional, tanto em tinta, como em papel, como no próprio arquivo físico da documentação.

Este é um dos grandes benefícios da assinatura digital. Só é necessário conexão à internet e um dispositivo móvel (smartphone, computador, tablet…) para que o envio e assinatura do contrato de trabalho se tornem efetivos. Em cada momento saberá qual é o estado da documentação e será o primeiro a recebê-la assinada.

“Há certa documentação que requeremos que se assine com um certificado digital por parte de alguns trabalhadores. Às vezes fica complicado para eles e perdemos muito tempo.” ⌚

Isto também não é um problema. Se estes trabalhadores tiverem um certificado digital no seu computador, a Docuten permitir-lhes-á assinar com ele os seus documentos. Para isso, basta instalar o Programa de Certificação da Enxendra e este tem acesso direto aos certificados instalados no computador de forma segura. Este processo de instalação só será necessário na primeira assinatura.

A partir daqui o processo é muito simples, cada vez que enviares um documento para assinar com certificado para o trabalhador, este só terá que selecionar na lista que aparecerá após clicar em assinar e selecionar o seu certificado digital associado. Tão simples como isso!

“Muitas vezes precisamos assinar do departamento de recursos humanos os mesmos documentos que já foram previamente revisados e que se repetem continuamente. Passamos o dia a assinar documentos padrão em loop”.🔄

Acho que temos a solução perfeita, a assinatura automática. Permite que determinados documentos aos quais se aplica esta tipologia sejam assinados automaticamente com um certificado digital ou selo de empresa e dirigidos directamente aos trabalhadores.

 Esquece-te de assinar um a um todos os documentos que envias aos teus trabalhadores e, em vez disso, cria um processo de assinatura configurado com a assinatura automática e o documento sairá assinado digitalmente com seu selo de empresa direto à bandeja de entrada do trabalhador.

As funcionalidades mais úteis da nossa solução de assinatura de recursos humanos

Já vimos algumas das nossas tipologias de assinatura que certamente te serão úteis no teu dia-a-dia no departamento de recursos humanos. Mas agora vem a melhor parte. Temos à tua disposição várias funcionalidades específicas que tornarão ainda mais fácil a gestão no departamento de RH da tua empresa.

👉Envio em massa

Precisas enviar em massa algum documento para todos os teus empregados? 

Então a funcionalidade de envio em massa da Docuten é ideal. Em vez de te encontrares a enviar 665652365 emails a cada um dos teus empregados com o modelo 145, o que achas de um simples clique? Cada funcionário receberá o seu modelo 145 com os seus próprios dados num documento editável, que poderá modificar e devolver assinado. 

Os processos de assinatura independentes serão criados automaticamente, permitindo-lhe acompanhar cada signatário individualmente. O que achas?

👉Pesquisa avançada

É difícil para ti mergulhar nos teus arquivos e pastas cada vez que precisas de um documento de um trabalhador?

Lógico. Muitas vezes precisamos de um determinado documento e se faz um mundo encontrá-lo entre os milhares de arquivos que temos armazenados no departamento. 

Isto termina com a Docuten. Toda a documentação estará guardada na nossa plataforma durante um mínimo de 5 anos. Podes descarregar nas tuas próprias pastas o tempo todo.

Podes acessar facilmente através da nossa plataforma graças à funcionalidade de pesquisa avançada. Desta forma, incluindo o nome da pessoa, a data de assinatura, o teu email ou qualquer dado identificativo, localizarás em questão de segundos.

👉Diferentes roles de assinatura 

Por vezes, é necessário que o departamento jurídico valide o documento antes de o enviar ao trabalhador? Ou o gerente quer ter uma cópia do documento assinado por empresa e trabalhador?

Para isso dispomos de diferentes funções de assinatura que pode configurar no mesmo processo.

 Os signatários, que assinam o documento; os aprovadores ou validadores, que dão o sinal verde para que o processo de assinatura continue; ou o papel em cópia, que recebe uma cópia do documento finalizado.

👉Plataforma multi-idioma

Tens trabalhadores noutros países e queres enviar-lhes a documentação no seu idioma?

Não há problema nenhum. Na Docuten tens a possibilidade de escolher diferentes idiomas de notificação para cada participante de um pedido de assinatura. Pomos à tua disposição os seguintes idiomas: Espanhol, Inglês, Alemão, Francês, Holandês, Italiano, Português, Valenciano e Catalão.

👉Assinatura hierarquizada ou em paralelo

Sobre um mesmo documento assinam várias pessoas e não queres limitar os tempos de assinatura? 

Com a Docuten não precisarás limitar o teu processo de assinatura a um ou outro formato, permitindo que os assinantes assinem ao mesmo tempo ou de forma hierarquizada de acordo com suas necessidades.

👉Envio de documentos com anexos

Queres anexar no mesmo envio a cópia básica e o modelo 145 para evitar dispersão da documentação?

Também não há problema. Temos detectado esta necessidade como básica no departamento de recursos humanos e por isso incorporamos a possibilidade de acrescentar anexos ao documento principal que podem ser configurados para serem assinados ou não pelo trabalhador. 

Tudo no mesmo envelope digital, organizado e pronto para assinar!

👉Avisos programados, datas de validade e programação de envios

Tens problemas para que os trabalhadores assinem os seus documentos? Esquecem-se de que os têm pendentes? 

Para isso, as funcionalidades de lembretes programados e datas de expiração podem ser muito úteis. Com a primeira você poderá configurar notificações periódicas para indicar aos trabalhadores que o documento continua pendente de sua assinatura (e que não se esqueçam!). Além disso, com a segunda, poderá indicar uma data limite para a assinatura do documento, ficando invalidado se exceder esta.

Certamente que também é de grande utilidade a funcionalidade de envios programados que te permitirá ir de férias deixando programado o envio aos teus trabalhadores dos documentos a assinar para o dia que devam ser assinados; ou programar um documento para que chegue ao trabalhador dentro de seu horário laboral evitando incorrer em problemas legais por envios fora de jornada.

A solução ideal para tornar a vida mais fácil no departamento de recursos humanos

Como já pudeste comprovar em Docuten conhecemos muito bem os processos e casuísticas mais típicas que se dão na hora de administrar o departamento de recursos humanos de uma empresa. O nosso propósito é aprender dia a dia dos nossos clientes e melhorar o nosso produto para adequá-lo ao máximo às tuas necessidades.

Se queres que a assinatura de documentação nos RH não seja um inconveniente, mas se torne uma tarefa simples e ágil que facilite a vida dos teus funcionários, a solução de assinatura digital é a ferramenta chave.

Contacta-nos e começa hoje o caminho da digitalização de processos no âmbito dos RH😉.