Tipos de assinatura digital | Qual devo utilizar em cada caso?
Rocío Soto
- Com a Docuten, assine os seus documentos com todas as garantias legais a nível nacional e internacional.
- Cada processo de assinatura pode ser tratado com um diferente tipo de assinatura. Não se deixe convencer de que só é válido um tipo de assinatura.
- Utilize qualquer dispositivo para efetuar assinaturas eletrónicas com o programa de assinatura digital da Docuten.
1. O que é a assinatura digital?
Na Docuten, queremos dar a conhecer os diferentes tipos de assinatura digital, bem como os seus casos de utilização. Para tal, definiremos vários termos básicos e aplicações.
A assinatura digital é um mecanismo criptográfico que permite verificar se um documento assinado digitalmente cumpre os pontos principais a nível legal e regista a validade probatória da assinatura:
- Deve ser capaz de identificar o signatário de forma inequívoca.
- Deve poder garantir que o documento assinado é o original, indubitavelmente e sem possibilidade de ser alterado após a sua assinatura.
A Docuten é reconhecida como uma Prestadora Qualificada de Serviços de Confiança (QTSP), em conformidade com o Regulamento (UE) n.º 910/2014 relativo à identificação eletrónica e aos serviços de confiança para transações eletrónicas (eIDAS).
Enquanto Prestadora Qualificada de Serviços de Confiança, definimos os mecanismos necessários para garantir a segurança das comunicações e a recolha de todas as provas de todas as etapas do processo.
A solução da assinatura digital provou ser segura, fiável e muito mais rápida do que o processo tradicional com caneta e papel. Possuir um programa de assinatura digital simplifica a digitalização dos processos da sua empresa.
2. Quais as vantagens de utilizar a assinatura digital?
A digitalização de processos, mais especificamente, a utilização da assinatura digital nas empresas, apresenta muitas vantagens. Os programas de assinatura digital revelaram-se muito úteis na simplificação de operações numa empresa, aumentando a rentabilidade e melhorando os fluxos de trabalho.
A assinatura digital não deixa nada a desejar à assinatura manuscrita que todos conhecemos e, de facto, é legítimo dizer que apresenta vantagens sobre o modelo de assinatura tradicional:
- Economia de custos: elimina todos os processos administrativos manuais e evita despesas desnecessárias com materiais, viagens, armazenamento de documentação…
- Poupança de tempo e erros: diminui os erros do dia-a-dia e elimina tarefas cansativas e demoradas que exigem um elevado investimento do tempo dos seus funcionários.
- Legalidade: como demonstrado anteriormente, a Docuten fornece o apoio legal necessário e cumpre com todas as normas que afetam as assinaturas digitais.
- Armazenamento: todos os documentos são armazenados na nuvem, para que possa aceder a todos os ficheiros com apenas um clique, o que lhe permite poupar muito tempo no seu dia-a-dia e, em caso de inspeção, é muito útil para localizar rapidamente a informação.
- Sustentabilidade: reduz a utilização de papel e os custos com viagens desnecessárias, o que se traduz numa redução das emissões de CO2, 9 kg de madeira e 10 000 litros de água.
Estas são apenas algumas das muitas vantagens proporcionadas pelo nosso programa de assinatura digital. Pode encontrar mais informações sobre as suas funcionalidades aqui.
3. Quais são os tipos de assinatura digital da Docuten?
O Regulamento (UE) n.º 910/2014 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de julho de 2014, prevê vários tipos de assinatura digital.
Todas as soluções e tipos de assinatura eletrónica proporcionados pela Docuten, uma plataforma de assinatura digital e faturação eletrónica, cumprem com este Regulamento Europeu, eIDAS, bem como com os restantes regulamentos internacionais de assinatura digital. Por este motivo, apresenta-se como uma solução segura, legal e fácil de utilizar.
A assinatura simples, a assinatura eletrónica avançada, a assinatura automática e a assinatura qualificada são os tipos de assinatura reconhecidos pela União Europeia, constituindo também as soluções que disponibilizamos na Docuten para a digitalização empresarial das empresas com quem trabalhamos.
Compreenda todos os tipos de assinatura
Assinatura simples
dados em formato eletrónico que se ligam ou estão logicamente associados a outros dados em formato eletrónico e que sejam utilizados pelo signatário para assinar.
É uma solução fácil e rápida. Contudo a sua validade legal não está assegurada, uma vez que não permite identificar o utilizador de forma inequívoca. Recomendamos a sua utilização em validações/aprovações internas de documentos enviados para assinatura, como se reflete no documento de prova.
Ou seja, documentos com pouco risco legal, como a validação dos dias de férias de um funcionário.
Assinatura eletrónica avançada
De acordo com o Artigo 26.º, a assinatura eletrónica avançada cumpre os seguintes requisitos:
- “estar exclusivamente ligada ao signatário;
- permitir a identificação do signatário;
- ter sido criada através dos dados de criação da assinatura eletrónica que o signatário pode utilizar, com um elevado nível de confiança, sob o seu controlo exclusivo, e
- estar ligado aos dados assinados pela mesma, de modo que qualquer modificação subsequente dos dados seja detetável”.
Em suma, a assinatura eletrónica avançada assegura a verificação da identidade e a integração dos dados assinados. Além disso, constitui uma prova legal admissível como prova em tribunal.
A Docuten conta com dois tipos de assinatura eletrónica avançada. Ambas cumprem com os requisitos legais estabelecidos pelo Artigo 26º:
Assinatura biométrica
A assinatura biométrica é uma solução que permite assinar documentos à mão através de um dispositivo móvel (tablet, smartphone) e com total validade legal.
Este tipo de assinatura pode ser realizado:
- Através da aplicação móvel da Docuten, disponível para Android, iOS e Windows
- Através do site da Docuten.
A assinatura biométrica possui todas as garantias legais:
- Como é assegurada a inalterabilidade? É enviado o documento assinado com as informações biométricas encriptadas no próprio documento, o que garante a sua inalterabilidade devido à impossibilidade de a modificar após a assinatura.
- Como é garantida a validade da assinatura? A validade é fornecida ao armazenar os traços biométricos de assinatura em segurança no documento assinado: velocidade X, velocidade Y, aceleração X, aceleração Y, acelerações angulares, variação de pressão, pseudopressão, número de traços, duração dos traços, etc.
Para além desta informação biométrica, o dispositivo armazena também a data e a hora em que a assinatura foi realizada, bem como os dados adicionais do dispositivo utilizado.
A Docuten também possui uma ferramenta de verificação forense que pode ser utilizada por um perito em caligrafia em caso de qualquer disputa legal.
O maior caso de utilização deste tipo de assinatura verifica-se quando o proprietário do documento requer a assinatura do documento num dispositivo controlado e presencialmente, por exemplo, numa força de vendas.
Assinatura com OTP (One-Time-Password)
A assinatura com OTP (One-Time-Password) é uma assinatura digital realizada através do envio de um código OTP único ao signatário, válido por um período limitado, via SMS ou e-mail.
A sua utilização proporciona uma série de vantagens:
- Cumpre com todos os requisitos legais estabelecidos.
- Em termos de usabilidade, a assinatura com OTP é uma das mais simples de implementar.
- Permite utilizar a assinatura com OTP a partir de qualquer dispositivo (web, móvel ou tablet) sem a necessidade de instalar a aplicação móvel.
- Não exige um certificado para ser instalado no seu dispositivo.
Este tipo de assinatura digital é uma das mais utilizadas pelos nossos clientes para a assinatura de, por exemplo, documentos de natureza laboral. Em particular, uma das situações mais frequentes é a sua utilização sob a dispersão geográfica dos seus funcionários, uma vez que a assinatura com OTP é bastante eficiente.
Estas assinaturas são criadas utilizando dados para a criação de uma assinatura eletrónica que o signatário pode, com um elevado nível de confiança, utilizar sob o seu controlo exclusivo, estando, por isso, associada de modo único ao signatário, permitindo identificá-lo.
Sendo assinaturas avançadas o valor probatório do documento onde forem apostas será apreciado livremente pelo Tribunal, exceto se as partes estipularem um valor probatório mais elevado. Contudo, dadas as especificidades técnicas que esta assinatura assume, as mesma confere um nível de segurança elevado.
Sem prejuízo do supra, é importante notar que tanto a assinatura One Time Password, como a assinatura biométrica, se forem criadas por um dispositivo qualificado de criação de assinaturas eletrónicas e que se baseie num certificado qualificado de assinatura eletrónica, passam a ser assinaturas eletrónicas qualificadas e consequentemente, os documentos nos quais são apostas passam a ter força probatória plena.
Assinatura automática
A assinatura automática é realizada de forma instantânea, sem a intervenção de uma pessoa física no momento da assinatura. Ou seja, realiza-se automaticamente sempre que se optar pela utilização da mesma e sem notificar o signatário que indicou este tipo de assinatura.
Esta funcionalidade é especialmente útil para empresas com um elevado volume de documentação para assinar, tanto pela própria empresa como por outros signatários. Por exemplo, o departamento de RH pode assinar automaticamente um contrato em nome da empresa através de um certificado digital que identifique a empresa.
Assinatura eletrónica qualificada
Uma assinatura eletrónica avançada criada por um dispositivo qualificado de criação de assinaturas eletrónicas e que se baseia num certificado qualificado de assinatura eletrónica. Deve referir-se inequivocamente a uma só pessoa singular ou representante da pessoa coletiva e ao documento ao qual é aposta.
Qual a força probatória de uma assinatura eletrónica?
Nos termos do artigo 25.o, n.o 2, do Regulamento eIDAS e do artigo 3.o, do Regime Aplicável à Identificação e aos Documentos Eletrónicos, somente a assinatura eletrónica qualificada tem o efeito legal equivalente ao de uma assinatura manuscrita.
Assim, o documento eletrónico com assinatura eletrónica qualificada faz prova plena quanto às declarações atribuídas ao seu autor, nos termos do artigo 376.o do Código Civil, quando i) lhe seja aposta uma assinatura digital certificada por uma entidade credenciada e ii) o seu conteúdo seja suscetível de representação como declaração escrita, satisfazendo o requisito legal de forma escrita.
Por outro lado, quando ao documento eletrónico seja aposta uma assinatura digital certificada por uma entidade credenciada, mas este não seja, contudo, suscetível de representação como declaração escrita, terá a força probatória prevista no artigo 368.o, do Código Civil, isto é, faz prova plena dos factos e das coisas que representa, se a parte contra quem os documentos são apresentados não impugnar a sua exatidão.
Em bom rigor, a única modalidade de assinatura eletrónica cuja utilização confere a força probatória de um documento particular assinado, conforme disposto no artigo 376.o do Código Civil, é a assinatura eletrónica qualificada. Esta, quando aposta num documento eletrónico equivale à assinatura autógrafa dos documentos com forma escrita sobre suporte de papel e cria a presunção de que:
- A pessoa que apôs a assinatura eletrónica qualificada é o titular desta ou é representante, com poderes bastantes, da pessoa coletiva em causa;
- A assinatura eletrónica qualificada foi aposta com a intenção de assinar o documento
eletrónico; - O documento eletrónico não sofreu alteração desde que lhe foi aposta a assinatura
eletrónica qualificada.
Contudo, é importante notar que:
- A aposição de assinatura eletrónica qualificada que conste de certificado que esteja
revogado, caducado ou suspenso na data da aposição, ou não respeite as condições
dele constantes, equivale à falta de assinatura, sendo o documento apreciado nos
termos gerais do direito.; - Salvo disposição especial, o valor probatório dos documentos eletrónicos não
associados a serviços de confiança qualificados é apreciado nos termos gerais do
direito.
O mesmo cliente pode utilizar diferentes tipos de assinatura em diferentes processos.
No que toca a documentos com assinaturas simples ou avançadas apostas, o valor probatório destes será livremente apreciado pelo tribunal. No entanto, as partes podem estipular que os documentos assinados com assinatura avançada ou simples tenham valor de documento particular escrito e assinado, mesmo que as assinaturas utilizadas não reúnam os requisitos técnicos para essa classificação.
4. Aplicações da assinatura digital
Uma das ideias mais comuns é que a assinatura digital de documentos só é rentável para o departamento de RH. O que não pode estar mais longe da realidade. A assinatura digital, à semelhança de muitas outras ferramentas de digitalização, deve estar presente na maioria das áreas de uma empresa para simplificar os seus processos internos.
A nossa experiência fala por si: muitos dos nossos clientes começam por implementar a ferramenta num dos departamentos, estendendo-a ao longo do tempo a outras áreas da empresa, como resultado do bom desempenho.
5. Exemplos de utilização da assinatura digital
Como posso utilizar a assinatura digital na minha empresa?
De maneira a proporcionar a maior flexibilidade possível, a Docuten permite utilizar diferentes tipos de assinatura para diferentes casos de utilização, dependendo da sua casuística, o que se revela muito benéfico, uma vez que se pode adaptar às necessidades específicas de cada departamento ou processo de assinatura.
A nossa experiência nas diferentes soluções permite-nos aconselhar os nossos clientes a escolher o método de assinatura digital mais adequado.
Um caso de sucesso é o da Global Omnium.
Diferentes tipos de assinatura para diferentes necessidades e departamentos
A Global Omnium registou uma baixa eficiência e um elevado investimento, não só a nível financeiro como também a nível de tempo, na gestão dos seus processos administrativos. De maneira a solucioná-lo, contrataram a solução de assinatura digital da Docuten para abranger na totalidade a assinatura de documentos.
- A Global Omnium utiliza a assinatura com OTP para a assinatura de contratos de trabalho e ordens por parte dos seus clientes, tornando esta tarefa muito mais simples, uma vez que estes estão geograficamente dispersos.
- Para os certificados de construção, considerando necessário garantir maior segurança, utiliza-se a assinatura qualificada com certificado no local.
- Por último, para registar os clientes, utiliza-se a assinatura biométrica, in situ.
Assinatura de contratos comerciais in situ
A Alquiber precisava de simplificar o processo de assinatura de documentos, como contratos de aluguer de veículos, “recebido”, ordens de transferência, etc.
Para tal, implementaram a aplicação de assinatura biométrica. Deste modo, todos os contratos comerciais são assinados através de tablets, in situ, graças à solução da Docuten.
De Espanha ao Dubai em décimos de segundo. Como assinar contratos de trabalho com trabalhadores deslocalizados
A dispersão geográfica dos seus trabalhadores impediu a Kimak (antigo Grupo Caamaño) de cumprir a atual legislação relativa à assinatura de contratos de trabalho.
Precisavam de uma solução urgente. Para tal, implementaram a assinatura digital com OTP para que os seus funcionários pudessem receber e assinar os seus contratos de trabalho de imediato, independentemente do continente ou país em que se encontravam.
*A empresa da Corunha, o Grupo Caamaño, chama-se agora Kimak.
Se quiser conhecer mais casos de sucesso, pode visitar o nosso blogue. Há seguramente uma empresa com uma casuística semelhante à sua, pelo que poderá conhecer a sua experiência em primeira mão.
Se precisar de mais informações sobre o serviço e tipos de assinatura digital, não hesite em contactar-nos. Entraremos em contacto consigo o mais rapidamente possível:
