Em plena transformação tecnológica, a digitalização empresarial acaba de chegar à área administrativa e as empresas estão preparadas para se lançarem e arrancar para a automatização e simplificação dos processos de gestão de documentos.
Não há dúvidas de que a implementação de ferramentas centradas na automatização de processos é uma grande ajuda para os diferentes departamentos de uma empresa, entre eles, o da Prevenção de Riscos Laborais.
Departamento de PRL e assinatura digital de documentos. Uma pequena introdução à gestão de documentação de PRL ✍️
A gestão de documentos é uma parte fundamental e complexa do departamento de PRL. Um elevado número de trabalhadores, a dispersão geográfica das instalações e a casuística das diferentes empresas podem implicar uma demora nos prazos necessários para obter toda a documentação necessária, o que, por sua vez, gera problemas em termos de segurança e legalidade.
Além disso, no que diz respeito à PRL, toda a documentação deve ser armazenada e salvaguardada. Não só porque a norma assim o determina, como também pela necessidade dos responsáveis pela Prevenção e Gestão dos Riscos Laborais acederem, consultarem e reverem todos os dados envolvidos na gestão dos riscos no trabalho.
A implementação da digitalização permite-nos fornecer um apoio mais eficiente aos processos de informação e formação, algo pela qual a equipa responsável por esta área está muito grata.
Quais são os problemas de gestão de documentos enfrentados pelos responsáveis pela PRL? 🤯
Os empresários devem implementar medidas apropriadas à avaliação dos riscos laborais e ao planeamento de medidas preventivas. Este processo implica a gestão de documentos PRL, um processo que pode ser retardado por uma série de fatores:
👉 Dificuldades em obter a documentação atempadamente: o processo decorre entre o momento em que a documentação é criada, assinada, recebida, aprovada e devolvida assinada.
👉 Dispersão geográfica das instalações e dos trabalhadores, o que dificulta e torna o processo de assinatura mais dispendioso.
👉 Um elevado número de funcionários dificulta a assinatura de documentos da forma tradicional. Deixando de lado o desperdício de tempo provocado pelas deslocações, impressões… Deve-se ter em conta que todo o processo é realizado em papel e tudo o que implica: armazenamento e custos decorrentes.
Soa familiar? Continue a ler, não se vai arrepender.
Simplificar todo o processo: que documentação PRL posso assinar com uma solução de assinatura digital? 🤔
Como acabou de ver, o departamento de PRL é o responsável pela segurança e saúde de todos os trabalhadores, devendo, por isso, cumprir com uma série de normas relacionadas com a gestão dos riscos laborais.
No entanto, não basta cumprir com as normas, é necessário justificar a aplicação destas medidas na sua essência. Como? Através da assinatura dos documentos necessários por todas as partes envolvidas nos diferentes processos.
Veja a documentação PRL a assinar dentro deste departamento:
1. Avaliação dos Riscos Laborais
Esta avaliação consiste na análise detalhada de todos os aspetos do trabalho que possam provocar algum dano ao trabalhador. É muito comum que esta análise seja realizada por um auditor externo em colaboração com a empresa e os próprios funcionários.
Obtendo-se, assim, um relatório que contém esta avaliação de risco. Este relatório deve ser assinado quer pela empresa externa, como pela empresa principal.
💡 A utilização da assinatura digital não exige que os representantes de ambas as empresas estejam presentes para assinar esta avaliação, assim como não é necessário investir tempo e dinheiro no seu envio, impressão e armazenamento. A assinatura eletrónica da documentação PRL permite que todas as partes envolvidas possam assinar o documento em qualquer momento e lugar, sendo que a informação é armazenada na nuvem assim que o processo de assinatura esteja concluído.
2. Informar os trabalhadores sobre os riscos da sua atividade profissional
A empresa tem a obrigação de informar todos os trabalhadores sobre os possíveis riscos inerentes à sua atividade laboral, devendo, naturalmente, justificá-los.
Para a sua acreditação, os trabalhadores recebem um dossier com todas as informações relativas aos riscos da atividade profissional, que devem assinar. Sem esta documentação PRL assinada pelo trabalhador, é como se esta transferência de informação nunca tivesse ocorrido, uma vez que não existe qualquer prova da mesma.
💡 As funcionalidades da assinatura digital, tais como o envio massivo e a assinatura automática simplificam todo o processo, diminuindo o tempo de espera e os custos decorrentes.
3. Formação de trabalhadores na área de PRL
Da mesma forma que a empresa é obrigada a fornecer formação na área da PRL, também deve provar que os trabalhadores participaram nessas formações. Como? Através da assinatura de um documento de participação.
A assinatura desta documentação pode demorar por várias razões:
- Um elevado número de trabalhadores pode dificultar a assinatura do documento, bem como a perda do mesmo.
- Em algumas empresas, estas formações são realizadas online devido à dispersão geográfica dos seus funcionários, o que dificulta ainda mais o processo de assinatura.
Mais uma vez, o envio massivo e a assinatura automática são duas funcionalidades interessantes para automatizar este processo.
Note: embora existam elementos em comum, os trabalhadores do escritório e os trabalhadores do setor industrial não receberão a mesma formação.
Exemplos de formações específicas:
- Construção: formações específicas do trabalho em altura.
- Alimentação: formações orientadas para a manipulação de alimentos.
4. Fornecimento de EPIs (no caso do setor industrial)
À semelhança do ponto anterior, a empresa deve fornecer o EPI correspondente aos trabalhadores e acreditá-lo. Porém um trabalhador de escritório não é o mesmo que um trabalhador de fábrica ou um trabalhador industrial.
Continuamos com os mesmos exemplos:
- Construção: arnês para trabalhos em altura; luvas isolantes e de proteção; capacetes para proteção auditiva; máscaras para proteção contra gases, vapores e outras partículas…
- Alimentação: luvas de plástico ou de malha, dependendo do produto a trabalhar; rede para o cabelo; calçado de proteção; viseiras de proteção dos olhos…
💡 Com a nossa solução de assinatura digital de documentos, terá acesso a modelos editáveis de fornecimento de EPIs, nos quais os trabalhadores poderão identificar o material que lhes foi entregue, preencher os seus dados de identificação e assinar o documento. Tanto o trabalhador como o departamento de PRL recebem o documento assinado, que será armazenado na nuvem.
5. Relatório médico
Independentemente da área ou do setor de trabalho da empresa, esta pode realizar um exame médico ao trabalhador, desde que este concorde antecipadamente com o mesmo.
💡 Sendo este o caso, a empresa deve entregar ao trabalhador um documento que deve ser assinado por este, seja para a renúncia ou aceitação do controlo do seu estado de saúde. Tanto para a empresa como para o funcionário, é muito mais fácil e conveniente enviar, receber e assinar o documento através de uma plataforma de assinatura eletrónica.
6. Coordenação das atividades empresariais
A coordenação das atividades empresariais consiste na implementação de medidas para que, quando trabalhadores de duas ou mais empresas coincidam no mesmo local de trabalho, possam cooperar entre si para que esta concorrência de atividades não tenha um impacto na saúde e segurança dos trabalhadores.
Assim sendo, a empresa (A), em cujas instalações estão a trabalhar um ou mais trabalhadores de outra empresa (B), deve solicitar a estes trabalhadores a mesma documentação que exigiria aos seus próprios trabalhadores (contrato assinado e registo na Segurança Social), bem como fornecer toda a formação e material necessário (informação, formação, exame médico e EPIs) no caso da empresa B não o ter feito.
💡 Todos estes documentos comprovativos devem ser assinados pela empresa e pelo funcionário, um processo simplificado graças à utilização do software de gestão de documentos.
Caso estes trabalhadores sejam subcontratados por uma empresa de trabalho temporário (ETT), esta é responsável pela recolha destes documentos.
👉 Se quiser conhecer o caso de utilização de Carmen e Raúl, Responsáveis do Departamento de Prevenção de Riscos Laborais de uma empresa de alimentos, clique aqui.
Vantagens da utilização da assinatura digital no departamento de PRL 🚀
Como já verificou ao longo deste post, a utilização da assinatura eletrónica em materiais de PRL simplifica os processos de assinatura, tornando o departamento mais eficiente e eficaz. De facto, é possível resumir as vantagens da utilização da assinatura digital no aumento da produtividade e competitividade do departamento de PRL, especialmente no caso de se tratar da gestão de um elevado volume de documentos.
Contudo, para o caso da curiosidade bater à sua porta, segue-se uma lista de todas as vantagens da implementação da assinatura eletrónica de documentos no seu departamento de PRL:
- Maior segurança e integridade dos documentos: o conteúdo do documento assinado não pode ser alterado e é garantida a identidade do signatário.
- A confidencialidade e a proteção de dados pessoais são garantidas, o que é importante quando se trata de documentação sensível, como exames médicos.
- Assine quando e onde quiser, o que permite que os seus documentos sejam assinados e regulamentados em tempo útil.
- Rastreabilidade: controla o estado e a evolução do processo de assinatura.
- Centralização dos dados num único sistema de armazenamento, o que facilita a consulta e a filtração da documentação.
- Eliminação do fluxo físico entre os signatários (deslocações, transferências e erros), diminuindo o tempo de recolha de assinaturas ao evitar os tempos de espera desnecessário dos processos manuais.
- Paperless: eliminação do papel, o que implica uma diminuição no armazenamento de dados físicos e redução de custos.
- Melhor experiência para todos os envolvidos.
Requisitos para a assinatura eletrónica 🧐
Em termos gerais, a assinatura electrónica de documentos garante que o documento assinado satisfaz o mesmo nível de confiança que uma assinatura manuscrita em papel. Assegura a identificação do signatário e que os documentos não foram alterados por terceiros.
Se quiser saber mais sobre a segurança e legalidade da nossa solução de assinatura de documento digital, clique aqui.
Ganhe em rapidez, acessibilidade e organização 🔝
A gestão de documentação PRL continua a ser um desafio para muitas empresas. Se a sua é uma delas, estamos à sua disposição para qualquer pergunta ou dúvida que tenha.
O nosso software de assinatura eletrónica integra-se de forma progressiva nos processos internos da sua empresa, de modo que os seus funcionários terão tempo para se adaptar a esta nova forma de trabalhar. Da mesma forma, pode selecionar o tipo ou os tipos de assinatura que melhor se adaptam às suas necessidades.
Acompanhá-lo-emos ao longo de todo o processo, desde as primeiras formações até à análise de utilização da plataforma.
Quer saber mais? Contacte com a nossa equipa, sem compromisso.
