10 aspectos diferenciais da nossa assinatura digital em relação a outras que podes encontrar

Não temos dúvida de que, ao procurar a solução de assinatura digital que melhor se adapta às tuas necessidades, a tarefa é árdua, já que existem múltiplos fornecedores que oferecem este serviço com altos níveis de qualidade.

Após confirmar que o fornecedor cumpre as normas legais necessárias, ou seja, cumprimento do Regulamento eIDAS e reconhecimento como Prestador Qualificado de Serviços de Confiança, Devemos concentrar-nos em encontrar a solução que melhor se adequa ao nosso caso específico de utilização.

Os âmbitos de RH, comercial e PRL são dos que mais demandam a implementação de soluções de assinatura digital, pelo alto volume de documentação gerada e a ineficiência associada dos processos manuais.

Vamos empregar estas áreas da empresa para explicar as principais diferenças de nossa assinatura digital em relação a outras que podes encontrar no mercado.

Se está a procurar uma solução de assinatura, continua a ler.🤓

Por que é que a nossa assinatura digital é especificamente útil para a gestão administrativa da tua empresa

Tal como referimos, existem no mercado múltiplas soluções de assinatura electrónica de documentos e pode ser difícil decidir por uma. Ao fazê-lo, e depois de passar o filtro de normas legais mínimas, devemos pensar nas nossas necessidades específicas.

Dado o volume de documentação gerado em âmbitos como o de RH ou o comercial, a dispersão geográfica dos trabalhadores e clientes, as exigências legais quanto a tempos… será necessário analisar muito bem as funcionalidades que nos oferece o fornecedor escolhido. 

Na Docuten nos adaptamos 100% às necessidades exigidas nos principais setores de atividade e departamentos empresariais. Esta adaptabilidade vem de mãos dadas com a experiência que nossos clientes nos oferecem, pertencentes a setores tão díspares como fashion retail, construção ou industrial. Trabalhar com eles nos permitiu conhecer seus principais problemas e ir adaptando nossa solução de assinatura ao máximo aos mesmos. 

Abaixo, vamos contar-te alguns dos nossos sinais diferenciais que, se estiveres a procurar um fornecedor completo de assinatura digital, vais adorar😍.

1. ⚖ Elevados padrões legais  

Em Docuten, uma das nossas maiores preocupações é cumprir altos padrões legais.

Todos os nossos tipos de assinaturas estão abrangidos pelo Regulamento (UE) n.º 910 / 2014 relativo à identificação eletrónica e aos serviços de confiança para as transações eletrónicas (eIDAS). Trata-se de uma das legislações mais restritivas do mundo. 

Isto significa que com o Docuten podes operar globalmente com cobertura legal total (salvo exceções). Se a tua empresa opera em outros países, podes usar nossa assinatura eletrónica de documentos com todas as garantias legais.

Além disso, contamos com a certificação ISO/ IEC19794-7:2014, que contém uma série de especificações sobre a definição dos formatos dos dados das diferentes técnicas biométricas. A nossa assinatura biométrica é válida e legal de acordo com a mesma.

Por último, após ter passado com êxito na auditoria externa (realizada pela entidade certificadora EQA), a nossa companhia dispõe de um Sistema de Gestão de Segurança da Informação certificado de acordo com a norma UNE-ISO/IEC 27001:2014.

Ainda tens dúvidas sobre a legalidade da nossa assinatura digital?👇

2. Prestador Qualificado de Serviços de Confiança 

Na Docuten, obtivemos a certificação de prestador qualificado de serviços de confiança, em conformidade com o Regulamento (UE) n.º 910/2014 relativo à identificação eletrónica e aos serviços de confiança para as transações eletrónicas (Regulamento eIDAS). Desta forma, a Docuten garante com o maior reconhecimento a nível europeu o seu serviço de assinatura digital.

Reafirmamos assim nosso compromisso contínuo com os mais altos padrões de segurança e legalidade.

3. ✒Todas as tipologias de assinatura digital (simples, OTP, com certificados, biométrica) 

O regulamento eIDAS faz referência a várias tipologias de assinatura que se classificam segundo seus níveis de segurança em várias categorias: assinatura eletrónica simples, avançada e qualificada.

Na Docuten pomos à sua disposição todas estas tipologias de assinatura tratando de adaptar-nos com elas aos diversos casos de uso que possam ter nossos clientes.

Ao escolher o tipo de assinatura digital que melhor se adequa ao caso concreto, deveremos encontrar um equilíbrio entre segurança e usabilidade. Nós propomos as seguintes tipologias para cada caso de uso:

• Assinatura simples: recomendamos esta tipologia para casos de uso em que apenas seja necessário dar a aprovação sobre um documento ou uma cláusula específica.
• Assinatura avançada – assinatura OTP: recomendamos esta tipologia para casuísticas à distância, já que é uma assinatura simples que lhe permitirá deixar assinados contratos de trabalho ou ofertas com clientes em questão de segundos.
• Assinatura avançada – assinatura biométrica: esta tipologia de assinatura é ideal para casuísticas presenciais nas quais necessitas recolher a assinatura de uma pessoa no mesmo momento que visualiza o documento; ou para casuísticas à distância se o signatário dispõe de um dispositivo tátil. Só é necessário este dispositivo (tablet, smartphone…) para poder recolher o traço biométrico que o signatário efetua sobre o documento.
• Assinatura qualificada- assinatura com certificado qualificado: esta tipologia é a que oferece maiores níveis de segurança ao empregar um certificado qualificado mediante um dispositivo seguro de criação de assinatura. Aconselhamo-la para contratos e documentos que sejam particularmente sensíveis, por exemplo, contratos comerciais (assinatura de estatutos, contratos com fornecedores, fusões, cessões, aquisições empresariais, etc.).

Es relevante hacer especial hincapié en que, en la firma biométrica, Docuten recoge los trazos biométricos que la persona efectúa sobre la pantalla táctil. Son estos trazos los que, en caso de litigio, permiten identificar al firmante con arreglo a la norma ISO/IEC 19794-7:2014.

Por tanto, sino se recogen estos trazos la firma que aparece reflejada en el documento es un mero dibujo carente de valor legal.

4. Funcionalidades avançadas especificamente úteis 

Uma das chaves na hora de escolher o fornecedor que melhor se ajusta a nossa casuística, é analisar as funcionalidades adicionais que oferta dentro de seu serviço de assinatura.

Algumas das que consideramos fundamentais são as seguintes:

👉 Possibilidade de envio em massa:

Claro que todos os anos tens que assinar documentos idênticos com todos os teus funcionários de forma personalizada enviando-os para assinar um a um, por exemplo, o modelo 145.

O que achas de enviar em massa para os teus funcionários este documento com os dados editáveis para assinatura?

👉 Assinatura sequencial e paralela:

Não limites o teu processo de assinatura a um ou outro formato, permite aos assinantes assinar ao mesmo tempo ou de maneira hierarquizada de acordo com as tuas necessidades.

👉 Formulários PDF com campos editáveis:

Poderás enviar, se assim o solicitares, os documentos que necessitas aos teus clientes ou trabalhadores de maneira editável. Assim, estes poderão editar o documento PDF Form antes de assiná-lo e enviá-lo de volta, de maneira simples e rápida.

👉 Possibilidade de adicionar anexos:

Através da plataforma poderá enviar para assinar, por exemplo, um contrato de trabalho com anexos. Desta forma, o trabalhador poderá assinar confortavelmente todo o conjunto de documentos (o principal e os anexos) com uma única assinatura.

Além disso, poderás indicar se desejas que alguns dos documentos anexos do processo sejam assinados ou não; ou ainda restringir a visibilidade de algum deles a certos participantes do processo de assinatura.

👉 Diferentes roles de assinatura:

Em um processo de assinatura poderás designar diferentes roles em função do perfil dos participantes. Os signatários, que assinam o documento; os aprovadores ou validadores, que dão o sinal verde para que o processo de assinatura continue; ou o papel em cópia, que recebe uma cópia do documento finalizado.

👉 Configuração da visibilidade dos documentos:

Permite restringir a visibilidade de determinados documentos incluídos num mesmo processo a determinados participantes. Exemplo: uma documentação sensível que o empregado e a empresa devem ver, mas o representante dos trabalhadores não.

👉 Assinatura automática:

É feito instantaneamente, sem a intervenção de uma pessoa singular no momento da assinatura. Isso é muito útil para o caso de documentos padrão que precisam ser assinados pelo departamento de RH.

👉 Fast templates:

A sua função principal é a possibilidade de dispor de um documento tipo, um modelo sempre disponível para ser assinado na pasta “Pendentes de assinatura”.

Isto será muito prático se precisares de um mesmo modelo em múltiplas ocasiões, como ofertas ou contratos comerciais para assinar in situ com clientes.

👉 Anotação em documentos:

Permite fazer anotações ou observações no próprio documento PDF antes da sua assinatura, já que os documentos não podem ser alterados uma vez assinados.

Muito útil no sector do renting na hora de entregar assinado a parte de entrega do veículo fazendo constar os danos que este possa ter.

5. Outros aspectos diferenciadores 

Além das funcionalidades avançadas anteriores na Docuten, temos mais algumas peculiaridades que podem ser interessantes para ti. 

Por um lado, quando terminar um processo de assinatura com o Docuten, o documento final aparecerá assinado por todos os participantes, sendo estas múltiplas assinaturas visíveis e digitais. Isto é importante porque, em muitos casos, encontrarão no mercado soluções que apenas recolhem uma assinatura em “representação” de todos os participantes e, além disso, as mesmas são meras imagens.

Por outro lado, na nossa plataforma poderás iniciar um processo de assinatura sobre um documento que já tenha sido assinado previamente, o que é muito útil e evita criar documentos desde o zero que já foram assinados.

6. 👨‍💻 Múltiplas possibilidades de integração 

Na hora de operar connosco, colocamos à tua disposição várias possibilidades de integração.

Entre elas, dispomos da nossa própria API, bem como de uma equipa de desenvolvimento e IT própria.

O que quer isto dizer?

Que estamos em processo de melhoria constante de nosso produto e temos o compromisso de adaptá-lo de forma evolutiva às necessidades mutáveis de nossos clientes.

Os nossos serviços de assinatura e fatura estão integrados com os principais softwares do mercado (SAGE, Oracle, Labor, Meta4 ou Grupo Castilla). Também temos módulos desenvolvidos para SAP ou Microsoft Dynamics.

Isso torna o trabalho connosco mais confortável, pois não terás que mudar os teus sistemas e processos de trabalho, nem embarcar em infinitos processos de integração, mas adaptamo-nos às tuas necessidades e acompanhamos-te no processo.

7. 🌎Plataforma multi-idioma 

Não queremos que a língua seja uma barreira, mas sim que a pluralidade linguística se torne um valor fundamental.

Tens clientes ou fornecedores em outros países? Contas com filiais em outras partes do mundo? Não te preocupes, podes configurar as notificações da nossa plataforma de forma personalizada para que todas as comunicações que fizeres com pessoas em outras partes do mundo sejam feitas no seu idioma.

A nossa plataforma encontra-se atualmente nos seguintes idiomas de notificação: holandês, italiano e francês, inglês, valenciano, catalão, português, espanhol e alemão.

8. 🕵‍♀️Ferramenta de peritagem de assinaturas biométricas

Se tens uma preocupação especial com a legalidade, esta ferramenta vai interessar-te. Graças à nossa ferramenta de verificação forense, concedemos uma segurança extra aos nossos clientes.

Em caso de litígio, esta ferramenta permitirá a um perito calígrafo comparar uma assinatura biomérica efetuada com Docuten e analisar sua autoria. Para isso, ser-nos-á solicitado como Prestadores Qualificados decifrar a informação biométrica contida na assinatura para proceder ao seu tratamento e análise.

Com esta ferramenta, não restarão dúvidas de quem fez a assinatura sobre um determinado documento. A tecnologia é transparente!

9. 🙋‍♀️A figura do Customer Success Manager e o nosso serviço de atenção ao cliente

Outra das nossas obsessões é cuidar dos nossos clientes para que desfrutem do caminho e não se queiram ir e, se o fizerem, que guardem a lembrança de uma empresa comprometida.

É por isso que oferecemos um serviço de atendimento ao cliente de tu a tu, através de email ou via telefónica. Queremos entender os problemas que vão surgindo no dia a dia porque isto, não só fará com que continuem a confiar em nós, mas também nos servirá de base para efetuar melhorias no nosso produto.

Seguindo esta linha de compromisso com a comunicação fluida com nossos clientes, dispomos da figura do Customer Success Manager para projetos de grande envergadura. Uma pessoa da nossa equipa que será atribuída ao teu projeto (se decidires trabalhar connosco) e irá acompanhar-te em todo o processo de implementação e onboarding, bem como com o teu ciclo de vida como cliente enviando-lhe Reportes e casos de uso, sugestões para melhorar o uso da ferramenta e, em suma, tentando maximizar a tua satisfação na experiência Docuten.

10. Grande experiência em múltiplos setores

Acreditamos que a experiência não se consegue sem ouvir os verdadeiros protagonistas. Não vale a pena ter um bom produto se não o adaptares às necessidades reais dos teus clientes. 

A nossa ampliação do portfólio de clientes permitiu-nos obter essa experiência necessária para nos tornarmos especialistas na digitalização de processos de múltiplos setores como: Fashion Retail, Industrial, Construção ou Facilty services.

Docuten é a solução que resolve as tuas necessidades

Como podes ver, Docuten é uma solução de assinatura digital completa que conta com alguns aspectos diferenciadores que são especificamente relevantes na hora de se dispor a buscar um fornecedor que possa cobrir todas as necessidades dos diversos departamentos de uma empresa: RH, negócios, finanças, administração…

As vantagens da assinatura electrónica de documentos são evidentes para os departamentos que têm processos manuais, pois permite que a operação diária destes sejam mais eficientes e se evitem perdas de tempo desnecessárias em tarefas tediosas que não trazem valor. 

Contacta-nos e começa hoje o caminho da digitalização administrativa.