Criado por Pamela Casahuaman
Se há uma área na empresa onde se gera e administra um elevado volume de documentos, essa área é o Departamento de Recursos Humanos.
Perante isto, é evidente que a gestão manual deste volume de documentos resulta no desperdício de tempo numa tarefa que não acrescenta valor real.
No entanto, graças às oportunidades oferecidas pela tecnologia na digitalização de processos dos Recursos Humanos, há inúmeras soluções digitais que trazem benefícios de grande valor económico, social e ambiental.
Uma das tecnologias básicas para a digitalização de processos do dia-a-dia dos Recursos Humanos é a assinatura digital, façamos um resumo:
O que é a assinatura digital?
Uma assinatura digital é um mecanismo criptográfico que, quando aplicado a um documento eletrónico, permite ao destinatário identificar o signatário de forma inequívoca.
Desta forma, é possível ter a certeza de que o documento é o original e que não sofreu qualquer adulteração ou alteração desde que foi assinado.
Até agora tudo entendido, certo? No entanto, nada melhor do que ver em prática
Algumas questões que a assinatura digital resolve no ciclo de vida do trabalhador
Desde o momento em que o funcionário inicia a sua relação laboral com a empresa e enquanto permanecer na empresa, o Departamento de Recursos Humanos deve enviar-lhe um elevado número de documentos para assinar.
A eficiência do processo e o prazo está dependerá muito de se o departamento conta com uma solução de assinatura digital para as empresas.
👉🏻 O primeiro passo: o Recruiting Process
❌ Problema
O processo de contratação começa com pré-entrevistas claras e termina com a assinatura do contrato.
A gestão e assinatura destes documentos, caso seja realizada da forma tradicional, implica um elevado investimento de tempo e dinheiro por parte dos responsáveis dos Recursos Humanos.
Além disso, em alguns casos, o investimento de tempo também deve ser empreendido pelos futuros trabalhadores que terão de se deslocar para assinar o contrato.
Esta situação resulta muitas vezes em complicações para as empresas, em consequência da deslocalização das suas instalações de trabalho.
✅ Solução
A nossa solução de assinatura eletrónica pode ser um grande aliado para resolver todos os problemas associados à gestão manual dos processos de contratação do Departamento de Recursos Humanos de uma empresa. Esta solução permite que o contrato seja assinado à distância, quando e onde o trabalhador desejar.
Uma vez concluído o processo de assinatura, são automaticamente indexados na plataforma, o que lhe permite ter todos os documentos disponíveis num único local, eliminando, assim, a necessidade de espaço físico de armazenamento.
Para este processo de assinatura digital de contratos de trabalho, recomendamos a utilização de modelos em PDF editáveis, disponíveis na nuvem da Docuten e acessíveis a todos os funcionários do departamento que enviam contratos para assinar.
Com a possibilidade dos futuros trabalhadores receberem os formulários com os campos [nome, NIF e número de telefone] protegidos para evitar erros de digitação.
Além disso, a plataforma permite que o criador do processo de assinatura estabeleça os campos de preenchimento obrigatórios e o tipo de dados a introduzir (data, texto, código postal, IBAN e outros).
Por outro lado, a nossa solução de assinatura digital proporciona diferentes tipos de assinatura.
Com base na nossa experiência, nestes casos, a opção mais recomendada, dada a sua simplicidade e adaptabilidade, é a assinatura com OTP (One-Time-Password), classificado como assinatura avançada entre os tipos de assinatura eletrónica. Com este tipo de assinatura, pode assinar os seus documentos online, sem necessidade de se deslocar.
👉🏻 O segundo passo: During Onboarding
Após a contratação de um novo funcionário, executam-se inúmeras tarefas relacionadas com a assinatura de diferentes tipos de documentação: assinatura de folhas de vencimento, alterações do horário de trabalho, aumentos salariais, licenças por doença e/ou ausência, acordo de férias, modelo 145, etc.
É necessário que estes documentos sejam assinados por ambas as partes (funcionário e empregador) de uma forma rápida e legal.
Para continuar com o estudo de caso, consideraremos o processo seguido pelo departamento de Recursos Humanos da empresa para a gestão da assinatura do modelo 145 e do acordo de férias.
Modelo 145
❌ Problema
Atualmente, no início de cada ano, a empresa envia estes documentos a todos os funcionários.
Esta situação apresenta inconvenientes desde a preparação dos documentos até à sua receção, dado que exige muita atenção e tempo de gestão.
Esta deve-se ao volume de documentos enviados para assinar e à distribuição geográfica da maioria dos trabalhadores que estão espalhados por diferentes países da UE.
✅ Solução
Este tipo de documento é enviado a um elevado número de trabalhadores e a nossa solução de assinatura permitiria que esta tarefa fosse realizada em poucos minutos.
A plataforma de assinatura da Docuten conta com o “envio massivo a partir de um ficheiro CSV” que lhe permite enviar o mesmo documento a diferentes destinatários, considerando-os como processos independentes, para que não tenha de criar um por cada envio.
Conseguiu perceber? É mesmo simples!
Acordo de férias
❌ Problema
A política da empresa para a distribuição dos 29 dias de férias de cada trabalhador segue protocolos padrão.
Ou seja, se as férias tiverem sido aceites, o acordo de férias é enviado por e-mail ao trabalhador.
Este deve ser aprovado, em primeira instância, pelo diretor do departamento (jurídico, financeiro…), em segunda posição, deve ser assinado pelo CEO da empresa e, por último, pelo trabalhador.
✅ Solução
Tendo em conta esta situação, seria aconselhável utilizar a funcionalidade de “assinatura sequencial”, que, como o próprio nome indica, permite que o documento seja assinado por ordem de prioridade.
O gráfico abaixo mostra um processo de assinatura sequencial envolvendo os três signatários com diferentes papéis (o signatário e o aprovador).
O terceiro signatário (o trabalhador) poderá assinar assim que o CEO da empresa tenha completado a sua assinatura. O papel do primeiro signatário é aprovar o documento.
👉🏻 Fim da relação: Offboarding
O fim de uma relação laboral implica uma série de ações também geridas pelo departamento de Recursos Humanos.
Estas incluem a elaboração do documento de notificação da cessação da relação laboral (notificação de despedimento, notificação do termo do contrato ou notificação da cessação voluntária), a liquidação ou o documento de entrega de equipamento/material de trabalho.
Entrega de equipamento/material de trabalho
❌ Problema
A entrega de equipamento/material de trabalho é, normalmente, realizada por correio ou pessoalmente, ficando concluída após a assinatura de um documento em que as partes concordam com o que foi entregue. O documento é recolhido e arquivado no processo de cada trabalhador.
✅ Solução
Recomendamos que utilize a funcionalidade Fast Templates, uma capacidade adicional que pode ser ativada e configurada para cada Modelo PDF guardado em Docuten. Desta forma, terá sempre à sua disposição este modelo, para utilizar de acordo com as necessidades contratuais, como no caso acima mencionado.
Uma vez emitido, o responsável pelo início do processo de assinatura pode decidir o tipo de assinatura que o recetor deve utilizar. Com base na nossa experiência, caso a assinatura seja realizada presencialmente, a assinatura biométrica é a mais apropriada. Caso a assinatura seja realizada à distância, como em casos anteriores, a assinatura OTP é a mais recomendável.
Até agora tudo entendido. Quais as vantagens de uma solução de assinatura digital completa?
Em primeiro lugar, termina com os longos períodos de espera para a assinatura de contratos.
Além disso, conta com total validade legal, uma vez que é aprovada pelo regulamento eIDAS (que regula as assinaturas eletrónicas na UE).
Por outro lado, durante o processo de assinatura é possível recolher um documento de prova, que permite saber em qualquer momento de que forma, quando e onde o documento foi assinado. Isto não ocorre quando se envia um documento para assinar por e-mail, uma vez que podem passar semanas ou, até mesmo, meses sem que se obtenha notícias.
Além disso, a sua adoção põe fim aos elevados custos de impressão e transporte, dada a sua simplicidade no envio de um documento “numa questão de cliques”.
Ao mesmo tempo, permite aos trabalhadores investir o seu tempo em tarefas que acrescentam valor à empresa, o que se reflete positivamente na sua motivação pessoal.
Por último, mas não menos importante, a assinatura digital representa um estímulo para melhorar o compromisso com o meio ambiente.
Uma vez que elimina completamente a impressão massiva de papel e põe fim às emissões de gases com efeito de estufa. Voilá! Como pôde verificar, graças à digitalização dos processos de recursos humanos e, tomando como exemplo o software de assinatura digital da Docuten, é possível resolver todas as deficiências e problemas que as empresas deste departamento apresentam, aumentando a produtividade e a eficiência.
