Perguntas frequentes

A receção de faturas eletrónicas da Docuten permite-te receber, através de uma única plataforma e por diferentes meios, as diferentes faturas eletrónicas emitidas pelos teus fornecedores. Eliminar toda a papelada, poupar tempo na gestão manual dos dados nos seus sistemas e gerir as suas faturas de uma forma fácil e simples.

Um workflow de aprovação consiste em estabelecer uma cadeia de participantes, normalmente trabalhadores internos da empresa, para que, dependendo da ordem de prioridade que se lhes estabeleça, sejam os responsáveis por validar ou invalidar as faturas recebidas de um fornecedor.   Estes workflows de aprovação serão desencadeados em função das regras de negócio preestabelecidas pela empresa.

Aqui veremos como funcionam as alterações de estado para as faturas enviadas em pdf e as enviadas através do Portal do Fornecedor.

Finalmente, mencionaremos o que acontece com as notificações de estado no caso de integrar o Docuten com o seu ERP.

Docuten permite-lhe registar diferentes estados na receção das suas faturas, entre os mais usados estariam: aceite, recebida, pendente de aprovação, em gestão, paga, etc. 

No entanto, note-se que na sua qualidade de cliente não verá os mesmos estados que os que podem receber ou visualizar os seus fornecedores. Além disso, essas notificações de estados também vão depender do canal pelo qual te enviam as faturas dos seus fornecedores.

As notificações mais frequentes correspondem aos estados: aceite, recebida, recusada, paga e processada. No entanto, mencionamos algumas notificações adicionais, para o caso de não termos sido suficientes. 
Se decidires integrar o teu ERP com a Docuten, poderás configurar o envio das notificações para que os teus fornecedores recebam uma notificação por cada mudança de estado das faturas.  Além disso, se for o caso, podes configurar (Ad hoc) o teu sistema para que o fornecedor receba uma notificação das mudanças de estado que mais lhe interesse.

O leitor OCR (Optical Character Recognition) é uma tecnologia que te permite converter os teus arquivos PDF ou imagens, em formato digital com dados editáveis. 

O uso desta tecnologia permitirá o reconhecimento de caracteres de qualquer tipo de documentos como faturas e guias para indexar a informação nos teus sistemas internos.

O que se procura com esta tecnologia é a automatização de processos administrativos que tiram muito tempo aos teus trabalhadores, assim como ter um maior controlo dos teus dados e da rastreabilidade dos mesmos.

Se atualmente tens um software empresarial de tipo ERP, CRM ou qualquer outro, a Docuten oferece-lhe a possibilidade de integrar a emissão ou receção das tuas faturas com o teu sistema atual.

Todos sabemos como é aborrecido gerir as faturas que recebemos dos nossos fornecedores, por isso, quanto mais automatizados forem os nossos processos, melhor!

Docuten, dá-te a possibilidade de estabelecer checks automáticos para que quando recebas as faturas dos teus fornecedores e estas NÃO cumpram certos parâmetros estas se invalidem de forma automática.

Os checks automáticos mais empregados pelos nossos clientes são os seguintes:

Se uma fatura for duplicada, o sistema reconhecê-la-á e devolvê-la-á ao fornecedor indicando-lhe o motivo “rejeitada por ser uma fatura duplicada”.

Se os fornecedores fornecerem documentos que não tenham qualquer relação com as faturas, ou seja, que não sejam a própria fatura, encomendas ou notas de entrega, serão automaticamente recusados, indicando-lhe os motivos.

Poderá indicar aqueles dados que são imprescindíveis para que a fatura seja validada: CIF, razão social, data e número da fatura, número de pedido ou qualquer outra informação identificativa para a tua equipa.

Poderá estabelecer um limite de entrada de faturas, de maneira que, uma vez chegado esse dia, se devolverá ao fornecedor indicando-lhe o motivo.

Com estas validações automáticas consegue-se poupar uma enorme quantidade de tempo, já que lhe permite gerir um grande volume de faturas.

Graças à nossa solução OCR, os teus fornecedores poderão enviar as suas faturas em PDF, anexá-las por e-mail e enviá-las a uma conta Docuten específica para ti.

A tecnologia OCR deve recolher e estruturar as informações das faturas e indexá-las nos teus sistemas.

Neste ponto, se há faturas incomuns que requerem um trabalho mais aprofundado, temos uma equipa dedicada a corrigir e processar manualmente os dados coletados pelo OCR. Desta forma, ajudamos o leitor a aprender para futuras ocasiões.

A tecnologia OCR deve recolher e estruturar as informações das faturas e indexá-las nos seus sistemas.

Neste ponto, se há faturas incomuns que requerem um trabalho mais aprofundado o que fazemos é corrigir os dados coletados pelo OCR e os processamos manualmente. Desta forma, ajudamos o leitor a aprender para futuras ocasiões.

Sim. Docuten conta com módulos de SAP fatura e MS Dynamics (Microsoft fatura eletrónica). 

O que procuramos é que a integração com o teu ERP seja simples e rápida, com a implementação destes módulos asseguramo-nos de que só instalas e configuras as funcionalidades necessárias, sem a necessidade de desenvolver código. 

A integração da recrção eletrónica de faturas SAP pode ocorrer dentro das soluções SAP, R/3, HANA e S/4 HANA. Tudo com menores custos em tempo e dinheiro.

Com a MS Dynamics, a receção electrónica de faturas no mesmo ponto permitirá melhorar a rastreabilidade, o controlo e a operacionalidade dos processos.