Como pode a sua empresa beneficiar da digitalização administrativa?

A transformação digital nas empresas é um processo que requer uma mudança na cultura empresarial, além de  com as ferramentas certas para a digitalização dos processos. Falamos sempre dos benefícios qucontare a assinatura eletrónica para empresas pode trazer para o seu Departamento de Recursos Humanos. No entanto, os programas de assinatura de documentos vão muito além do Departamento de Recursos Humanos, uma vez que todos os departamentos de uma empresa podem beneficiar de uma ferramenta de digitalização como a Docuten, bem como dos tipos de assinatura eletrónica para assinar documentos online.

A assinatura eletrónica permite-lhe, entre muitos outros benefícios, poupar recursos materiais, eliminar a utilização de papel e poupar tempo aos trabalhadores.

Seguem-se alguns casos ou exemplos de assinatura eletrónica que podem surgir nos diferentes departamentos de uma empresa.

Departamento de Recursos Humanos

Nos Recursos Humanos, a gestão de documentos é uma parte inerente ao próprio departamento, uma vez que é este quem se encarrega da assinatura de contratos de trabalho, folhas de vencimento, folhas de despesas, avaliações, baixas, aumentos ou, em geral, qualquer assunto relativo à relação laboral de um trabalhador com uma empresa, desde o início até ao fim da relação laboral.

Este volume de documentos implica um gasto de recursos e de tempo, que poderia ser evitado ou fortemente reduzido com a assinatura eletrónica para as empresas. Assim, os funcionários dos Recursos Humanos poderiam concentrar-se em funções que acrescentam valor ao negócio, ao invés de se concentrarem na gestão de documentos.

Possuir uma ferramenta como a Docuten para assinar documentos de forma eletrónica permitir-lhe-á executar funções como a assinatura de contratos online, entre todos os tipos de documentos, de forma simples e totalmente segura e legal. Melhorando, assim, a digitalização dos processos da sua empresa.

Departamento de Vendas

O Departamento Comercial requer a comunicação direta com clientes reais e potenciais. O caso de maior utilização deste departamento desenvolve-se em torno desta comunicação com o cliente. Assim, a utilização de um recurso como a assinatura eletrónica não só transmite a imagem de uma empresa que aposta na inovação e nas novas tecnologias, como também simplifica esta comunicação, tornando a assinatura de contratos ou ofertas mais rápidas.

Para estes casos, um dos tipos mais apropriados é a assinatura biométrica, principalmente se a transação de venda for realizada presencialmente com o cliente. É considerada como uma assinatura eletrónica avançada de acordo com o Regulamento eIDAS. É a mais parecida com a assinatura manuscrita no que respeita à forma como é realizada. Num dispositivo como uma tablet ou um telemóvel, a assinatura é realizada diretamente no documento, como se fosse um papel. Desta forma, obtemos o contrato assinado de imediato e em formato digital.

Produção ou fabrico

As empresas do setor industrial com fábricas ou oficinas utilizam com frequência equipamentos especializados, como produtos eletrónicos ou industriais. Além disso, os seus trabalhadores são muitas vezes obrigados a utilizar um EPI, sendo a Prevenção de Riscos Laborais e uma formação adequada fundamentais para o correto funcionamento da fábrica. Todos estes fatores geram elevados volumes de documentação que, caso não sejam bem administrados, podem conduzir a ineficiências, resultando em perdas financeiras.

Uma gestão adequada da documentação, através da utilização de programas de assinatura de documentos, sejam eles de PRL, de formações, de processos de melhoria contínua ou da assinatura da entrega de material de trabalho, são apenas alguns exemplos de assinaturas eletrónicas neste departamento.

Departamento Administrativo

A gestão de documentos dos mais variados tipos é uma tarefa diária neste departamento. Desde pedidos, autorizações ou relatórios a reclamações, certificados ou qualquer tipo de acordo, as tarefas do departamento administrativo são diárias e ocupam uma boa parte do tempo dos funcionários.

Além disso, atualmente, a comunicação com as administrações públicas deve ser realizada de forma eletrónica, obrigando à utilização da assinatura eletrónica.Por outro lado, a gestão de faturas ocupa uma boa parte do tempo do Departamento de Administração. Uma ferramenta que ofereça não só a assinatura eletrónica para empresas, como também uma solução de faturação eletrónica, pode ser o melhor investimento para a digitalização de processos. A Docuten permite-lhe assinar faturas eletrónicas, assim como recebê-las de forma automática para poupar tempo e dinheiro.

Direção Geral

Este departamento é, em última instância, responsável pela aprovação das decisões mais relevantes que afetam o futuro da empresa. Neste departamento, o tempo é um fator fundamental e não deve ser desperdiçado em tarefas administrativas e de gestão, como a assinatura de projetos, propostas ou contratos, mas sim em tarefas úteis para a empresa.

Do mesmo modo, os administradores de uma empresa devem sempre pensar na solvência da sua empresa, procurando soluções eficientes e rentáveis do ponto de vista económico, capazes de a fazer prosperar. Um bom administrador deve também promover uma cultura de tecnologia entre os diferentes departamentos da sua empresa. Deve encarregar-se de conduzir a empresa para esta mudança, fazendo-a evoluir a favor da inovação.

Portanto, a assinatura eletrónica numa empresa é uma solução que resolve todas estas questões, desde a rentabilidade económica ou a poupança de tempo, até ao início do processo de digitalização.

Um investimento para a transformação digital da empresa

Até ao momento, foram apresentados alguns exemplos de assinatura eletrónica. No entanto, a Docuten permite-lhe assinar documentos de qualquer tipo de forma eletrónica, em diferentes circunstâncias. 

Da vasta gama de programas para assinar documentos, a Docuten vai mais longe, esforçando-se para proporcionar aos seus clientes uma solução para as suas necessidades, tanto para assinatura eletrónica para empresas como para a faturação eletrónica. A Docuten adapta-se às necessidades específicas de cada empresa e cada departamento, uma vez que a nossa plataforma permite a utilização de diferentes tipos de assinatura eletrónica para cada caso de utilização específica. Procuramos sempre a comodidade dos nossos clientes, adaptando-nos a eles, integrando-nos com os seus sistemas.

Nunca foi tão fácil assinar um documento de forma eletrónica. Contacte-nos e os nossos peritos orientá-lo-ão para a solução que melhor se adapta às suas circunstâncias e necessidades.