Nova funcionalidade de receção de faturas eletrónicas: o nosso portal de encomendas

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Apresentamos-lhe uma nova funcionalidade que temos estado a desenvolver e que completa, ainda mais, as possibilidades de gestão das faturas eletrónicas recebidas dos fornecedores: o nosso novo portal de encomendas.

Como mencionado nos posts anteriores, o principal objetivo para a implementação de melhorias nas nossas soluções é satisfazer, na medida do possível, todas as necessidades que surgem aos nossos clientes.

Queremos crescer com eles e que eles nos façam crescer. Esta nova funcionalidade que complementa a nossa solução de receção de faturas eletrónicas de fornecedores é uma prova disso mesmo.

O que é exatamente o novo portal de encomendas da Docuten?  🤔

O portal de encomendas é uma funcionalidade complementar à nossa plataforma de receção de faturas eletrónicas que melhora as possibilidades de gestão das faturas que os nossos clientes recebem dos seus fornecedores através da Docuten

Esta funcionalidade permite-lhe registar as suas encomendas na Docuten. Com base nesta informação, poderá comparar e verificar as faturas recebidas associadas ao número de encomenda correspondente.

Imagine como esta funcionalidade poderia ser útil para quem gere diariamente faturas de fornecedores. Num mesmo ecossistema terá toda a informação necessária para realizar os procedimentos necessários (validar, anular, rejeitar faturas) e tornar o processo de faturação muito mais eficiente.

Ações que pode realizar no portal de encomendas

Resumimos as principais ações que podem ser realizadas no portal de encomendas e que partilham um objetivo comum: facilitar ao máximo a gestão diária das suas faturas e dedicar o menor tempo possível a uma tarefa necessária, mas sem valor.

1. Entrada de encomendas e comunicação automática com os fornecedores

Será possível registar encomendas na plataforma, incluindo, entre outras, as informações descritas abaixo:

Quando a encomenda for finalizada, o fornecedor receberá uma notificação por e-mail com todos os detalhes da encomenda registada. Comunicação fluida e automática, é isso que procuramos.

Além disso, também será possível registar encomendas, se utilizar a Docuten integrada nos sistemas do cliente.

2. Gerir o estado das encomendas

Referimo-nos a questões úteis como a possibilidade de anular encomendas no caso de existirem erros, se a encomenda for cancelada ou se já não trabalhar com o fornecedor em questão.

A Docuten pode liquidar automaticamente uma encomenda, se o saldo associado à mesma for utilizado, ou também o pode caducar, se a data de conclusão da encomenda for alcançada.

Mas o que há de tão interessante em tudo isto?

Sempre que a encomenda sofrer qualquer umas das situações acima referidas, o seu estado será alterado.

Portanto, se, posteriormente, chegar uma fatura associada a essa encomenda específica, esta será automaticamente rejeitada e o fornecedor será notificado.

Imagine se, ao invés de ligar para dizer “a sua fatura foi rejeitada por X”, é uma solução digital que o faz automaticamente”.

A comunicação com o fornecedor deve ser fluída e totalmente transparente, ou seja, ambos ganham.

3. Atualização do saldo da encomenda

Esta ação está relacionada com o que foi dito anteriormente sobre a possível alteração do estado das encomendas. Se o saldo total disponível associado à encomenda for consumido, esta ficará “paga”.

Vamos explicar-lhe melhor.

À medida que são recebidas as faturas de um fornecedor associado a um mesmo número de encomenda, a Docuten atualizará automaticamente o saldo disponível deste fornecedor, dando ao cliente informações importantes: o valor estimado da encomenda, o saldo consumido e o saldo restante.

Quando o saldo for igual a zero, caso seja introduzida uma fatura associada a essa encomenda, ocorrerá o que foi comentado anteriormente, ou seja, a fatura será automaticamente rejeitada, indicando o motivo ao fornecedor.

Um breve resumo das inúmeras vantagens 

4. Registo de fornecedores

Esta funcionalidade útil na gestão de fornecedores já era possível anteriormente com a Docuten, mas reforça o seu valor com a funcionalidade do portal de encomendas.

Se quiser ter fornecedores registados no seu portal de fornecedores, pode fazê-lo. Estes possuirão um nome de utilizador e uma palavra-chave, podendo facilmente consultar todas as suas faturas através da página web.

5. Validação das faturas recebidas

Sempre que chegar uma fatura com um número de encomenda associado a uma encomenda registada no nosso portal de encomendas, será possível realizar comparações e verificações automáticas.

O número da encomenda consta na fatura?

O número da encomenda que consta na fatura está associado ao fornecedor que a envia?

A encomenda que consta na fatura recebida está ativa, caducou ou foi anulada?

A encomenda que consta na fatura apresenta saldo disponível? Esta encomenda excede o saldo disponível registado?

Todas estas verificações permitirão que a fatura seja processada ou rejeitada automaticamente, sem que seja necessário que alguém ao lado do nosso cliente realize qualquer verificação manual.

Complete o seu programa de receção de faturas eletrónicas de fornecedores com o novo portal de encomendas  🧾

Como é possível constatar, a funcionalidade do portal de encomendas reforça o nosso programa de receção de faturas eletrónicas de fornecedores. 

Poderá receber as faturas dos seus fornecedores em formato eletrónico através dos nossos canais de receção de forma prática e rápida.

Ao combinar o nosso programa de receção de faturas eletrónicas de fornecedores com o nosso portal de encomendas, poderá ainda verificá-las e compará-las automaticamente com a sua encomenda associada no nosso portal de encomendas.

Assim, garantirá a eliminação de erros humanos, reduzirá o tempo gasto em tarefas manuais aborrecidas e cansativas e terá controlo total da sua faturação numa única plataforma.

Ainda não conhece todas as vantagens da receção de faturas de forma eletrónica?

Se deseja que os seus processos administrativos sejam tão eficientes quanto possível, contacte-nos e ajudá-lo-emos a torná-lo possível.