Sabe do que se deve preocupar o departamento comercial? De vender

Quais são as funções de um departamento comercial?

Qualquer pessoa que trabalhe nos departamentos comercial e de vendas sabe que a prioridade diária do departamento é gerar novas oportunidades de negócio, alargar as existentes e garantir a permanência dos clientes atuais da empresa durante o máximo de tempo possível.

Com estas prioridades em mente, é evidente que será essencial ter a informação muito bem organizada; possuir sistemas conectados com outros departamentos de modo a conhecer todas as interações que clientes e potenciais clientes mantêm com a empresa e, assim, utilizá-las como meios de venda; e eliminar tarefas administrativas cansativas, mas necessárias, que possam ser automatizadas.

Portanto, do que se deve preocupar uma pessoa que trabalha num departamento comercial?

Sem dúvida em vender um pouco mais e melhor todos os dias. Porém, para atingir este objetivo, é necessário aproveitar as novas tecnologias e automatizar tarefas. A escolha das ferramentas certas poupará muito tempo. O tempo é ESSENCIAL para trabalhar com a nossa carteira de clientes.

Alguns dos desafios enfrentados por um departamento de vendas não-digital  🎯

Perante o principal desafio de aumentar exponencialmente as oportunidades de negócio e alcançar o objetivo de faturação previamente estabelecido, os departamentos comerciais enfrentam múltiplos desafios no seu dia-a-dia. Se trabalha num, certamente se identificará.

1. Geração e acompanhamento de leads e oportunidades de negócio extremamente manuais.

Uma das funções do departamento comercial é a procura de oportunidades de negócio, que pode ser conseguida através da aquisição de novos clientes ou através do aumento do produto/serviço contratado por estes. 

Atualmente, a gestão de toda esta carteira de clientes não seria possível sem software e CRMs específicos. Estes permitem canalizar toda a informação, monitorizar continuamente as oportunidades de negócio, registar as interações de potenciais clientes com a empresa, etc. Em suma, dispor de um processo de gestão de clientes eficiente e planeado.

Tal permitir-lhe-á prever o encerramento de oportunidades e definir tarefas essenciais para aumentar as suas taxas de conversão.Alguns dos mais populares CRMs e Softwares de vendas são Pipedrive, Salesforce ou Microsfot Dynamics.

2. Descentralização da informação e desconexão com outros departamentos. 

Seguramente que se trabalhar num departamento comercial, quanto mais informação obtiver das contas que tem abertas, melhor. Portanto, um dos problemas mais comuns neste departamento é a desconexão do sistema de gestão com o dos outros departamentos (especificamente o de marketing e o de atendimento ao cliente).

A integração dos diferentes sistemas de cada um destes departamentos, ou ter um sistema comum, permitir-lhe-á ter informações atualizadas sobre as interações dos clientes com a sua empresa.

Por exemplo, as páginas web da sua empresa visitadas pelo potencial cliente, o tempo gasto a observá-las ou as queixas e ocorrências relatadas pelo cliente já existente. Esta informação é extremamente valiosa para um vendedor não só para fechar uma venda, como também para garantir o ciclo de vida do cliente dentro da empresa.

3. Gestão manual e em papel das ofertas com os clientes.

Provavelmente uma das funções mais demoradas do departamento de vendas no seu dia-a-dia é a gestão manual das ofertas com os clientes. Se o processo ainda for em papel, implicará tempo para imprimir a oferta; tempo de espera para que o cliente passe pelo escritório ou a oferta seja enviada para o seu escritório ou por e-mail. Quando já tiver a tão desejada assinatura, terá de digitalizar a oferta para a reunir nos seus sistemas e, por sua vez, arquivar o original em formato físico… Isto parece-lhe familiar? 

É fundamental digitalizar tarefas administrativas, essenciais para o correto funcionamento do departamento, mas que desviam da tarefa principal: vender cada vez mais todos os dias.

Com a Docuten pode assinar digitalmente as suas ofertas com o seu cliente em segundos, sem a necessidade de se deslocar ou esperar que o cliente devolva a oferta assinada por e-mail. Não será necessário imprimir a oferta, nós ocupamo-nos de a manter nos nossos sistemas, de modo que possa aceder em qualquer altura. 

As duas principais tipologias de assinatura digital para as funções do departamento comercial ✒

Como já mencionado, é importante contar com as armas tecnológicas adequadas para enfrentar os desafios que surgem na esfera comercial, de maneira a lidar com eles da forma mais eficiente possível. Indubitavelmente, uma das ferramentas que não pode faltar na melhoria das funções do seu departamento comercial é a assinatura digital.

No caso da Docuten, contamos com todos os tipos de assinatura previstos pelo Regulamento eIDAS, o que lhe permitirá cumprir os mais elevados padrões legais e, assim, poder ocupar-se com o que realmente o preocupa: vender.

Algumas das principais tipologias de assinatura são:

✔ A app de assinatura biométrica

Este tipo de assinatura digital é recomendado quer para utilização à distância quer para utilização presencial. Contudo concentremo-nos na segunda, a utilização presencial. 

Certamente que, hoje em dia, muitos dos comerciais da sua empresa (ou o próprio, se for o caso) se deslocam por toda a Espanha para assinar pessoalmente as suas ofertas com os clientes. Embora cada vez mais caminhemos para o mundo dos negócios online, é indiscutível que, em muitos casos, os negócios presenciais geram maior confiança e é por isso que esta gestão presencial continua a ser indispensável.

Chega o momento de se encontrar com os clientes (que podem ser vários no mesmo dia). E com isto a pergunta de um milhão de dólares: como assinaria a oferta comercial?

Em geral, a maioria dos nossos clientes, antes de trabalhar connosco, fazia-o através da assinatura manuscrita em papel. No final do dia, tinham de digitalizar toda a documentação assinada e armazená-la nos seus sistemas para controlar todo o trabalho. Parece-lhe familiar?

Com a assinatura biométrica, o processo torna-se extremamente simples: apresente a oferta ao cliente num tablet ou no seu smartphone na aplicação da Docuten. Quando o cliente estiver satisfeito, só tem de realizar o mesmo movimento que faz com a caneta no ecrã do aparelho com o seu dedo ou uma caneta tátil. E é tudo! A oferta será assinada e registada nos seus sistemas em 2 segundos, sem que seja necessário imprimir.

✔A assinatura com OTP

Contamos também com outro tipo de assinatura, a assinatura com OTP (One-Time-Password), que é especificamente recomendada para assinar ofertas com clientes online.

No seu dia-a-dia, estará provavelmente a deslocar-se desnecessariamente para assinar cláusulas, ofertas, NDAs e qualquer tipo de contrato com os seus clientes. Certamente esta gestão ocupa muito do seu tempo que poderia ser gasto na criação de novas oportunidades de negócio, certo?

Com a assinatura OTP, pode eliminar as deslocações desnecessárias que atrapalham o seu dia-a-dia. Está em Madrid e quer assinar um contrato com um cliente de Sevilha? Muito simples 

Envia os documentos para assinar através da Docuten, assinalando a opção de assinatura com OTP. O cliente receberá uma notificação no e-mail, solicitando a assinatura da documentação. Assim que clicar no botão ” Ver e assinar documento”, incluído no e-mail, terá acesso à Docuten como utilizador convidado, onde poderá visualizar o documento original e, se concordar, clicar em assinar. 

Receberá então no seu telemóvel uma palavra-passe que deverá introduzir na caixa indicada na interface Docuten. O documento será finalizado e assinado por todos os participantes, que receberão uma cópia do mesmo.

O que há de melhor em tudo isto? Naturalmente, a poupança de tempo é importante, dado que terá o documento assinado em 2 segundos. Contudo, também terá o controlo total do processo, ou seja, saberá exatamente quando o documento chegou, quando foi assinado, se foi rejeitado e o motivo… Já não terá de se preocupar com a perda de documentos ou em não conseguir a documentação pronta na data prevista.

Algumas funcionalidades específicas da nossa assinatura digital para o departamento comercial  🤗

Na Docuten, dispomos de funcionalidades que são especificamente úteis se trabalhar num departamento comercial. Estas funcionalidades ajudá-lo-ão a melhorar as funções do seu departamento comercial. Foram desenvolvidas com base nas necessidades dos nossos clientes que utilizam os nossos tipos de assinatura digital nesta área.

👉 Fast templates

É muito provável que disponha de uma oferta padrão que utilize sempre com os seus clientes e que necessite de imprimir constantemente para assinar pessoalmente ou para enviar por correio.  Este processo cansativo torna-se simples com a nossa funcionalidade de “Fast Templates”.

 A sua função principal é a possibilidade de dispor de um documento padrão, por exemplo, uma proposta comercial, um modelo editável em PDF sempre disponível para assinatura na pasta “assinaturas pendente”. Desta forma, elimina-se a necessidade de criar continuamente este documento padrão, que estará sempre disponível para assinatura na aplicação Docuten.

👉  Possibilidade de juntar anexos

Quando enviar a documentação necessária aos clientes poderá ter de incluir, juntamente com o documento principal, algum tipo de anexo, como acordos de confidencialidade ou termos e condições adicionais. Com a Docuten, poderá incluir no mesmo envio, tanto o documento principal como os anexos, para que o cliente possa facilmente assinar o conjunto dos documentos (o documento principal e os anexos) com uma única assinatura.

👉  Diferentes papeis de assinatura

Na maioria dos casos, antes de enviar uma oferta ou um contrato a um cliente, é necessário que este seja revisto pelo seu departamento jurídico para que dê o “ok” ou até mesmo pelo seu próprio gerente. 

Na Docuten, há diferentes papeis de assinatura para que possa incluir no mesmo envio vários participantes com diferentes tarefas. O(s) signatário(s), que assina(m) o documento, que, neste caso, seria o cliente e o próprio; os aprovadores ou validadores, que autorizam a continuação do processo de assinatura, que poderia ser o seu gestor ou o Departamento Jurídico da sua empresa; ou o papel de cópia, que recebe uma cópia do documento finalizado.

A Docuten é a solução que satisfaz as suas necessidades

Já percebeu que com a Docuten não terá de dedicar muito tempo à execução de tarefas manuais e cansativas, que não acrescentam valor comercial e não são o core do seu trabalho no Departamento de Vendas. Pode dedicar esse tempo à tarefa pela qual se esforça todos os dias na sua empresa: vender cada vez mais e de forma mais eficiente.

As vantagens da assinatura eletrónica de documentos são evidentes para um Departamento Comercial que queira aumentar exponencialmente as suas possibilidades e adaptar-se às exigências e necessidades do consumidor de atual.