Tudo o que precisa de saber sobre receber faturas – Docuten

Quando é confrontado com um volume muito elevado de faturas dos seus fornecedores, a gestão manual ou até mesmo em papel torna-se uma missão impossível. É então quando considera a necessidade de procurar uma solução que automatize a gestão de receção de faturas de fornecedores e elimine, assim, tarefas que tantas horas lhe retiram do seu trabalho diário.

As faturas em papel e as pastas de faturação são coisa do passado

Que métodos de receção de faturas estão disponíveis?

Na Docuten, proporcionamos diferentes ferramentas para nos adaptarmos o melhor possível às necessidades dos nossos clientes e às diferentes casuísticas dos seus fornecedores. Contamos especificamente com três métodos de receção diferentes:

• Portal de fornecedores. Se os seus fornecedores não possuírem qualquer ferramenta para emitir faturas eletrónicas, tem a possibilidade de proporcionar aos seus fornecedores uma plataforma através da qual podem emitir as suas faturas. Poderão enviá-las gratuitamente. A fatura é gerada diretamente na plataforma da Docuten e recebida no formato que melhor se adequa às suas necessidades. Envío por correo electrónico.
• Enviada por e-mail. Existe ainda a opção dos seus clientes lhe enviarem as faturas em PDF como anexo por e-mail para uma conta Docuten específica para si. Encarregamo-nos de a receber, extraímos a informação do PDF com o nosso leitor OCR e indexamo-la diretamente nos seus sistemas, através das nossas opções de integração ou na sua conta Docuten.
• Canal Peppol. A Docuten está conectada a Peppol, uma rede de distribuição eletrónica europeia que facilita às empresas o transporte online de faturas eletrónicas, tanto no setor público como no privado. Se os seus fornecedores já trabalham com Peppol, podem enviar-lhe as faturas através destes e recebê-las-á nos seus sistemas.

Quais são as vantagens de automatizar a receção de faturas?

Independentemente do método utilizado, a utilização de uma plataforma para gerir a receção de faturas eletrónicas online proporciona múltiplos benefícios, quer para os próprios funcionários da Administração e Finanças, quer para a produtividade da empresa. Algumas das vantagens da faturação eletrónica:

• Poupança de tempo e custos: a automatização das tarefas de gestão, como o processo de validação, a introdução manual das faturas recebidas nos seus sistemas, etc., reduz consideravelmente o tempo gasto pelos trabalhadores. Por sua vez, implica uma redução de todos os custos de gestão.
• Maior eficiência: a agilidade no processamento de faturas, bem como a redução do tempo gasto pelos trabalhadores, pressupõe uma maior eficiência e produtividade para a empresa. O tempo economizado pode ser gasto na realização de tarefas mais úteis para a empresa.
• Evita o erro humano: por vezes, são os pequenos erros humanos que causam atrasos na gestão administrativa. A execução destas formalidades de forma digital e automática evita a ocorrência destes erros.
• Maior rastreabilidade: um processo automatizado evita a perda de documentos, facilita a comunicação com os fornecedores através de notificações e permite conhecer com exatidão o estado das suas faturas, bem como o seu histórico.
• Maior controlo: A Docuten conserva as faturas pelo período legal estabelecido, para que não perca documentação importante. Além disso, funcionalidades como a pesquisa avançada permitem-lhe localizar as faturas em segundos.

Outras funcionalidades pensadas para si

Mais do que receber faturas eletrónicas online, na Docuten queremos facilitar-lhe todo o processo. Por isso, proporcionamos opções adicionais que tornarão o processo mais simples:

Regras de negócio

As regras de negócio permitem-lhe designar requisitos específicos que as faturas que são enviadas pelos seus fornecedores devem cumprir. Caso não cumpram os seus requisitos, são automaticamente rejeitadas e o fornecedor é notificado do motivo da rejeição. Por exemplo, pode rejeitar automaticamente faturas que não incluam um dado específico, como o número da encomenda.

Fluxos de aprovação

Uma vez aceite a fatura, pode estabelecer fluxos de aprovação automáticos que lhe permitem encurtar os prazos, controlar os custos de encerramento e prever o fluxo de caixa. Estabelece-se uma ordem específica para a revisão e aprovação de faturas entre os departamentos e os fornecedores são notificados de qualquer atualização.

Por exemplo, pode enviar uma fatura a um indivíduo ou grupo de acordo com o fornecedor, notificar os membros da equipa de que existem faturas a rever, definir a ordem de validação dos departamentos ou notificar os seus fornecedores quando aprova, rejeita ou, até mesmo, realiza o pagamento de uma fatura.

E mais funcionalidades…

Terá também a possibilidade de:

• Receber documentos anexos à fatura, por exemplo, a nota de entrega, e aceder aos documentos anexos à fatura quando a analisar
• Assinar automaticamente as faturas eletrónicas, quando tudo está em conformidade.
• Integra-las com o seu ERP. Dispomos de conectores para os principais ERPs no mercado. Além disso, pode integrar a Docuten com qualquer sistema graças à nossa API de faturação eletrónica.

A Docuten é a solução que satisfaz as suas necessidades

Como pôde verificar, a Docuten ajuda-o a satisfazer as suas necessidades de faturação, tanto na emissão como na receção. Além disso, o nosso programa de faturação eletrónico, assim como todas as nossas soluções, cumprem rigorosamente as leis de faturação eletrónica. 

Entre em contacto connosco e comece hoje mesmo na digitalização administrativa.