Digitalização Administrativa em Educação
Com a Docuten, podes tornar o teu centro educativo mais eficiente devido à automação e digitalização administrativa de todas as gestões académicas.
Nesta página verás os problemas associados à gestão de documentação académica de forma manual e a sua solução digital, os casos de uso mais comuns e os benefícios da automatização de processos do sector educativo.
CASOS DE USO EM EDUCAÇÃO
O que a Docuten pode trazer ao sector educativo?
Tudo o que precisas numa única plataforma. A solução para a digitalização dos processos administrativos do teu centro de estudos.
Problema
Solução
Assinatura à distância de certificados de matrícula ou de registo
A assinatura à distância de um certificado de matrícula poderia implicar um processo tedioso (e pouco seguro) que passa por:
- Envio da documentação por email
- Impressão do documento pelo aluno
- Assinatura manuscrita do mesmo
- Digitalização e envio deste documento por email
Isto provoca atrasos no momento de receber as formalidades de inscrição, que por vezes nem têm retorno, bem como a perda de solidez jurídica da referida assinatura ao ser digitalizada.
Assinatura digital do certificado de matrícula ou de inscrição com assinatura automática e OTP
Implementar a assinatura digital permitirá agilizar a assinatura de documentação e ter plenas garantias legais de assinatura.
Neste caso, pode-se implementar uma assinatura automática para a assinatura não-sistemática pela escola ou instituição e uma assinatura com OTP para que o aluno possa assinar o documento sem necessidade de impressões, escaneamentos e envios.
Assinatura de certificados de formação de alunos de forma presencial
Uma das casuísticas que poderiam ocorrer nesta situação é que tu, em representação da escola, tenhas que assinar à mão um a um, e contando com duas cópias (uma para ti e outra para o aluno) os certificados.
Além disso, os alunos teriam de se deslocar à escola para recolher o seu certificado.
Estás ciente do tempo gasto?
Assinatura digital dos certificados com modelo e assinatura automática e biométrica
Como poderias solucionar isso? Implementando a solução de Docuten de assinatura digital, não só poderias contar com um modelo automático do documento a assinar, mas também, tanto tu como o aluno, poderiam assinar digitalmente o documento.
Aproveita a funcionalidade de assinatura automática, gere os certificados de formação no teu sistema e envia-os assinados com o selo de empresa. Desta forma, os alunos receberão o documento por email e poderão assiná-lo, sem deslocamentos, por exemplo, com assinatura biométrica.
Assinatura de acordos de colaboração de estágios: diferentes partes envolvidas
Este processo pode envolver até quatro partes: centro educativo, estudantes, empresa de estágios e instituição intermediária.
A escola envia a documentação assinada e digitalizada por email a todas as partes envolvidas, que devem devolver a documentação pela mesma via, seja assinada com o seu certificado ou de forma manual. Isto implica uma ausência de validade jurídica e um possível problema relacionado com a custódia de informações.
Assinatura de acordos de colaboração de estágios à distância
Devido à solução de assinatura digital, poderás enviar para assinar o mesmo documento à empresa colaboradora e ao aluno com apenas uma ação, recebendo todas as partes uma cópia do documento já assinado de forma automática.
A funcionalidade de assinatura paralela e assinatura sequencial são muito úteis neste tipo de casos, já que podes decidir a ordem dos assinantes (paralelo ou sequencial) em função das tuas necessidades.
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Situação atual do sector educativo
Assinatura Digital
Fatura eletrónica
Com Docuten: vantagens
Casos de uso em educação
Descarregar
DOCUMENTAÇÃO ACADÉMICA E LABORAL
Assina todo o tipo de documentos académicos
Estes são alguns dos documentos que podes gerir no teu centro de estudos com a Docuten. Realiza a assinatura de forma digital e elimina o papel.
Matrícula 100% online
Certificados de formações de alunos
Entrega de título
Acordos de parceria com empresas de estágios
Assinatura do pedido de registo académico
Domiciliação de recibos (mandatos SEPA)
Documentação laboral
Concessão de ajudas/bolsas de estudo
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Portanto
Benefícios da digitalização no sector educativo
Com Docuten podes tornar qualquer processo mais eficiente: da pré-matrícula à entrega do processo.
Docuten é uma plataforma feita sob medida. Adaptamo-nos às tuas necessidades e oferecemos a melhor solução de digitalização administrativa na educação.
Quero mais informação
Poupa tempo e dinheiro
Agiliza todos os procedimentos do teu centro, eliminando os aborrecidos processos manuais associados à impressão e envio de documentos para assinar, bem como a receção e emissão de fatura.
Solução segura e legal
Redução do risco de acesso a dados pessoais por pessoas externas. Asseguramos os documentos e comunicações, cumprindo com as normas mais rigorosas em segurança (ISO 27001) e legislação (Regulamento eIDAS).
Alta eficiência
A assinatura digital de todos os documentos académicos e de trabalho permitirá reduzir erros, eliminar tarefas desnecessárias e poupar tempo e dinheiro, melhorando assim a eficiência da tua escola.
Valor sustentável
A digitalização dos processos administrativos implica uma redução significativa da utilização de papel, contribuindo para a redução da desflorestação e das emissões de gases com efeito de estufa.
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Na Docuten temos a experiência necessária e uma ampla carteira de clientes do sector, para implementar de forma bem sucedida a assinatura digital na tua empresa.
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