Política de privacidade
POLÍTICA DE PRIVACIDADE
Nos termos do Regulamento UE 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril, relativo à proteção geral de dados (RGPD) e da Lei Orgânica 3/2018 relativa à proteção dos dados pessoais e à garantia dos direitos digitais
(LOPDGDD) informamos o tratamento dos seus dados pessoais na sua relação com a DOCUTEN TECH, S.L. (a seguir designado DOCUTEN).
DOCUTEN realiza o tratamento de dados no contexto da sua prestação de serviços. Nesta página web encontrará diferentes formulários nos quais vamos solicitar uns dados mínimos imprescindíveis para responder à sua consulta, realizar uma demonstração ou oferecer-lhe uma solução ajustada às suas necessidades, entre outras finalidades.
Quer visita este website, como utiliza os nossos serviços ou recebe uma comunicação ou documento através da nossa plataforma (por exemplo, para obter a sua assinatura em qualquer um dos formulários oferecidos), informamo-lo sobre o processamento dos seus dados pessoais:
Responsável de tratamento
Docuten Tech, S.L.
NIF: B85630978
Endereço: Av. Porto da Corunha, 3, Planta Baja. Local 6, 15003 A Coruha.
info@docuten.com
Encarregado da proteção de dados
Designamos um Delegado de Proteção de Dados com quem pode contactar em
privacy@docuten.com
Categoria de dados
No âmbito da nossa relação com utilizadores, clientes e fornecedores, poderemos tratar os seguintes dados. Em muitos casos, serão dados de empresas e entidades que não são abrangidos pela legislação de proteção de dados. No entanto, as normas aplicam-se a profissionais e pessoas de contacto. Trataremos igualmente os dados dos utilizadores que nos sejam facultados pelos nossos clientes no contexto da prestação de serviços. Por isso, aplicamos o mesmo tratamento a todos estes dados em conformidade com o RGPD, sob estrita observância do princípio da minimização; apenas solicitaremos os dados indispensáveis para cumprir a finalidade. Em certos processos de assinatura, poderão ser necessários dados adicionais para verificar a sua identidade:
- Dados de identificação: nome, apelidos e, em alguns casos, NIF.
- Dados de contacto: endereço de correio eletrónico, telefone.
- Códigos ou chaves de identificação.
- Endereços postais ou eletrónicos.
- Informação comercial.
- Dados económicos.
- Voz, no caso de gravações de chamadas recebidas.
- Dados biométricos em processos de assinatura.
Com que finalidade tratamos os seus dados
WEBSITE E PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS AOS NOSSOS CLIENTES
Tratamos os dados acima indicados para as seguintes finalidades:
- Pedido de informação: quando nos contacta para solicitar informações ou orçamento, utilizaremos os dados para atender o seu pedido e fornecer-lhe as informações solicitadas.
- Pedido de demonstração: para que a demonstração e a proposta sejam o mais adequadas possível às suas necessidades, solicitamos dados sobre a sua entidade, a fim de ajustar as informações e os produtos às necessidades da sua empresa.
- Contacto: quaisquer contactos, perguntas, sugestões ou pedidos exigirão dados mínimos para lhe atender.
- Clientes: se contratar os nossos serviços, incluindo os que oferecemos na qualidade de prestadores de serviços de confiança, utilizaremos os seus dados para gerir a relação comercial/profissional, prestar o serviço contratado e mantê-lo informado sobre as nossas atividades, serviços e novidades.
- Transferência de documentos (whitepapers): em determinadas secções do site, é possível transferir os nossos “whitepapers”. Solicitamos os seus dados para controlar as transferências e para podermos contactá-lo, oferecendo a possibilidade de ampliar as informações fornecidas.
- Envio de CV: se nos enviar um currículo, iremos utilizar os seus dados caso exista algum processo de recrutamento em aberto no momento ou se surgir algum no prazo de um ano.
- Fornecedores: se for nosso fornecedor ou colaborador, utilizaremos os seus dados para gerir a relação comercial e profissional.
- Gravação de chamadas:se nos telefonar, poderemos gravar a chamada para fins de controlo de qualidade, a fim de melhorar o nosso serviço de atendimento ao cliente e formar a nossa equipa, sempre assegurando a confidencialidade e a segurança.
SE NÃO FOR UM UTILIZADOR REGISTADO E RECEBER UM EMAIL DA DOCUTEN
Se receber um email ou SMS da Docuten, enviado por um utilizador da nossa plataforma, trataremos os seus dados apenas no contexto da prestação de serviços aos nossos clientes (por exemplo, para fornecer serviços de assinatura digital ou de faturação eletrónica). Nesses casos, limitamo-nos a recolher os dados estritamente necessários para cumprir as nossas obrigações.
Em muitos casos, atuamos como Subcontratante de Tratamento em nome dos nossos clientes. Isto significa que disponibilizamos uma série de ferramentas e serviços a empresas para que possam assinar documentos, emitir faturas, etc. Se um dos nossos clientes utilizar o serviço para que assine um documento, receberá uma notificação. Assim, apenas trataremos os seus dados para enviar a documentação para assinatura, autenticar a sua identidade ou verificar determinados dados.
A DOCUTEN não utilizará os seus dados pessoais para outras finalidades e irá conservá-los para cumprir as suas obrigações legais no âmbito do quadro legal da regulamentação de proteção de dados, segurança da informação (certificação ISO 27001) e prestação de serviços de confiança eletrónica (Regulamento eIDAS, entre outros).
Em que fundamento se baseia o tratamento dos seus dados? Legitimidade
- Pedido de informação, demonstração, contacto, transferência de documentos, etc.: baseamo-nos no seu consentimento.
- Se contratar ou colaborar connosco: baseamo-nos na necessidade de executar a relação contratual que nos une.
- Se nos enviar um CV: trataremos os seus dados com base no seu consentimento.
- Se for utilizador e receber um documento ou email da Docuten porque um utilizador da Docuten lho enviou, trataremos os seus dados para executar a relação contratual com o nosso cliente e, em alguns casos, como subcontratante de tratamento dos dados dos nossos clientes.
- Para o envio de informação comercial, newsletters, etc.: solicitaremos o seu consentimento, a menos que já seja cliente, caso em que nos baseamos no nosso interesse legítimo.
- Para a gravação de chamadas: baseamo-nos no nosso interesse legítimo.
- Para o tratamento de dados biométricos (impressão digital, assinatura ou outros sistemas de verificação de identidade): baseamo-nos no seu consentimento e está estritamente regulado pela legislação sobre assinatura eletrónica.
Quem são os destinatários dos seus dados?
Não temos a intenção de comunicar os dados a terceiros. As únicas comunicações que poderíamos efetuar estão relacionadas com a própria execução da relação contratual (entidades financeiras, Administração Tributária, etc.) e para o cumprimento das nossas obrigações legais, administrativas e fiscais, que incluem as auditorias periódicas a que estamos sujeitos na nossa condição de prestadores de serviços de confiança e assinatura, bem como de quaisquer dos nossos serviços, ou para verificar o cumprimento dos nossos padrões de qualidade e segurança da informação (ISO 27001), entre outros.
Podemos trabalhar com prestadores externos que poderão ter acesso a dados pessoais. Com estes, estabelecemos acordos de tratamento de dados para garantir a segurança e a confidencialidade dos mesmos. Alguns destes prestadores podem estar localizados nos EUA (sobretudo algumas ferramentas de trabalho), e assegurámos a celebração de acordos em conformidade com a legislação vigente (cláusulas contratuais-tipo), bem como a verificação de que oferecem garantias de conformidade com o RGPD (por exemplo, mecanismos de encriptação).
Os nossos servidores encontram-se localizados na União Europeia.
Oferecemos a possibilidade de utilizar a Docuten a partir do Google Docs, o que implica que, ao facultar dados identificativos para poder assinar documentos, o Google também terá acesso a esses dados. Esta informação limita-se ao nome do processo de assinatura, nome e apelidos dos signatários, endereço de email e, em determinados casos, número de telefone e documento de identificação.
Além disso, utilizamos as seguintes ferramentas:
- Talkdesk : Privacy Policy – Terms of Service | Talkdesk
- Postmarkapp: https://postmarkapp.com/eu-privacy
- Slack: Cumplimiento GDPR de Slack | Información legal | Slack
- Jira: Privacy Policy | Atlassian
- Helpdesk: Privacy Policy (livechat.com)
Quais são os teus direitos?
Tem direito a revogar o seu consentimento quando o tratamento se basear neste fundamento. A retirada do consentimento não afetará os tratamentos efetuados previamente.
Poderá exercer os seus direitos de acesso, retificação, apagamento, oposição, limitação do tratamento, portabilidade dos dados e de não ser sujeito a decisões individuais automatizadas, dirigindo-se a Docuten Tech S.L. para o endereço Av. Porto da Coruña, 3, Rés-do-chão. Loja 6, 15003 A Coruña (Espanha) ou através do email info@docuten.com. Em ambos os casos, com a referência “Proteção de Dados”, mediante um documento assinado e juntando fotocópia do seu Documento de Identificação.
Do mesmo modo, tem o direito de apresentar reclamação junto da Agência Espanhola de Proteção de Dados. Contudo, antes de apresentar qualquer reclamação, convidamo-lo a contactar o nosso Encarregado de Proteção de Dados através de privacy@docuten.com.
Segurança
A segurança da informação e dos dados é importante para nós. Na Docuten, possuímos a certificação de Segurança da Informação, baseada nos requisitos estabelecidos pela norma internacional ISO 27001. Este é o mais alto nível de garantia de segurança e atesta a implementação de um Sistema de Gestão que protege a informação na nossa organização.
Atualizado em 9 de janeiro de 2025.