Más de 50 herramientas de digitalización que te permitirán mejorar la eficiencia de tu compañía

¿El trabajo híbrido será el estándar? ¿Deben mejorar ciertas áreas de tu compañía?

En estos meses de tímida recuperación tras la pandemia de la COVID-19 muchas empresas han continuado optando por el teletrabajo como arma para garantizar la continuidad de su negocio. De hecho, según el estudio ‘Nuevas formas de trabajar. Reflexiones sobre el futuro’, elaborado por la consultora Boston Consulting Group, el modelo más popular es el del trabajo híbrido, con un formato 3/2 (oficina/teletrabajo).

Como hemos visto que el teletrabajo ha llegado para quedarse, será básico que busquemos herramientas que posibiliten trabajar en equipo online y que adaptemos nuestros procesos para garantizar la convivencia de ambas situaciones: trabajadores en oficinas y online.

De esta manera, garantizaremos la fluidez de la comunicación interna de los trabajadores y la consistencia de la estrategia conjunta de la empresa.

En esta guía te contamos cuáles son las herramientas indispensables para que la operativa diaria de tu empresa no cambie a pesar de que hayas abandonado el modelo presencial para suplirlo por un sistema híbrido.

Algunas herramientas comunes para trabajar en remoto 💻

Muchas herramientas digitales servirán de nexo común para todos los departamentos de tu empresa. La clave estará en elegir aquellas que mejor se adapten a la cultura corporativa y sean usables por todo el mundo.

Plataformas de comunicación interna

• Herramientas para la comunicación instantánea del equipo:

Slack: Esta herramienta de mensajería instantánea te permitirá estar en contacto directo con tu equipo como si estuvisteis presencialmente en la oficina. Envía mensajes directos, crea grupos de trabajo y canales, envía vídeos de voz o haz llamadas rápidas en una única plataforma. 

Microfost Teams: Con esta herramienta colaborativa creada por Microsoft, podrás gestionar el trabajo en equipo de tu compañía. Chatea, realiza reuniones, llamadas y colabora, dentro de un mismo espacio e integrando los usuarios y contenidos que quieras.

Google Hangouts: Esta herramienta disponible en la cuenta de Google permite a los usuarios iniciar un chat privado o conjunto. 

• Herramientas para realizar reuniones virtuales:

La mayoría de las reuniones internas y externas de una empresa se pueden llevar a cabo virtualmente. En estos momentos, hay un montón de soluciones adecuadas para ello, desde el propio Google Meet o Skype hasta Zoom.

Plataformas de gestión y organización empresarial interna 📂

Otras de las claves para la coexistencia del trabajo remoto/presencial es la existencia de herramientas comunes de gestión de tareas, trabajo colaborativo, archivo y organización de la documentación.

• Herramientas para la gestión de tareas:

Se trata de una de las herramientas más conocidas para la organización de tareas. A través de la creación de tableros, podrás gestionar, asignar y organizar, de forma muy visual y sencilla, todas las tareas que haya pendientes en cada departamento de la empresa.

Evernote Teams es un gestor de tareas integrado con Microsoft Teams que permite compartir, fijar, editar y buscar notas importantes de Evernote sin tener que salir de la aplicación de Microsoft Teams.

• Herramientas para la creación colaborativa:

Google Drive: Esta herramienta de Google permite crear documentos y trabajar en ellos de forma colaborativa, con cualquier miembro del equipo.

Dropbox: Otro ejemplo de plataforma que permite crear documentos, almacenarlos en la nube y trabajar en ellos de manera colaborativa.

• Herramientas para la gestión documental:

Sharepoint: es una plataforma para custodiar, organizar y compartir toda la   información necesaria desde cualquier dispositivo. Si quieres tener toda tu información organizada y accesible, esta podría ser tu plataforma.

Confluence: Es un software que permite a las empresas gestionar, crear y mantener organizados documentos que engloban desde notas básicas hasta complejos planes estratégicos de forma colaborativa y online.

Plataformas de difusión de contenidos

La capacidad de difusión y alcance  que tienen las redes sociales las convierte en una herramienta básica para cualquier empresa que no solo quiera conseguir logros, sino que esos logros sean detectados por su target.

• Página web principal: será básico disponer de una web donde hagamos visible en internet nuestro producto/servicio y que sirva como medio de contacto principal con nuestros potenciales clientes. El resto de redes sociales han de apuntar hacia esta web principal para generar tráfico de leads.
• Redes Sociales. Tener presencia en aquellos medios sociales donde está nuestro cliente será básico para captar su atención. Los principales son:
  • LinkedIn: es la red social por excelencia para empresas y profesionales y un estupendo espacio para compartir contenido de interés sobre tu empresa.
  • Twitter: es otra de las plataformas indispensables en una estrategia de redes sociales. Destaca por las oportunidades de viralización de contenido que ofrece, por las posibilidades de contacto directo e instantáneo con tu público y, en definitiva, por la oportunidad que otorga a las empresas de generar una buena imagen de marca.

Plataformas para eventos formativos o corporativos

Los eventos son una estupenda manera de generar contactos con personas o empresas de tu mismo sector e intereses. Al igual que antes lo hacíamos en presencial, ahora podemos combinarlo con formatos online eligiendo para ello las herramientas adecuadas.

Herramientas como Clickmeeting,  GoTomeeting e incluso Microsfot Teams son ideales para llevar a cabo webinars que te permitirán realizar charlas formativas, reuniones con otros profesionales del sector o incluso demos de tu producto online.

Existe la opción también de crear un evento en streaming, pudiendo retransmitir en tiempo real ponencias o eventos formativos sin que los asistentes se encuentren físicamente a través de plataformas digitales. Las más conocidas son Facebook Live Instagram Live, Youtube Live, Twitch o TikTok.

Algunas herramientas digitales para Recursos Humanos 🕵️‍♀️

El éxito de un buen modelo de trabajo híbrido radica en una correcta organización y coordinación por parte del departamento de RRHH. Su papel de nexo de unión entre empresa y trabajador cobra todavía más sentido en la actualidad, ya que este departamento deberá encargarse de implementar las herramientas digitales necesarias para replicar el trabajo presencial en su variante remota, evitando distorsiones en la jornada diaria de los trabajadores y tratando de aumentar su satisfacción laboral. 

Herramientas para la Gestión de personas. Software de RRHH

Una herramienta básica para la gestión  en cualquier departamento de RRHH es, sin duda, el software de RRHH. El mismo sirve para hacer lo más eficiente posible la gestión de las personas de la compañía, evitando errores que obstaculicen el desarrollo general. Algunas de las tareas que aborda serían: automatizar la gestión de la nómina, hacer el cálculo del pago de impuestos, control de asistencia de empleados, análisis de métricas y estadísticas de la productividad de la plantilla y coordinación con el área contable. 

Existen múltiples software para gestionar esta área de la empresa, siendo algunas de las más conocidas las siguientes: Labor, Meta4, Epsilon (Grupo Castilla) o los módulos de MS Dynamics NAV y  SAP para RRHH.

Herramientas para la gestión del tiempo de tus empleados ⌚

Existen muchos software de RRHH que ya incluyen de base esta herramienta. Se trata de una pieza fundamental para garantizar la correcta gestión del tiempo de tus empleados y del registro de su jornada, obligatorio en términos legislativos. Además, es una funcionalidad muy útil para garantizar la desconexión digital tan discutida en los últimos meses.

Se trata de llevar al formato digital el fichaje que ya efectuábamos en presencial al llegar a la oficina. Existen muchas plataformas de gestión del tiempo.

Una de ellas es Woffu, que no solo permite el control y registro de jornada online, sino que también te permite gestionar otras tareas como solicitudes de ausencia o incluso de gestión de nóminas y otros documentos, etc. 

Tus empleados podrán aprovechar al máximo su tiempo, pedir las vacaciones, visualizar sus nóminas y subir los justificantes correspondientes as sus ausencias, con un solo click.

Plataformas de formación para tus empleados

Garantizar la capacitación y formación continua de los empleados durante su ciclo de vida en la empresa será básico para que estos puedan sentirse satisfechos y evolucionen profesionalmente, con una repercusión positiva para la compañía. Algunas herramientas de formación serían Coursera o Domestika.

Herramientas para la captación de talento 

El proceso de captación y onboarding es la primera toma de contacto del empleado con la empresa y, por tanto, marcará su primera impresión sobre esta. Es fundamental que este momento sea lo más cómodo posible para los futuros empleados y le permita al responsable de RRHH detectar el potencial de forma eficiente.

Existen múltiples plataformas que cubren esta fase. Una de ellas es Hireflix, herramienta ideal para realización de videoentrevistas.

Asimismo, el uso de juegos y dinámicas que motivan el compromiso y la interacción de los usuarios es una táctica que está cada vez más al orden del día en los procesos de captación y onboarding de recursos humanos. Algunas herramientas que podríamos emplear en este ámbito son Gamify o Badgeville.

Herramientas de beneficios flexibles para empleados

Promover la satisfacción de los empleados recompensando su desempeño con beneficios flexibles es una buena manera de crear una relación duradera de estos con la compañía. Algunos ejemplos de plataformas de retribución flexible son Cobee o Fuell. 

Ambas plataformas otorgan una tarjeta al empleado que le permite efectuar gastos de transporte, dietas, formación, etc. durante la jornada laboral y generar, al final de mes un ahorro. ¿Cómo? 

Mes a mes se descuentan del salario bruto del empleado los importes correspondientes a los gastos citados anteriormente que ha realizado durante su jornada laboral. De esta forma, el empleado conseguirá una exención fiscal total o parcial que le permitirá evitar el IRPF a pagar por estos gastos. 

Esta es la llamada “retribución flexible” que se traduce en un ahorro importante cada mes y que, finalmente,  se convertirá en un salario neto anual mayor.

Soluciones para la firma digital de la documentación laboral

El departamento de RRHH es, sin duda alguna, el departamento de la empresa donde más documentación se genera. Por ello, contar con soluciones que agilicen el proceso de firma de esa documentación es esencial para eliminar pérdidas de tiempo asociadas a la firma manuscrita.

Contratos laborales, nóminas, modelos 145, acuerdos de teletrabajo, ERTE, entregas de EPI, modificaciones de contrato… y toda la documentación que se te ocurra que puedas estar firmando manualmente en papel con tus empleados, es susceptible de firmarse digitalmente.

Los beneficios que obtendrás son innumerables. Ese desplazamiento que los trabajadores tenían que hacer al centro de trabajo, con su correspondiente cuadre de agendas y el lapso temporal asociado, ya no tendrán cabida. Ambas partes podréis firmar en cuestión de segundos.

Es muy importante elegir para acompañaros en este proceso a un proveedor de firma digital que cubra todas vuestras necesidades. En Docuten somos Prestadores Cualificados de Servicios de Confianza y nuestra firma  digital se adapta al máximo a las casuísticas que se suelen presentar en RRHH. 

Algunas herramientas para el departamento Comercial 🚀

Herramientas de Gestión de clientes: CRM

Como en todos los departamentos, no puede faltar en el departamento comercial una herramienta digital que permita gestionar en equipo el activo que le ocupa, en este caso los clientes. Tener un buen CRM será indispensable para poder llevar a cabo una buena gestión de nuestra cartera de clientes y oportunidades de negocio y reaccionar ante sus interacciones con la empresa. Algunos de los CRM más conocidos del mercado son Salesforce, Pipedrive o Deltek.

Herramientas para cuidar a tu red de clientes

Adaptar las relaciones con tus clientes al canal digital es una buena práctica si quieres ganar eficiencia y garantizar relaciones duraderas. Las apps o tarjetas de visita digitales son herramientas cada vez más populares que permiten eliminar las antiguas tarjetas de visita físicas y sustituirlas por un formato virtual. 

Estas tarjetas permiten afianzar nuestra apuesta por una imagen de empresa digital e innovadora. Además, eliminan las posibilidades de pérdida de contactos asociadas a las tarjetas de visita tradicionales que muchas veces acaban extraviadas. Una herramienta interesante de  tarjeta de visita virtual es, por ejemplo, Knowee. 

Herramientas para la Generación de leads 🎯

Evidentemente en un departamento comercial no pueden faltar plataformas que posibiliten un correcto análisis de mercado y propicien la generación de leads. Algunas de las más usuales son LinkedIn Sales Navigator, Infocif o Empresite.

Herramientas para la gestión de ofertas comerciales

Cualquier relación comercial se inicia con la firma de un contrato mercantil, ya sean ofertas a clientes, contratos con proveedores, etc. Es conveniente que el proceso de firma de estos documentos sea lo más eficiente y cómodo posible.

Con la solución de firma mercantil de Docuten, entre otras opciones, te damos la posibilidad de firmar biométricamente tus ofertas comerciales con clientes in situ sobre una tablet o cualquier otro dispositivo táctil.

Algunas herramientas para el departamento de Finanzas y Administración💸

El departamento financiero ocupa un papel clave en la estrategia empresarial. La agilidad marcará nuestra capacidad para tomar decisiones rápidas y anticipar contratiempos. Por ello deben estar en continua comunicación con todos los players de la compañía para tener una visión global del corto, medio y largo plazo.

Herramientas para la gestión de la contabilidad

Existen múltiples software destinados a mejorar la eficiencia en la gestión de la contabilidad empresarial. Por su relevancia compartimos las siguientes: MS Dynamics, Sage, SAP, Oracle.

Herramientas para la gestión de procesos mercantiles

Todos los procesos mercantiles que contengan documentos que deban ser firmados son susceptibles de firmarse digitalmente. Solo será necesario elegir la tipología de firma que mejor se adecúe al documento afectado. En Docuten,  entre otras opciones, te damos la posibilidad de usar la firma cualificada, que goza de presunción de validez jurídica, siendo equivalente a la firma manuscrita.

Herramientas para mejorar la eficiencia del proceso de facturación

Una de las tareas que suelen ocupar una gran cantidad de tiempo a los equipos de administración y finanzas es la gestión manual de las facturas recibidas y emitidas a proveedores. Se trata de una tarea repetitiva y tediosa que no aporta valor de negocio y es susceptible de automatizarse con herramientas digitales.

Docuten te permite automatizar todas las facturas de tu compañía. Podrás recibir todas las facturas de tus proveedores directamente en tus sistemas así como emitir facturas tanto a clientes públicos como privados.

Esto aumenta el control y la organización de todas tus facturas al almacenarlas en una única plataforma. Cualquier trabajador del departamento podrá tener acceso a las mismas aún trabajando en remoto.

Soluciones para la declaración del SII

El Suministro Inmediato de Información del IVA lleva siendo obligatorio desde el año 2018 para aquellas empresas que facturen más de 6 millones de €, entre otras afectadas. Esta también es una tarea repetitiva y susceptible de digitalizar.

Con Docuten, podrás automatizar todo el proceso de declaración del IVA con la AEAT y asegurarte de su envío. Además,  podrás controlar el estado de recepción para garantizar la comunicación continua con la Agencia Tributaria.

Algunas herramientas para el departamento de Marketing y Customer Care 👩‍💻🌱

Ninguna estrategia de marketing y Customer Care podrían tener cabida en la actualidad sin contar con las herramientas digitales adecuadas. La consonancia de estos departamentos es esencial, ya que ambos se retroalimentan, permitiendo Customer Care a marketing conocer al máximo los problemas y necesidades del cliente y, siendo este último, el que utiliza esa información para generar contenido acorde a ellos.

Herramientas para la gestión de contenidos (CMS)

Una de las tareas clave del departamento de marketing es la generación de contenido de valor que impacte a su público objetivo.

Para llevar a cabo esta labor existen multitud de gestores de contenido, pero, sin duda, el más empleado es WordPress.

Herramientas de email marketing y segmentación de clientes 

Un objetivo común de ambos departamentos, marketing y Customer Care, es generar para el cliente la mejor experiencia posible durante su ciclo de vida en la empresa. Para lograr este objetivo será básico segmentar a los clientes para poder impactarles con el contenido más adecuado a través de una buena estrategia de email marketing. Esto redundará en una experiencia del cliente satisfactoria.

Algunas herramientas para digitalizar esta tarea son Mailchimp o Froged.

Herramientas para analizar la interacción

Por muchos esfuerzos que hagamos con nuestra estrategia de marketing, si no analizamos los resultados obtenidos estaremos perdiendo un tiempo precioso. El análisis de datos se ha convertido en una tarea fundamental a la hora de implementar una estrategia; nos permitirá detectar sus puntos fuertes y débiles y no caer en los mismos errores.

El rey del análisis de datos por excelencia es Google Analytics y no puede faltar en tu departamento de marketing.

Generación de contenido atractivo 👀

Sin duda, una de las tareas más complejas a la que deberá enfrentarse el departamento de marketing es la diferenciación de nuestro contenido con el de la competencia. Crear contenido original, impactante y de interés para nuestro público es clave.

Existen infinitas herramientas para ello: los clásicos Illustrator e Indesign centrados en el diseño de contenidos; herramientas como Buzzsumo, que mediante una búsqueda por palabra clave te ofrece contenido en internet relacionado con ese término que puedes usar para tus publicaciones; o Genially, que te permite crear contenidos interactivos o infografías de forma sencilla y rápida.

Con este listado podrás hacerte una idea de las principales herramientas digitales que sí o sí has de implementar en tu empresa si te decides, como viene siendo natural en los últimos meses, a optar por un formato híbrido. 

Debes tener en cuenta, eso sí, que un buen proceso de transformación digital no se basa únicamente en implementar tecnologías punteras, sino que debe ir necesariamente acompañado de un cambio de cultura empresarial centrando siempre en el principal valor de las empresas: las personas.