10 aspectos diferenciales de nuestra firma digital con respecto a otras que te puedas encontrar

No tenemos duda de que a la hora de buscar la solución de firma digital que mejor se adapta a tus necesidades la tarea es ardua, ya que existen múltiples proveedores que ofrecen este servicio con altos niveles de calidad.

Tras corroborar que el proveedor cumple los estándares legales necesarios, esto es, cumplimiento con el Reglamento eIDAS y reconocimiento como Prestador Cualificado de Servicios de Confianza, deberíamos centrarnos en buscar la solución que mejor se ajuste a nuestro caso de uso concreto.

Los ámbitos de RRHH, comercial y PRL son de los que más demandan la implementación de soluciones de firma digital, por el alto volumen de documentación generada y la ineficiencia asociada de los procesos manuales.

Vamos a emplear estas áreas de la empresa para explicar las principales diferencias de nuestra firma digital con respecto a otras que te puedas encontrar en el mercado.

Si estás buscando una solución de firma, sigue leyendo.🤓

¿Por qué nuestra firma digital es específicamente útil para la gestión administrativa de tu empresa

Tal y como hemos comentado, existen en el mercado múltiples soluciones de firma electrónica de documentos y puede resultar complejo decidirse por una en concreto. A la hora de hacerlo y, tras pasar el filtro de estándares legales mínimos, deberíamos pensar en cuáles son nuestras necesidades específicas.

Dado el volumen de documentación generado en ámbitos como el de RRHH o el comercial, la dispersión geográfica de los trabajadores y clientes, las exigencias legales en cuanto a tiempos… será necesario analizar muy bien las funcionalidades que nos ofrece el proveedor elegido. 

En Docuten nos adaptamos al 100% a las necesidades exigidas en los principales sectores de actividad y departamentos empresariales. Esta adaptabilidad viene de la mano de la experiencia que nos brindan nuestros clientes, pertenecientes a sectores tan dispares como fashion retail, construcción o industrial. Trabajar con ellos nos ha permitido conocer sus principales problemas e ir adaptando nuestra solución de firma al máximo a los mismos. 

A continuación, te contamos algunas de nuestros signos diferenciales que, si buscas un proveedor completo de firma digital, te van a encantar 😍.

1. ⚖ Altos estándares legales  

En Docuten, una de nuestras mayores preocupaciones es cumplir con altos estándares legales.

Todas nuestras tipologías de firma se encuentran amparadas bajo el Reglamento (UE) Nº 910 / 2014 relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas (eIDAS). Se trata de una de las legislaciones más restrictivas del mundo. 

Esto significa que con Docuten podrás operar a nivel global con total cobertura legal (salvo excepciones). Si tu empresa opera en otros países podrás hacer uso de nuestra firma electrónica de documentos con todas las garantías legales.

Asimismo, contamos con la certificación ISO/ IEC19794-7:2014, que contiene una serie de especificaciones sobre la definición de los formatos de los datos de las distintas técnicas biométricas. Nuestra firma biométrica es válida y legal con arreglo a la misma.

Por último, tras haber superado con éxito la auditoría externa (realizada por la entidad certificadora EQA), nuestra compañía dispone de un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información certificado de acuerdo con la norma UNE-ISO/IEC 27001:2014.

¿Te quedan dudas sobre legalidad de nuestra firma digital? 👇

2. Prestador Cualificado de Servicios de Confianza 

En Docuten hemos obtenido la Certificación de Prestador Cualificado de Servicios de Confianza de acuerdo con el Reglamento (UE) Nº 910/2014 relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas (Reglamento eIDAS). De esta forma, Docuten avala con el mayor reconocimiento a nivel Europeo su servicio de firma Digital.

Reafirmamos así nuestro compromiso continuo con los mayores estándares de seguridad y legalidad.

3. ✒Todas las tipologías de firma digital (simple, OTP, con certificados, biométrica) 

El reglamento eIDAS, hace referencia a varias tipologías de firma que se clasifican según sus niveles de seguridad en varias categorías: firma electrónica simple, avanzada y cualificada.

En Docuten ponemos a vuestra disposición todas estas tipologías de firma tratando de adaptarnos con ellas a los diversos casos de uso que puedan tener nuestros clientes.

A la hora de elegir el tipo de firma digital que mejor se ajusta al caso concreto, deberemos encontrar un equilibro entre seguridad y usabilidad. Nosotros proponemos las siguientes tipologías para cada caso de uso:

• Firma simple: recomendamos esta tipología  para casos de uso en los que solo se requiera dar la aprobación sobre un documento o una cláusula concreta.
• Fima avanzada – firma OTP: recomendamos esta tipología para casuísticas a distancia, ya que es una firma sencilla que te permitirá dejar firmados contratos laborales u ofertas con clientes en cuestión de segundos.
• Firma avanzada – firma biométrica: esta tipología de firma es ideal para casuísticas presenciales en las que requieras recoger la firma de una persona en el mismo momento que visualiza el documento; o para casuísticas a distancia si el firmante dispone de un dispositivo táctil. Solo se requiere este dispositivo (tablet, smartphone…) para poder recoger el trazo biométrico que el firmante efectúe sobre el documento.
• Firma cualificada- firma con certificado cualificado: esta tipología es la que ofrece mayores niveles de seguridad al emplear un certificado cualificado mediante un dispositivo seguro de creación de firma. La recomendamos para contratos y documentos que sean especialmente sensibles, por ejemplo, contratos mercantiles (firma de estatutos, contratos con proveedores, fusiones, cesiones, adquisiciones empresariales, etc.).

Es relevante hacer especial hincapié en que, en la firma biométrica, Docuten recoge los trazos biométricos que la persona efectúa sobre la pantalla táctil. Son estos trazos los que, en caso de litigio, permiten identificar al firmante con arreglo a la norma ISO/IEC 19794-7:2014.

Por tanto, sino se recogen estos trazos la firma que aparece reflejada en el documento es un mero dibujo carente de valor legal.

4. Funcionalidades avanzadas específicamente útiles 

Una de las claves a la hora de elegir al proveedor que mejor se ajusta a nuestra casuística, es analizar las funcionalidades adicionales que oferta dentro de su servicio de firma.

Algunas de las que nosotros consideramos fundamentales son las siguientes:

👉 Posibilidad de efectuar envíos masivos:

Seguro que cada año tienes que firmar documentos idénticos con todos tus empleados de manera personalizada enviándolos a firmar uno a uno, por ejemplo, el modelo 145.

¿Qué te parecería enviar masivamente a tus empleados este documento con sus datos editables para su firma?

👉 Firma secuencial y paralela:

No limites tu proceso de firma a uno u otro formato, permite a los firmantes que firmen al mismo tiempo o de manera jerarquizada según tus necesidades.

👉 Formularios PDF con campos editables:

Podrás enviar, si así lo requieres, los documentos que necesites a tus clientes o trabajadores  de manera editable. Así, estos podrán editar el documento PDF Form antes de firmarlo y enviártelo de vuelta, de manera sencilla y rápida.

👉 Posibilidad de añadir adjuntos:

A través de la plataforma podrás enviar a firmar, por ejemplo, un contrato de trabajo con anexos adjuntos. De esta manera, el trabajador podrá firmar cómodamente todo el conjunto de documentos (el principal y los adjuntos) con una sola firma.

Asimismo, podrás designar si quieres que algunos de los documentos adjuntos en el proceso se firmen o no; o incluso restringir la visibilidad de alguno de ellos a ciertos participantes del proceso de firma.

👉 Distintos roles de firma:

En un proceso de firma podrás designar distintos roles en función del perfil de los participantes. Los firmantes, que firman el documento; los aprobadores o validadores, que dan el visto bueno para que el proceso de firma continúe; o el rol en copia, que recibe una copia del documento finalizado.

👉 Configuración de la visibilidad de los documentos:

Permite restringir la visibilidad de determinados documentos incluidos en un mismo proceso a determinados participantes. Ejemplo: una documentación sensible que el empleado y la empresa deban ver, pero el representante de los trabajadores no.

👉 Firma automática:

Se realiza de forma instantánea, sin intervención de una persona física en el momento de firmar. Esto es muy útil para el caso de documentos estándar que recurrentemente deban ser firmados por parte del departamento de RRHH.

👉 Fast templates:

Su función principal es la posibilidad de disponer de un documento tipo, una plantilla siempre disponible para ser firmada en la carpeta “Pendientes de firma”.

Esto te será muy práctico si necesitas una misma plantilla en múltiples ocasiones, como por ejemplo ofertas o contratos comerciales para firmar in situ con clientes.

👉 Anotación en documentos:

Permite realizar anotaciones u observaciones en el propio documento PDF antes de su firma, ya que los documentos no pueden ser alterados una vez hayan sido firmados.

Muy útil en el sector del renting a la hora de entregar firmado el parte de entrega del vehículo haciendo constar los daños que éste pueda tener.

5. Otros aspectos diferenciadores 

Además de las funcionalidades avanzadas anteriores en Docuten contamos con algunas peculiaridades más que quizás os puedan resultar interesantes. 

Por un lado, cuando finalizas un proceso de firma con Docuten el documento final aparecerá firmado por todos los participantes, siendo estas múltiples firmas visibles y digitales. Esto es importante porque, en muchos casos, en el mercado os encontraréis con soluciones que solo recogen una firma en “representación” de todos los participantes y además las mismas son meras imágenes.

Por otro, en nuestra plataforma podrás iniciar un proceso de firma sobre un documento que ya haya sido firmado previamente, cosa que es muy útil y evita crear documentos desde cero que ya han sido firmados.

6. 👨‍💻 Múltiples posibilidades de integración 

A la hora de operar con nosotros, ponemos a vuestra disposición mútiples posibilidades de integración.

Ente ellas, disponemos de nuestra propia API así como de un equipo de desarrollo e IT propio.

¿Esto que quiere decir?

Que estamos en proceso de mejora constante de nuestro producto y tenemos el compromiso de adaptarlo de forma evolutiva a las necesidades cambiantes de nuestros clientes.

Nuestros servicios de firma y factura están integrados con los principales softwares del mercado (SAGE, Oracle, Labor, Meta4 o Grupo Castilla). Además contamos con módulos desarrollados para SAP o Microsoft Dynamics.

Esto hace que trabajar con nosotros sea más cómodo si cabe, ya que no tendréis que cambiar vuestros sistemas y procesos de trabajo, ni embarcaros en infinitos procesos de integración, sino que nosotros nos adaptaremos a vuestras necesidades y os acompañaremos en el proceso.

7. 🌎Plataforma multi-idioma 

No queremos que el idioma sea una barrera, es más, queremos convertir la pluralidad lingüística en un valor fundamental.

¿Tienes clientes o proveedores en otros países? ¿Cuentas con filiales en otras partes del mundo? No te preocupes, puedes configurar las notificaciones de nuestra plataforma de manera personalizada para que todas las comunicaciones que hagas con personas en otras partes del mundo se efectúen en su idioma.

Nuestra plataforma se encuentra actualmente en los siguientes idiomas de notificación: neerlandés, italiano y francés, inglés, valenciano, catalán, portugués, español y alemán.

8. 🕵‍♀️Herramienta de peritación de firmas biométricas

Si tienes especial preocupación por la legalidad esta herramienta te va a interesar. Gracias a nuestra herramienta de verificación forense otorgamos una seguridad extra a nuestros clientes.

En caso de litigio, esta herramienta permitirá a un perito calígrafo comparar una firma biomérica efectuada con Docuten y analizar su autoría. Para ello, se nos solicitará como Prestadores Cualificados descifrar la información biométrica contenida en la firma para proceder a su tratamiento y análisis.

Con esta herramienta, no quedarán dudas de quien ha realizado la firma sobre un determinado documento. ¡La tecnología es transparente!

9. 🙋‍♀️La figura del Customer Success Manager y nuestro servicio de atención al cliente

Otra de nuestras obsesiones es la de cuidar a nuestros clientes para que disfruten del camino y no se quieran ir y, si lo hacen, que guarden el recuerdo de una empresa comprometida.

Es por esto que ofrecemos un servicio de atención al cliente de tú a tú, a través de mail o vía telefónica. Queremos entender los problemas que os vayan surgiendo en el día a día porque esto, no solo hará que sigáis confiando en nosotros, sino que también nos servirá de base para efectuar mejoras en nuestro producto.

Siguiendo con esta línea de compromiso con la comunicación fluida con nuestros clientes, disponemos de la figura del Customer Success Manager para proyectos de gran envergadura. Una persona de nuestro equipo que se asignará a tu proyecto (si te decides a trabajar con nosotros) y te acompañará en todo el proceso de implementación y onboarding, así como tu ciclo de vida como cliente enviándote reportese de uso, aportándote sugerencias para mejorar el uso de la herramienta y, en definitiva, tratando de maximizar tu satisfacción en la experiencia Docuten.

10. Gran experiencia en múltiples sectores

Creemos que la experiencia no se consigue sin escuchar a los verdaderos protagonistas. De nada vale tener un buen producto sino lo adecúas a las necesidades reales de tus clientes. 

Nuestra ampliar cartera de clientes nos ha permitido obtener esa experiencia necesaria para convertirnos en expertos en la digitalización de procesos de múltiples sectores como: Fashion Retail, Industrial, Construcción o Facilty services.

Docuten es la solución que resuelve tus necesidades

Como has podido ver, Docuten es una solución de firma digital completa que cuenta con algunos aspectos diferenciadores que son específicamente relavantes a la hora de disponerse a buscar un proveedor que pueda cubrir todas las necesidades de los diversos departamentos de una empresa: RRHH, comercial, finanzas, administración…

Las ventajas de la firma electrónica de documentos son evidentes para departamentos que tienen procesos manuales,  pues permite que la operativa diaria de estos sean más eficientes y se eviten pérdidas de tiempo innecesarias en tareas tediosas que no aportan valor. 

También puede interesarte: Kit Digital, ayudas a la digitalización de las pymes. Contamos con soluciones seguras, legales y eficientes, que te ayudarán a llevar tu empresa al siguiente nivel. Olvídate de las tareas más rutinarias y monótonas y deja que tus trabajadores dediquen su tiempo a aportar valor a la empresa. 

Contacta con nosotros y empieza hoy el camino de la digitalización administrativa.