Cómo evitar que la firma digital de un documento se dilate en el tiempo

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Sabemos de buena tinta que, una de las razones por las que muchas empresas se deciden a implementar una solución de firma digital en sus procesos es, sin duda, el ahorro de tiempo a la hora de firmar un documento.

Pasar de un proceso de firma tradicional a uno digital, puede ahorrarnos infinitos desplazamientos y reuniones innecesarias, impresiones de montañas de papel, tardes de búsqueda entre los mil archivadores almacenados con los documentos de toda la plantilla…. En definitiva, tiempo valioso, que podríamos estar empleando en cualquier tarea que seguro, nos urge más en nuestra planificación diaria.

Por lo que, si implementas una solución de firma digital, esperas encontrarte con una herramienta que te permita ahorrar el máximo tiempo posible en la firma de tus documentos.

Por ello creemos que pueden resultarte MUY INTERESANTES algunas de nuestras funcionalidades, las cuales inciden directamente en este objetivo. Aprende a usarlas y garantiza que empleas el mínimo tiempo posible para un proceso, como es el de firma, que aunque imprescindible para tu operativa diaria, no debería entorpecer tu jornada.

¿Empezamos? 😉

Algunas claves para acelerar tus procesos de firma

¡No te vayas ahora! Estás a punto de descubrir cómo sacarle el máximo provecho a tu funcionalidad de firma digital. Aprende cómo conseguir firmar el 100% de tus documentos con firma digital en el mínimo tiempo posible.

👉 Establece fechas tope

Si quieres asegurarte de que tus empleados firman en fecha y forma, utiliza esta funcionalidad y haz que el documento a firmar digitalmente tenga una fecha de caducidad.

Imagina que, le envías una oferta a un cliente con el que te gustaría trabajar. Seguramente quieras asegurarte una fecha de contratación tope, para poder mantener todas tus previsiones en regla.

A la hora de crear el proceso de firma, podrás elegir la opción “fecha límite”. De esta manera se le indicará a tu potencial cliente que la oferta ha de firmarse antes de la fecha indicada.

Si en fecha posterior el cliente quisiera firmar el documento, se le mostrará como caducado. Será tu turno para generar un nuevo documento que, quizás, ya no incluyan las condiciones iniciales que estaban supeditadas a firma antes de una fecha determinada.

👉 Incluye recordatorios de firma

A todos nos pasa que, cuanto más plazo temporal vemos para hacer una cosa, más lo dilatamos en el tiempo. Esto puede llevar, en muchos casos, a olvidos desafortunados que pueden estar entorpeciendo la tarea de otros.

Por ello, si quieres que, por ejemplo, tus empleados, firmen la actualización de la política de PRL lo más pronto posible, usa la funcionalidad de los recordatorios.

Una notificación de recordatorio a tiempo podrá ayudarle a más de un despistado a firmar la documentación pendiente. Muchas veces es mejor pecar de insistente que lamentarse cuando ya se nos ha pasado el plazo, ¿o no?

👉 Incluye un mensaje que acompañe el documento

Para aumentar las posibilidades de que el firmante se ponga manos a la obra y nos firme en el plazo más breve posible, lo mejor es facilitarle al máximo la vida. Ayúdale a que entienda de qué se trata el documento pendiente de su firma, indícale la urgencia, déjale por escrito la fecha en la que necesitas que esté firmado sí o sí…. En definitiva, incluye toda la información que creas que pueda ser relevante para el firmante y que le ayude a poner su rúbrica sobre el documento sin dudas y en el menor tiempo posible.

👉 Utiliza nuestra funcionalidad para añadir adjuntos

Si quieres enviar a firmar varios documentos a la misma persona que están relacionados, por ejemplo, el contrato de trabajo junto con la copia básica y el documento de protección de datos; en lugar de crear tres procesos de firma y abrumar al firmante con tres notificaciones, puedes usar nuestra funcionalidad “añadir adjuntos”.

De esta manera, el firmante recibirá todos los documentos en un mismo proceso, como si se tratara de una carpeta donde has incluido toda la documentación que debe firmar.

Cómodamente, podrá visualizar toda la documentación y cuando pinche en firmar, lo hará para todo el conjunto de documentos.

Reduces tres procesos a uno, haciéndole la vida más sencilla al firmante y a ti mismo, que no tienes que preparar varios procesos de firma.

👉 Envía plantillas PDF editables

Existe documentación que requiere de ciertas modificaciones o inclusión de datos por parte del firmante antes de proceder a la firma.

Imagina, por ejemplo, que debes enviar a firmar a tus empleados el modelo 145 a principios de año. Les envías el documento con los datos que tenías recopilados del año anterior, pero resulta que su situación familiar ha cambiado.

Si el documento fuera estándar, el firmante debería indicarte que existe un error y tendrías que volver a crear de nuevo el documento con los datos actuales de trabajador.

Pero, ¿y si en lugar de eso, pudieras estableces campos editables dentro del documento, de manera que cuando el trabajador lo recibe pueda modificarlos en función de los cambios en su situación y proceder luego a la firma?

Eso es justamente lo que puedes hacer con las plantillas PDF editables. Conviertes un proceso que se podría dilatar varios días, comprobando todos los datos erróneos del trabajador, en uno que dura apenas unos minutos.

👉 Usa las Fast Templates

¿Eres comercial y te desplazas a cliente para cerrar acuerdos? Seguro que, entonces, te vendrían bien tener siempre disponible una plantilla tipo de tus ofertas comerciales que pudieras modificar in situ con el cliente para poder recoger su firma biométrica en tu tablet. 

Justamente esto es lo que consigues con nuestras Fast Templates: acude al cliente, ve a tu carpeta «pendientes de firma», modifica los datos necesarios, recoge su firma y, automáticamente, volverás a tener una plantilla de oferta comercial en tu carpeta de pendientes para el siguiente cliente del día.

Queremos que el proceso de firma no sea una traba, sino una ventaja que te ayude a cerrar tus oportunidades cómoda y rápidamente. 

Convierte el proceso de firma en una ventaja 

Muchas veces la firma de documentación es una traba en los procesos de contratación, el cierre de oportunidades de negocio o en el éxito de los acuerdos con proveedores. 

Has de enfrentarte a multitud de documentos a firmar sin los cuales no se puede avanzar. Por eso la firma electrónica para empresas puede ser tu gran aliada. Elimina la necesidad de impresiones, escaneos o reuniones presenciales solo para firmar un documento. 

En su lugar, aprovecha todas las funcionalidades que puede aportarte la firma digital de Docuten, que no solo acaba con los trámites tradicionales anteriores, sino que cuenta con múltiples funcionalidades, como las que hemos visto, que te permitirán acelerar el proceso de firma y convertirlo en una gestión sencilla y rápida.  

¿Quieres saber más sobre nuestro programa de firma electrónica? No te pierdas esta guía rápida en la que te contamos todos los detalles para que le saques el máximo partido a la herramienta.

Y si te preocupa la legalidad, con Docuten, empresa de firma digital, contarás con las máximas garantías en tus procesos de firma. 

Docuten es un Prestador Cualificado de Servicios de Confianza (PCSC), de acuerdo con el Reglamento (UE) Nº 910 / 2014 relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas (eIDAS).