C贸mo evitar que la firma digital de un documento se dilate en el tiempo

馃晹 6 min de lectura


Sabemos de buena tinta que, una de las razones por las que muchas empresas se deciden a implementar una soluci贸n de firma digital en sus procesos es, sin duda, el ahorro de tiempo a la hora de firmar un documento.

Pasar de un proceso de firma tradicional a uno digital, puede ahorrarnos infinitos desplazamientos y reuniones innecesarias, impresiones de monta帽as de papel, tardes de b煤squeda entre los mil archivadores almacenados con los documentos de toda la plantilla鈥. En definitiva, tiempo valioso, que podr铆amos estar empleando en cualquier tarea que seguro, nos urge m谩s en nuestra planificaci贸n diaria.

Por lo que, si implementas una soluci贸n de firma digital, esperas encontrarte con una herramienta que te permita ahorrar el m谩ximo tiempo posible en la firma de tus documentos.

Por ello creemos que pueden resultarte MUY INTERESANTES algunas de nuestras funcionalidades, las cuales inciden directamente en este objetivo. Aprende a usarlas y garantiza que empleas el m铆nimo tiempo posible para un proceso, como es el de firma, que aunque imprescindible para tu operativa diaria, no deber铆a entorpecer tu jornada.

驴Empezamos? 馃槈

Algunas claves para acelerar tus procesos de firma

隆No te vayas ahora! Est谩s a punto de descubrir c贸mo sacarle el m谩ximo provecho a tu funcionalidad de firma digital. Aprende c贸mo conseguir firmar el 100% de tus documentos con firma digital en el m铆nimo tiempo posible.

馃憠 Establece fechas tope

Si quieres asegurarte de que tus empleados firman en fecha y forma, utiliza esta funcionalidad y haz que el documento a firmar digitalmente tenga una fecha de caducidad.

Imagina que, le env铆as una oferta a un cliente con el que te gustar铆a trabajar. Seguramente quieras asegurarte una fecha de contrataci贸n tope, para poder mantener todas tus previsiones en regla.

A la hora de crear el proceso de firma, podr谩s elegir la opci贸n 鈥渇echa l铆mite鈥. De esta manera se le indicar谩 a tu potencial cliente que la oferta ha de firmarse antes de la fecha indicada.

Si en fecha posterior el cliente quisiera firmar el documento, se le mostrar谩 como caducado. Ser谩 tu turno para generar un nuevo documento que, quiz谩s, ya no incluyan las condiciones iniciales que estaban supeditadas a firma antes de una fecha determinada.

馃憠 Incluye recordatorios de firma

A todos nos pasa que, cuanto m谩s plazo temporal vemos para hacer una cosa, m谩s lo dilatamos en el tiempo. Esto puede llevar, en muchos casos, a olvidos desafortunados que pueden estar entorpeciendo la tarea de otros.

Por ello, si quieres que, por ejemplo, tus empleados, firmen la actualizaci贸n de la pol铆tica de PRL lo m谩s pronto posible, usa la funcionalidad de los recordatorios.

Una notificaci贸n de recordatorio a tiempo podr谩 ayudarle a m谩s de un despistado a firmar la documentaci贸n pendiente. Muchas veces es mejor pecar de insistente que lamentarse cuando ya se nos ha pasado el plazo, 驴o no?

馃憠 Incluye un mensaje que acompa帽e el documento

Para aumentar las posibilidades de que el firmante se ponga manos a la obra y nos firme en el plazo m谩s breve posible, lo mejor es facilitarle al m谩ximo la vida. Ay煤dale a que entienda de qu茅 se trata el documento pendiente de su firma, ind铆cale la urgencia, d茅jale por escrito la fecha en la que necesitas que est茅 firmado s铆 o s铆鈥. En definitiva, incluye toda la informaci贸n que creas que pueda ser relevante para el firmante y que le ayude a poner su r煤brica sobre el documento sin dudas y en el menor tiempo posible.

馃憠 Utiliza nuestra funcionalidad para a帽adir adjuntos

Si quieres enviar a firmar varios documentos a la misma persona que est谩n relacionados, por ejemplo, el contrato de trabajo junto con la copia b谩sica y el documento de protecci贸n de datos; en lugar de crear tres procesos de firma y abrumar al firmante con tres notificaciones, puedes usar nuestra funcionalidad 鈥渁帽adir adjuntos鈥.

De esta manera, el firmante recibir谩 todos los documentos en un mismo proceso, como si se tratara de una carpeta donde has incluido toda la documentaci贸n que debe firmar.

C贸modamente, podr谩 visualizar toda la documentaci贸n y cuando pinche en firmar, lo har谩 para todo el conjunto de documentos.

Reduces tres procesos a uno, haci茅ndole la vida m谩s sencilla al firmante y a ti mismo, que no tienes que preparar varios procesos de firma.

馃憠 Env铆a plantillas PDF editables

Existe documentaci贸n que requiere de ciertas modificaciones o inclusi贸n de datos por parte del firmante antes de proceder a la firma.

Imagina, por ejemplo, que debes enviar a firmar a tus empleados el modelo 145 a principios de a帽o. Les env铆as el documento con los datos que ten铆as recopilados del a帽o anterior, pero resulta que su situaci贸n familiar ha cambiado.

Si el documento fuera est谩ndar, el firmante deber铆a indicarte que existe un error y tendr铆as que volver a crear de nuevo el documento con los datos actuales de trabajador.

Pero, 驴y si en lugar de eso, pudieras estableces campos editables dentro del documento, de manera que cuando el trabajador lo recibe pueda modificarlos en funci贸n de los cambios en su situaci贸n y proceder luego a la firma?

Eso es justamente lo que puedes hacer con las plantillas PDF editables. Conviertes un proceso que se podr铆a dilatar varios d铆as, comprobando todos los datos err贸neos del trabajador, en uno que dura apenas unos minutos.

馃憠 Usa las Fast Templates

驴Eres comercial y te desplazas a cliente para cerrar acuerdos? Seguro que, entonces, te vendr铆an bien tener siempre disponible una plantilla tipo de tus ofertas comerciales que pudieras modificar in situ con el cliente para poder recoger su firma biom茅trica en tu tablet.聽

Justamente esto es lo que consigues con nuestras Fast Templates: acude al cliente, ve a tu carpeta 芦pendientes de firma禄, modifica los datos necesarios, recoge su firma y, autom谩ticamente, volver谩s a tener una plantilla de oferta comercial en tu carpeta de pendientes para el siguiente cliente del d铆a.

Queremos que el proceso de firma no sea una traba, sino una ventaja que te ayude a cerrar tus oportunidades c贸moda y r谩pidamente. 

Convierte el proceso de firma en una ventaja 

Muchas veces la firma de documentaci贸n es una traba en los procesos de contrataci贸n, el cierre de oportunidades de negocio o en el 茅xito de los acuerdos con proveedores. 

Has de enfrentarte a multitud de documentos a firmar sin los cuales no se puede avanzar. Por eso la firma electr贸nica para empresas puede ser tu gran aliada. Elimina la necesidad de impresiones, escaneos o reuniones presenciales solo para firmar un documento.聽

En su lugar, aprovecha todas las funcionalidades que puede aportarte la firma digital de Docuten, que no solo acaba con los tr谩mites tradicionales anteriores, sino que cuenta con m煤ltiples funcionalidades, como las que hemos visto, que te permitir谩n acelerar el proceso de firma y convertirlo en una gesti贸n sencilla y r谩pida.聽聽

驴Quieres saber m谩s sobre nuestro programa de firma electr贸nica? No te pierdas esta gu铆a r谩pida en la que te contamos todos los detalles para que le saques el m谩ximo partido a la herramienta.

Y si te preocupa la legalidad, con Docuten, empresa de firma digital, contar谩s con las m谩ximas garant铆as en tus procesos de firma. 

Docuten es un Prestador Cualificado de Servicios de Confianza (PCSC), de acuerdo con el Reglamento (UE) N潞 910 / 2014 relativo a la identificaci贸n electr贸nica y los servicios de confianza para las transacciones electr贸nicas (eIDAS).