Cómo la firma digital te ayuda a evitar sanciones de hasta 1M€ de la Cadena Alimentaria, formalizando y cumplimentado correctamente tus contratos
Rocío Soto
Las empresas del sector alimentario, tanto grandes como pequeñas, se encuentran bajo la lupa de la Agencia de Información y Control Alimentarios (AICA), la cual se encarga de velar por el cumplimiento de la Ley de la Cadena Alimentaria.
El cumplimiento riguroso de las cláusulas de los Contratos Alimentarios es tan vital como su correcta formalización, cumplimentación y firma por ambas partes, y es precisamente aquí donde muchas compañías tropiezan.
Sin ir más lejos, desde la implantación de la normativa del Registro de Contratos Alimentarios el pasado 30 de junio de 2023, el número de sanciones por estas causas asciende a 66, sumando una cuantía de 154.042,8€.
En esta entrada, explicaremos la importancia de formalizar los contratos alimentarios y otros acuerdos en el sector alimentario, y cómo la firma digital se posiciona como herramienta estratégica para prevenir sanciones por incumplimiento y mejorar las relaciones comerciales.
Número de sanciones desde el 30 de junio de 2023:
- Sanciones por no formalizar el contrato alimentario: 42
- Sanciones por no incluir el precio (campo obligatorio) en el contrato alimentario: 24
⚖️ Antecedentes Legales: Ley de la Cadena Alimentaria y Registro de Contratos Alimentarios
La Ley de Cadena Alimentaria es una normativa que establece un marco regulatorio para las relaciones comerciales entre los diferentes operadores que intervienen en la cadena alimentaria, desde los productores hasta los consumidores finales.
Entre las principales medidas, se establece la creación de un Registro de Contratos Alimentarios del que ya os habíamos hablado en esta entrada. La mayor parte de las sanciones registradas, están relacionadas precisamente con la gestión de los Contratos Alimentarios: su formalización, su cumplimentación, su registro en la AICA…
✍️ Formalización de contratos alimentarios y cumplimentación adecuada de campos obligatorios
La informalidad en la documentación, como un contrato que no recoge todos los campos obligatorios, puede desembocar en las ya comentadas sanciones por parte de la AICA, así como otros conflictos a nivel legal y/o judicial.
En este sentido, la solución de Docuten te permite usar documentos pdf con campos editables obligatorios, es decir, plantillas pdf en las que el primer firmante puede cumplimentar o modificar la información contenida en dichos campos antes de firmar el documento.
Por ejemplo, a la hora de firmar un contrato alimentario, un responsable de la empresa compradora genera el contrato desde una plantilla “contrato marco” que se aloja dentro de la plataforma de Docuten. Una vez selecciona la plantilla, cubre todos los campos obligatorios para, posteriormente, firmar el contrato y enviarlo a firmar al Proveedor Primario (proveedor). Si estos campos no están correctamente cumplimentados, Docuten no permite avanzar con el proceso de firma, por lo que te aseguras de que todos los campos están orden, evitando las sanciones en este sentido.
¿Cuáles son los campos obligatorios de los Contratos Alimentarios?
Los Contratos Alimentarios deben contener como mínimo los extremos recogidos en el artículo 4 de la Ley 12/2013.
a) “Identificación de las partes contratantes”, incluyendo:
- Nombre y apellidos o denominación social
- Número de identificación fiscal
- Domicilio social
- Dirección de correo electrónico
b) “Objeto del contrato, indicando, en su caso, las categorías y referencias contratadas”
c) “Precio del contrato alimentario, con expresa indicación de todos los pagos (…)”.
d) “Condiciones de pago, que en todo caso deberán ajustarse a los plazos de pago en las operaciones comerciales de productos alimentarios o alimenticios, conforme a lo establecido en la disposición adicional primera de la Ley 15/2010, de 5 de julio (…)”
e) “Condiciones de entrega y puesta a disposición de los productos”.
f) “Derechos y obligaciones de las partes contratantes”.
g) “Información que deben suministrarse las partes, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 13 de esta Ley”
h) “Duración del contrato, con expresa indicación de la fecha de su entrada en vigor, así como las condiciones de renovación y modificación del mismo”.
i) “Causas, formalización y efectos de la extinción del contrato”.
k) “Conciliación y resolución de conflictos (…)”
l) Excepciones por causa de fuerza mayor, conforme lo dispuesto en la Comunicación C (88) 1696 de la Comisión relativa a «la fuerza mayor» en el derecho agrario europeo, y en el artículo 1105 del Código Civil.
🤝 Firma digital del Contrato Alimentario por ambas partes
La firma digital es la solución a las dificultades y barreras que presenta la firma manuscrita, como pueden ser la necesidad de desplazamientos, retrasos en obtener la documentación firmada, posibilidad de errores manuales…
Esta herramienta se presenta como una solución efectiva para evitar sanciones relacionadas con la Cadena Alimentaria. Su adopción no solo responde a una necesidad legal para evitar sanciones, sino que aporta numerosos beneficios que mejoran la gestión y la productividad de las empresas: facilita la firma del Contrato Alimentario por ambas partes, independientemente de su ubicación geográfica, además de garantizar la trazabilidad, custodia y almacenamiento de los documentos.
En el caso concreto de la firma de Contratos con Productores Primarios, recomendamos las siguientes tipologías de firma, todas ellas recogidas en el eIDAS, Reglamento relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas
- Firma automática
La parte compradora podrá firmar de forma desasistida, es decir, sin intervenir en el proceso de firma, gracias a la firma automática.
- Firma OTP:
El Productor Primario puede firmar el contrato alimentario desde su dispositivo móvil gracias a la firma OTP, es decir, gracias a un código de un solo uso.
Para entender su funcionamiento con un ejemplo práctico, usamos firma OTP cada vez que el banco te envía un código para aceptar una compra online.
- Firma Biométrica:
Al igual que con la firma OTP, el productor primario puede firmar desde cualquier dispositivo móvil a través de la firma biométrica, una tipología de firma muy similar a la manuscrita.
✅ Ventajas de la firma digital para la firma y formalización de contratos alimentarios.
💸 Evitar sanciones de hasta 1M€ por incumplimiento de la Cadena Alimentaria
Todas las compañías están obligadas a tener los contratos mercantiles formalizados, independientemente de si también obligadas a registrar los contratos en la AICA.
Es por ello que generar el contrato, cumplimentar bien los campos obligatorios y formalizarlo a través de la firma de ambas partes, es un paso que las empresas del sector alimentario no se pueden saltar, ya que de ser así serán sancionadas.
En este contexto, firma digital se presenta como una aliada indiscutible para las empresas del sector alimentario, que pueden beneficiarse de su uso y evitar el incumplimiento de la ley.
Te contamos cómo puedes evitar las sanciones de la AICA en esta entrada.
⏰ Ahorro de tiempo y recursos
La firma de contratos en formato digital elimina la necesidad de desplazamientos y de imprimir grandes cantidades de papel. Esto no solo significa un ahorro económico, sino también una optimización en los procesos.
🔐 Seguridad
Como ya hemos comentado, las tecnologías de firma digital más avanzadas garantizan la integridad y la autenticidad de los documentos e identificación de los firmantes.
📊 Trazabilidad
Puedes ver en que estado se encuentra el contrato una vez lo envías a firmar, así como enviar recordatorios.
🔍 Almacenamiento y búsqueda avanzada
En Docuten custodiamos toda tus contratos, modificaciones y adendas durante, al menos, 5 años, documentación que podrás descargar siempre y cuando quieras.
Además, podrás acceder a ella de forma sencilla gracias a la funcionalidad de búsqueda avanzada. Incluyendo el nombre de la persona, la fecha de firma, su email o cualquier dato identificativo, la localizarás en cuestión de segundos.
🤔 Otras razones para formalizar los Contratos Alimentarios
Los contratos aportan claridad a las relaciones comerciales. Son el documento oficial que detalla los términos de un trato, incluyendo los plazos de entrega, las condiciones de pago, los precios, y otros campos obligatorios.
Existen múltiples razones por las que la formalización de los contratos debería ser una prioridad para las empresas en el negocio agroalimentario, más allá de cumplir con la ley y evitar sanciones:
- Garantizar la Protección Legal y Comercial: Los contratos claros y bien estructurados protegen a las partes ante cualquier disputa. Siempre es mejor prevenir que lamentar, por lo que tener en regla cada detalle contractual aumentará la seguridad en tu compañía.
- Facilitar la Resolución de Conflictos: En caso de desacuerdo, los contratos bien redactados pueden ahorrar tiempo y dinero al servir como hoja de ruta para resolver diferencias.
- Fomentar una Cultura de Transparencia: Cuando las partes comprenden sus derechos y responsabilidades, es más probable que mantengan una relación saludable y duradera.
🔜 ¿Y ahora qué?
Una vez los contratos están correctamente cumplimentados y firmados, toca registrarlos en la AICA.
Te contamos cómo Docuten puede automatizar todo el proceso, desde la firma hasta la subida, aquí → Guía definitiva para cumplir con el Registro de Contratos Alimentarios en la AICA
🧑💻 Contacta con nuestro equipo
Las sanciones por no formalizar contratos o mala cumplimentación de los mismos, cada vez son más comunes. A pesar de ello, para muchas de estas empresas, la documentación contractual es un cuello de botella regulatorio o, peor aún, un territorio inexplorado.
Desde Docuten te ayudamos a generar los contratos, garantizamos su correcta cumplimentación y facilitamos la firma por todas las partes implicadas. De esta forma, puedes prevenir sanciones, resolver disputas eficazmente y mantener relaciones comerciales sólidas.
Recuerda que en el cumplimiento no basta con hacer lo correcto, sino hacerlo de la manera correcta. La formalidad y la legalidad en tus procesos son una inversión a largo plazo que te ahorrará dolores de cabeza y recursos. Contacta con nuestro equipo y resolvemos todas tus dudas.
