Si eres cliente de Docuten muchos de los términos y conceptos que explicaremos en esta pequeña guía, seguro que ya forman parte de tu vocabulario en el día a día de tu departamento. 

¿Te suenan las Fast templates, los CSVs, la firma delegada, bundle? Son algunas de las palabras que más escucharás y leerás en tu día a día en la experiencia de Docuten y, por ello, es súper importante que te familiarices con ellas.

Iremos una a una desgranando las palabras más “míticas” del ecosistema Docuten. Os las dejamos por orden alfabético  ¿Empezamos? 😉

Nuestras conceptos y palabras clave

1. API

O Interfaz de Programación de aplicaciones. ¿Esto qué viene siendo? Pues en lenguaje común básicamente se trata de un sistema que permite la comunicación entre dos o más aplicaciones.

En Docuten disponemos de APIs propias que permiten que nuestras soluciones se puedan comunicar con vuestros sistemas de manera sencilla y segura.

2. Bundle 

Si habéis llegado a nosotros seguro que, por lo menos, os suena este concepto. Es la forma que tenemos, nada más y nada menos que, para definir nuestro core de negocio. No solo nos dedicamos a la firma digital, sino que también aportamos soluciones para la emisión y recepción de facturas electrónicas.

En definitiva, tratamos de digitalizar todos los procesos administrativos de las empresas y hacerlas más eficientes. ¿Lo mejor? Solamente contarás con un proveedor, lo que evitará duplicidades, hará mucho más sencilla la gestión de cualquier comunicación e incidencia y reducirá los costes de tu proyecto.

3. Código OTP (del inglés one-time-password)

Si tienes contratada nuestra solución de firma este término te tiene que sonar seguro.

Se trata de un código de un solo uso (es decir, un código que únicamente tendrá validez para la firma del documento concreto para el que se haya solicitado) asociado a la firma OTP (valga la redundancia). Este código le llega al firmante, vía SMS o bien vía email (en función de la información indicada al crear el proceso de firma) y tiene una validez de 3 minutos, por seguridad.

Una vez el firmante introduce el código en la plataforma, el documento queda firmado. Así de rápido y fácil. 🤷‍♀️

4. CSV y QR

Las siglas CSV hacen referencia al conocido como Código Seguro de Verificación, que es, básicamente,  el código que Docuten incrusta sobre el documento firmado para poder acceder al documento original si este se imprime. 

Además, Docuten también incluye un código QR (del inglés Quick Response code, “código de respuesta rápida”), una evolución de ese CSV, que está en formato código de barras, “digievolucionando” en un código de barras bidimensional de fácil lectura a través del teléfono móvil.

Para que nos entendamos todos, el QR es el mecanismo que ofrece Docuten para que el CSV se pueda leer desde cualquier lugar con tu propio móvil y puedas así constatar que estás delante del documento original.

5. DIR3 y DIRe

Si utilizas nuestra solución de emisión y recepción de facturas seguro habrás escuchado estos términos.

El DIRe es un código alfanumérico que identifica de forma única a cada empresa receptora de facturas y a cada Empresa de Servicios de Facturación (ESF).

Para la emisión de la factura es obligatorio indicar en ella el DIRe del destinatario al cual va dirigido, es decir, el de la empresa receptora (no el de la Empresa de Servicios de Facturación (ESF).

El DIR3 es básicamente lo mismo pero en el ámbito de las Administraciones Públicas.

6. Documento de evidencias

Uno de los documentos asociados al proceso de firma (y que podrás descargarte en todo momento) es el documento de evidencias. El mismo recoge todos los cambios que ha sufrido el documento, la fecha y hora en la que estos se han producido, la IP y el navegador desde el que se ha generado y firmado y un largo etcétera.

Toda esta información te permitirá demostrar que el proceso de firma ha tenido lugar y evidenciará la identidad del firmante a modo de prueba en un litigio.

Este documento se erige como un certificado firmado por Docuten (Docuten Tech S.L. como sociedad) en virtud de nuestra figura como Prestador Cualificado de Servicios de Confianza.

7. Fast template

Una de las funcionalidades estrella si utilizas nuestra solución de firma digital para casos de uso de firma comercial son, sin duda, las Fast Templates. 

No son ni más ni menos que unas “plantillas tipo” que  podrás tener guardadas en la app de Docuten disponibles para firmar cuando te reúnas con un cliente.

Estas plantillas, que pueden ser, por ejemplo, tus ofertas comerciales, se irán regenerando a medida que finalices un proceso de manera que siempre tendrás una plantilla tipo disponible para su firma en la carpeta “pendientes de firma”. 

Útil, ¿ verdad?

8. FACe y FACeB2B

Si tienes con nosotros el servicio de emisión o recepción de facturas ya conocerás estos términos. Además, si antes de trabajar con Docuten ya enviabas facturas a la Administración Pública (en adelante AAPP), con más motivo sabrás el significado de FACe.

FACe es el Punto General de entrada de Facturas electrónicas a la Administración Pública. En Docuten estamos integrados con este canal y adecuamos tus facturas al formato Facturae necesario para hacer llegar tus facturas a las AAPP de manera automática y sencilla.

FACeB2B2 es el Punto General de entrada de Facturas electrónicas entre empresas privadas. También nos conectamos con este canal para hacerte la vida más sencilla.

9. Firma biométrica

Esta es una de nuestras tipologías de firma principales. Se trata de una firma avanzada que permite al firmante realizar su trazo biométrico sobre un dispositivo táctil donde se encuentre el documento en cuestión.

Digamos que es como si se tratara de una firma manuscrita, pero cambiando el boli y el papel, por nuestro propio dedo/lápiz táctil y una pantalla táctil.

En dos minutos tendrás recogida en tus sistemas la firma sobre el documento en cuestión con total cobertura legal.

10. Firma electrónica avanzada

Se trata de una de las tipologías de firma clasificadas bajo el Reglamento eIDAS.

Para que una firma sea avanzada es necesario que la misma esté vinculada al firmante de forma única, que permita su identificación, que garantice la integridad del documento firmado y que haya sido creada utilizando medios de firma bajo el control exclusivo del firmante.

Todos estos requisitos se cumplen en el caso de nuestra firma OTP y de nuestra firma biométrica, que podrás usar para firmar cualquier documento de manera fácil y totalmente segura.

11. Firma electrónica cualificada

Otro de los tipos de firma definidos por eIDAS es la firma cualificada, que también ofrecemos en Docuten.

Para que tenga esta consideración, la misma ha de realizarse con un certificado digital de firma electrónica cualificada, es decir, un certificado que vincula los datos de validación de una firma con una persona física o jurídica, empleando para ello un par de claves, una pública y otra privada.

12. Firma delegada

En caso de que no seas la persona que debe firmar el documento (por ejemplo, que deba firmarlo tu superior u otro departamento), podrás enviárselo a la persona adecuada haciendo clic en Delegar firma e introduciendo su email y su nombre. De esta forma, tú no firmarás el documento y le llegará una notificación de firma a la persona que has indicado.

13. Flujos de validación

Funcionalidad estrella en el ámbito de recepción de facturas. En muchos casos los flujos de validación van aparejados al proceso de recepción de las facturas.

Son flujos de aprobación automáticos que te permiten acortar tiempos, tener un control de costes en cierre y previsión en tesorería. Se establece un orden específico para la revisión y aprobación de facturas entre departamentos, y se notifica a los proveedores de cualquier actualización.

14. Lector OCR

Un lector OCR (Optical Character Recognition) es una tecnología que permite convertir documentos físicos, archivos PDF o imágenes, en formato digital con datos editables. 

En Docuten utilizamos la tecnología OCR como uno de los canales básicos para que recibas electrónicamente las facturas que te hacen llegar tus proveedores en pdf por email directamente en tu ERP.

15. Proyecto de ley de factura electrónica

También se le conoce como “Ley Crea y Crece” y, entre las medidas que instaurará cuando entre en vigor, destaca la obligatoriedad de facturación electrónica entre empresas con una facturación anual superior a los 8 millones de euros (en un primer momento) y del resto en los 3 años posteriores a su entrada en vigor.

16. Peppol

“Pan European Public Procurement Online”. No es más que una red que facilita la conexión entre empresas, como FaceB2B2 en España, pero a nivel europeo.

Docuten es Punto de Acceso Certificado y podemos operar en la red Peppol. Por lo que si tienes clientes en otros países europeos podrás compartir tus facturas a través de esta vía.

17. Prestador de Servicios de Confianza

• Servicio de confianza: es aquel servicio electrónico prestado habitualmente a cambio de una remuneración, que consista en la creación, verificación y validación de firmas electrónicas, sellos electrónicos o sellos de tiempo electrónicos, servicios de entrega electrónica certificada y certificados relativos a estos servicios; o la creación, verificación y validación de certificados para la autenticación de sitios web; o la preservación de firmas, sellos o certificados electrónicos relativos a estos servicios.

Por tanto, el Prestador de Servicios de Confianza es la persona física o jurídica que presta un servicio de confianza. Este prestador puede estar cualificado (como es nuestro caso) o no cualificado por el organismo de supervisión.

18. Prestador Cualificado de Servicios de Confianza

Docuten es un Prestador Cualificado de Servicios de Confianza. Por tanto, está reconocido a nivel Europeo y, como consecuencia, nacional, de acuerdo con el Reglamento eIDAS, para la emisión de certificados digitales y sellos electrónicos de tiempo.

19. SaaS

Este es el término que define nuestro modelo de negocio. Docuten es un SaaS (Software as a Service), o lo que es lo mismo, un software que permite a sus usuarios (en nuestro caso, clientes) conectarse y utilizar sus soluciones (en nuestro caso firma digital y factura electrónica ) de manera centralizada y en la nube, mediante un modelo de pago por uso.

20. Sello de tiempo

Se trata de un mecanismo extra de seguridad que ofrecemos en Docuten que permite demostrar que los datos recogidos en el documento han existido y no han sufrido alteraciones desde ese instante concreto de tiempo. 

Es una prueba fehaciente del momento de la firma y aporta más valor a la versión electrónica de tus documentos firmados.

Ya eres un Docu-experto 

Tanto si envías tus documentos a firmar a través de Docuten como si recibes o emites tus facturas con nosotros, todos los anteriores serán términos que se irán colando vocabulario a medida que vayas operando con Docuten.

Por tanto, es importante que conozcas su significado. Ello te permitirá disipar todas las dudas y disfrutar al máximo de tu experiencia con Docuten.

¿Sigues teniendo dudas? ¿Tras leer esta entrada te interesa conocer alguna funcionalidad adicional a la que tienes contratad? Contacta con nosotros. Resolveremos todas tus dudas y te asesoraremos con las funcionalidades adicionales que puedan ser ideales para ti. 😉