La digitalización administrativa en la educación

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No cabe duda de que las nuevas tecnologías están ejerciendo un papel transformador en la sociedad en la que vivimos. Concretando un poco más, la tendencia hacia la digitalización de procesos sigue llegando a las organizaciones con la mirada puesta en la eficiencia empresarial. 

El entorno educativo no se ha quedado al margen de esta tendencia. Este avance viene provocado por la innovación tecnológica, por las necesidades de las propias organizaciones, por las expectativas de un cliente cada vez más exigente y, por qué no decirlo, por el empujón repentino a “lo digital” con la llegada de la pandemia.

Dentro de este ámbito, coexisten entornos públicos y privados, con distintos ecosistemas en el que influyen metodologías, intereses y grupos de influencia bastante dispares. Dicho esto, en este post, nos centraremos en las organizaciones educativas privadas.

Una mirada 360º a la situación actual

En la última década hemos asistido a una implantación de herramientas y soluciones digitales con el fin de facilitar la enseñanza y el aprendizaje por parte del profesorado y alumnado, respectivamente. 

Tal ha sido el cambio que hoy por hoy las instituciones educativas ya conocen los beneficios de las plataformas de aprendizaje digital.

Todo apunta a que, en un futuro no muy lejano, tener una educación entre lo presencial y virtual será la norma. 

De la digitalización en la educación a la digitalización administrativa

Con todo, los beneficios de la digitalización en la educación no se quedan exclusivamente en la propia enseñanza, sino que van más allá.

Como ya te podrás imaginar por el título, efectivamente, estamos hablando de la digitalización del área administrativa.

Las ventajas que aporta son numerosas: mejora los procesos de gestión documental, disminuye los tiempos de espera e incidencias, aumenta la eficiencia y, en esencia, se reduce la carga administrativa.

La realidad es que, a pesar de que el sector educativo es uno de los que más ha avanzado en sus procesos de transformación digital, todavía le queda mucho camino por recorrer.

De esta manera, el sector deberá afrontar, a corto plazo, numerosos retos en el área administrativa y de gestión documental.

Causas y detonantes de la digitalización administrativa en la educación

Como cabe esperar, en la administración educativa se genera una cantidad importante de documentación que hay que almacenar, custodiar y tratar.

El exceso de burocracia trae consigo dificultades, tanto para profesores y alumnos como para los propios trabajadores del área administrativa, comercial y laboral.

¿Cuáles son las motivaciones para dar el salto a la digitalización en la educación en la gestión de procesos administrativos?

⌛️ Tiempo destinado a la gestión de tareas rutinarias

Al llevar a cabo la gestión de documentos  de forma manual, los empleados (administración y RRHH) y terceros implicados (alumnos, equipo docente y empresas terceras) invierten mucho tiempo en tareas rutinarias. 

  • A la hora de firmar documentación: desplazamientos, correos postales o envíos por fax/correo electrónico que obliga a las partes implicadas a imprimir el documento, firmarlo, escanearlo y enviarlo de nuevo. 
  • En cuanto a procesos de facturación: picado manual de datos, comprobaciones manuales (duplicados), validaciones en persona por diferentes departamentos, llamadas a proveedores por errores en las facturas…

🗂 Almacenamiento y acceso a la documentación

Todos los procesos manuales generan papel. Es una realidad in-dis-cu-ti-ble.

La documentación administrativa generada debe almacenarse.

Al hacerlo de forma física, implica más costes (impresiones y espacio físico de almacenaje), riesgos de pérdida de documentos y dificultades en cuanto a accesibilidad y búsqueda de información. 

🔐 Legalidad y protección

Dependiendo de cómo sea el proceso de firma, los documentos pueden perder validez legal.

Por ejemplo, si enviamos un documento para su firma a través de correo electrónico o fax, y la persona lo imprime, firma, escanea y lo envía de vuelta, no tiene validez legal. 

Digitalización administrativa educativa con Docuten

Contar con un Prestador Cualificado de Servicios de Confianza nos dará garantías de que toda la gestión de documentación está en tiempo y forma, tanto si hablamos de firma digital como de facturación electrónica. 

De esta manera, al ser Docuten un Prestador Cualificado de Servicios de Confianza, los problemas descritos anteriormente pasan a ser una ventaja competitiva:

⌛️ Tiempo destinado a la gestión de tareas rutinarias

Rapidez y efectividad en la firma de cualquier trámite académico, laboral o comercial. Sin necesidad de desplazamientos y en físico, podrás agilizar y digitalizar todos los procesos académicos y administrativos.

Para ello contarás con diferentes canales, tanto en firma digital como en facturación electrónica. 

🗂 Almacenamiento y acceso a la documentación

Accede cuando y donde quieras a toda la documentación.

Olvídate del papeleo – y traspapeleo – almacenando directamente tus facturas y tus documentos firmados directamente en tus sistemas o en la nube.

Asimismo, podrás aplicar filtros para agilizar la búsqueda de información, así como descargar los archivos en caso de que lo necesites. 

🔐 Legalidad y protección

Con un Prestador Cualificado de Servicios de Confianza tendrás toda la documentación en orden, con las máximas garantías legales y de protección de datos. 

Con el objetivo de poner solución a esta problemática y sus consecuencias (colas de espera, documentación fuera de tiempo …) que, en última instancia, se resumen en un aumento de costes, muchas instituciones educativas están apostando por la digitalización de procesos administrativos. 

Un mayor control educativo, ahorro de tiempo, minimización de costes, automatización y gestión de procesos académicos, son los principales móviles para dar el salto a la digitalización administrativa. 

Casos de uso de digitalización en la educación: administración y gestión de procesos académicos

En los centros educativos se genera un gran volumen de documentación que debe ser firmada y custodiada. Aquí es donde la firma digital y la facturación electrónica juegan un papel muy importante. 

Asimismo, ligadas a las instituciones educativas, encontramos aquellas fundaciones orientadas a fomentar el empleo.

En este apartado, también tendremos en cuenta la documentación común entre centros educativos y fundaciones, como puede ser un convenio de prácticas. 

Sabiendo esto, veamos los diferentes casos de uso en función a los agentes implicados: 

🧑‍🎓 Con los estudiantes:

  • Pre-inscripciones
  • Matrículas
  • Autorizaciones de progenitores
  • Domiciliaciones de recibos (mandatos SEPA)
  • Entrega de título
  • LOPD y GDPR
  • Confirmación de asistencia
  • Intercambios de estudiantes
  • Aceptación de condiciones del curso (duración, asistencia, penalizaciones…)
  • Contrato de prácticas
  • Memoria de prácticas
  • Concesión de ayudas/becas para estudiar
  • Justificante de asistencia 
  • Notificaciones de impagos con acuse de recibo

📋 Con fundaciones orientadas a fomentar el empleo a través de ayudas y becas:

  • Convenio de prácticas
  • Convenio con empresas colaboradoras
  • Memoria de la empresa
  • Memoria del becado
  • Informe de seguimiento

🧑‍🏫 Con el equipo docente, administrativo, IT y otros (no tiene tanto que ver con el organismo, en genérico):

  • Documentación Laboral: altas, bajas, reducciones de jornada, cambio de categoría profesional…
  • Nóminas
  • Reconocimiento médico
  • LOPD y GDPR
  • Acuerdo en categoría de contrato
  • Firma del código ético, protocolo de acoso… Estos documentos cobran una gran importancia, sobre todo, si se trata de escuelas que trabajen con menores de edad

🏫 Con la actividad del centro:

  • Documentación corporativa
  • Documentos con proveedores
  • Presupuestos
  • Acuerdos comerciales: patrocinadores, partners…

Algunas soluciones de uso de firma digital

Tipos de firma digital en Docuten

Pincha aquí para conocer todas las opciones de firma digital. 

Casos de éxito: clientes de Docuten

En Docuten trabajamos con entidades educativas que usan nuestra herramienta para agilizar los procesos administrativos.

Esto incluye la documentación relativa al alumnado, así como documentación laboral y con terceros (convenios, acuerdos de prácticas con empresas, proveedores…). Veamos algunos casos de éxito en detalle 👇🏻

Centro de Formación Profesional

Este es un centro oficial de FP online y presencial con acceso a ciclos formativos de Grado Medio y Superiores con titulación tanto propia como oficial. 

📑 Caso de uso: certificado de formaciones de alumnos

❌ Problemática: firmaban manualmente con el sello de empresa uno a uno los certificados (Adobe) y después los enviaban al alumno por e-mail. Esto les ocasionaba una pérdida de tiempo en una tarea que podía ser automatizada.

👀 Necesidad: buscaban agilizar el proceso de firma de certificados de formaciones de los alumnos. Estos certificados solo requerían la firma por parte del centro, ya que el alumno solo lo recibe firmado por parte de la organización.

🚀 Solución: integración de nuestro software de firma digital con sus sistemas. De esta manera, aprovechando nuestra tipología de firma automática, generan los certificados de formación en sus sistemas y estos se envían firmados, con su sello de empresa subido a la nube de Docuten, a los alumnos por correo electrónico.

⭐ Resultado: agilidad a la hora de expedir estos certificados.

👉🏻 Ampliación de caso de uso: tras la buena experiencia, extendieron el uso de la firma digital al área de RRHH. 👈🏻

📑 Caso de uso: Documentación laboral (contratos de trabajo, cambios y modificaciones de contrato, altas de nuevos empleados, compromisos de protocolos covid, acuerdos de convenio a nivel interno).

❌ Problemática: al contar con diferentes sedes repartidas por todo el territorio, cada trabajador se desplazaba a su sede correspondiente para firmar presencialmente sus documentos en papel. Esto les generaba una pérdida de tiempo y recursos.

👀 Necesidad: agilizar todo el proceso de firma de documentación laboral. 

🚀 Solución: suben la documentación a Docuten (documento principal + adjuntos) y lo mandan a firmar a través de firma biométrica u OTP.  Ellos firman con su sello de empresa.

⭐ Resultado: agilidad a la hora de recibir firmada esta documentación, además de estar accesible y custodiada en la plataforma web.

Escuela de negocios

Escuela de negocios especializada en banca y finanzas con titulaciones propias de Formación Profesional, Máster. Programas Superiores y Certificaciones. 

📑 Caso de uso: firma de documentación con alumnos (formaciones, certificados de formación, matrículas…)

❌ Problemática: el alumno se desplazaba a la escuela y firmaba en presencial; o se le enviaba la documentación firmada y escaneada por email, y el alumno lo devolvía por el mismo medio. Esto implicaba ausencia de validez legal y un posible problema en lo relacionado a la custodia de la documentación.

👀 Necesidad: agilizar y acortar los tiempos de espera del proceso de firma de documentación con todas las partes implicadas.

🚀 Solución: envío de la documentación vía web al alumno, para que la firme por OTP (residualmente, biométrica).

⭐ Resultado: Optimización de todos los procesos referentes al alumno, en los que ambas partes tienen un mejor acceso a la documentación y la firma de la misma se hace de una forma mucho más rápida.

👉🏻 También con esta Escuela de negocios.

📑 Caso de uso: Firma de documentación alumno-empresa externa (concesiones de beca, prórrogas de planes de formación)

❌ Problemática: al alumno se le enviaba la documentación firmada y escaneada por email, y el alumno lo devolvía por el mismo medio. Esto implicaba ausencia de validez legal y un posible problema en lo relacionado a la custodia de la documentación, así como en el inicio de su actividad.

👀 Necesidad: agilizar y acortar los tiempos de espera del proceso de firma de documentación con todas las partes implicadas y cumplir con todas las garantías legales y de protección de datos. 

🚀 Solución: envío de la documentación vía web a la empresa externa y al alumno, para que la firme por OTP residualmente, biométrica)

⭐ Resultado: Optimización de este proceso en el que ambas partes tienen un mejor acceso a la documentación y la firma de la misma se hace de una forma mucho más rápida.

Institución internacional de estudios oficiales y propios

Institución internacional con estudios oficiales y propios de Grado Medio, Grado Superior, Doble Titulación y Máster con sedes en las ciudades más importantes de España, EEUU y Latinoamérica. 

📑 Caso de uso: firma de certificados de formación de cursos

❌ Problemática: enviaban la documentación por correo electrónico, el alumno la imprimía y la firmaba de forma manuscrita y la enviaba por el mismo medio.

👀 Necesidad: agilizar la recepción de formalizaciones de inscripción. 

🚀 Solución: firma del certificado con firma automática por parte del profesor.

⭐ Resultado: agilidad a la hora de iniciar los cursos y tener la documentación firmada en apenas minutos.

Hacia una educación paperless

Para no desaparecer, muchas instituciones de educación superior han combinado modalidades presenciales y virtuales.

Con el mismo objetivo, ahora van a tener que apostar por la digitalización de procesos administrativos si no lo han hecho ya. 

Cualquier organización que no tenga el chip del cambio, se irá quedando atrás. 

¿Tu organización educativa está preparada para los desafíos del mundo moderno? 


👉 Contacta con nosotros si quieres más información sobre nuestras soluciones de digitalización empresarial en el sector educativo, estaremos encantados de hablar contigo y encontrar la mejor solución para tu empresa. Sin compromiso, ¡claro!