El impacto del teletrabajo: acciones de transformación digital para la mejora departamental

¿El teletrabajo ha llegado para quedarse? ¿Deben mejorar ciertas áreas de tu compañía?

La crisis sanitaria obligó a compañías y trabajadores a implementar el teletrabajo sin previo aviso. De la noche a la mañana, han tenido que adaptarse a una situación excepcional. Según la última encuesta de población activa del Instituto Nacional de Estadística (INE) serían casi dos millones de españoles los que se habrían visto afectados y han vivido el impacto del teletrabajo a lo largo de 2020.

Sin embargo, las carencias se han dejado ver. La falta de anticipación y preparación empresarial ha ocasionado un importante choque con la realidad a la hora de implementarlo.

Algunas, por la naturaleza de su negocio, no pueden desarrollarlo completamente de manera deslocalizada. En otros casos, el problema está en la falta de costumbre (o de cultura) en el impacto del teletrabajo, lo que les obliga a adaptarse de manera abrupta a esta nueva situación para no paralizar su actividad. 

Sin embargo, esta situación irreversible, por el momento, provoca que las compañías deban seguir adaptando sus métodos de trabajo a la realidad en remoto. Y, ¿cómo pueden hacerlo?

La transformación digital de las empresas como primera palanca de acción

Según un estudio publicado por Fiverr, un 55% de las pymes reconoce haber adoptado la digitalización empresarial para lograr una mayor productividad y eficiencia. Y es que la transformación digital empresarial se erige como la mejor palanca de acción para mejorar en competitividad, rentabilidad y adaptabilidad a esta situación que nos ha tocado vivir.

Los CIOs se consolidan como dinamizadores de la transformación digital empresarial

Optando por un papel mucho más estratégico, los CIOs de las compañías se imponen como el eje central de las decisiones de transformación digital empresarial.

En otras palabras, en esta situación de cambio continuo, el CIO tiene como misión adoptar las tecnologías y procesos innovadores que se aplicarán en los distintos departamentos, conociendo las tendencias en transformación digital del momento.

Se convierte así en un acelerador y optimizador del negocio, buscando la eficiencia y efectividad de todos los procesos de la compañía.

En muchas compañías, el CIO ha tenido que tomar decisiones ágiles para adaptar al equipo de la forma más rápida y eficiente posible a la situación del teletrabajo. Existen herramientas básicas comunes a toda la compañía y herramientas departamentales específicas. Por ello, el CIO debe tener un conocimiento profundo del grado de transformación digital de cada uno de los departamentos, de sus retos, de sus inconvenientes, de sus objetivos y de sus necesidades.

Retos y herramientas específicas

Retos del departamento de RRHH

Uno de los objetivos primordiales de las compañías debe ser el cuidado de sus trabajadores. Es por ello que deben adoptar las mejores soluciones y herramientas para que su bienestar laboral no se trunque. Este departamento será el encargado de cumplir el objetivo.

El departamento de RRHH es uno de los más afectados por la situación. Se convierte en una pieza de unión entre los empleados y la compañía. Para ello, han tenido que transformarse en tiempo récord para poder atender dudas y digitalizar tareas del día a día que deben continuar cumpliéndose diariamente aún trabajando en remoto:

  • Gestionar adecuadamente el registro de jornada

Bajo órdenes legislativas, el registro de jornada debe llevarse a cabo. En muchas ocasiones, las compañías que no tenían instaurados métodos de teletrabajo en sus condiciones laborales, realizaban este registro de manera presencial, al entrar en la propia oficina con tarjetas identificativas o, directamente, con registro dactilar o facial. Este hecho choca frontalmente con el impacto del teletrabajo.

Por ello, existen soluciones online para cubrir las necesidades del departamento de RRHH. Una de estas soluciones es Woffu que, no solo permite el control y registro de jornada online, sino que también te permite gestionar otras tareas como solicitudes de ausencia o incluso de gestión de nóminas y otros documentos, etc.

  • Mantener una comunicación interna que propicie la estabilidad laboral y emocional de los trabajadores

Uno de los mayores retos en transformación digital a los que se han enfrentado las empresas gira en torno a la comunicación interna. Tratar de mantener los nexos comunicativos entre empresa-empleado se hace indispensable en una situación de alta incertidumbre.

Un básico para complementar la comunicación por correo electrónico es tener un servicio de mensajería instantánea. Una opción muy válida y altamente empleada es Slack, pero hay muchas alternativas en el mercado que permiten comunicación textual y multimedia inmediata que sustente esta comunicación interna.

  • Dotar a los trabajadores de los recursos necesarios

Es obligación de la compañía dotar a los trabajadores de los recursos necesarios para que puedan continuar desarrollando su labor de forma remota. Dentro de estos recursos se encuentra el equipo tecnológico, elementos muebles, herramientas, consumibles, gastos teletrabajo, etc.

Todos estos recursos, junto a otras muchas cláusulas, se recogerán en el acuerdo de teletrabajo entre empresa y trabajador, que debe ser firmado por ambas partes. Este acuerdo es obligatorio tras la aprobación del nuevo decreto del teletrabajo y la ley de teletrabajo en España, aprobada por el Consejo de Ministros meses atrás, donde se cierran los derechos y los deberes de los trabajadores y la empresa.

  • Gestión documental ágil y digitalizada

No solo acuerdos de teletrabajo. Nuevos contratos laborales, ERTES, variaciones y modificaciones de contratos, nuevas cláusulas, prórrogas, documentos de PRL. Estos y otros muchos son los documentos que el departamento de RRHH debe gestionar.

Todos ellos requieren la firma de las partes implicadas, hecho bastante complicado si recordamos los cierres perimetrales, los confinamientos y la restricción de la movilidad. Es por ello que las compañías deben buscar una solución que cubra documentación y la gestión de contratos con firma digital.

Con Docuten podrás hacer más eficientes los procesos de contratación y gestión laboral.

Evita desplazamientos innecesarios y permite a tus trabajadores gestionar estos procesos burocráticos de forma remota. Nosotros nos encargamos del resto. Aseguramos los documentos y comunicaciones, cumpliendo con las normativas más estrictas en seguridad y legislación.

Retos y oportunidades del departamento comercial

  • Organizar y mantener el trabajo en equipo

El equipo debe mantenerse unido y coordinado. Sin embargo, no debe caer en la reunión recurrente. El director comercial debe ser el encargado de marcar las reuniones necesarias para mantener una comunicación y organización efectiva.

  • Crear una rutina laboral

El equipo comercial debe tratar de gestionar su tiempo de la forma más eficiente posible. Para ello es importante que cada miembro del equipo organice su rutina diaria para no perder capacidad de trabajo. Deben ser capaces de discernir lo importante de lo urgente y crear así una cadencia de tareas acordes con sus obligaciones.

Reuniones, videollamadas, demostraciones de producto, etc. Son muchos los puntos de contacto con el cliente y debemos ser capaces de gestionarlos sin caer en agobios. Un método muy sencillo es utilizar el Calendario de Google, combinado con un CRM de gestión de clientes, para organizar nuestras tareas diarias.

  • Incentivar y premiar los logros

Mantener al equipo motivado es algo necesario para que la productividad continúe. No solo en el departamento comercial, sino en todas y cada una de las patas que forman la compañía. Sin embargo, en este caso suele ser muy relevante porque los objetivos suelen estar marcados y el no cumplimiento de los mismos pueden llegar a generar alta frustración y desconcierto en el equipo.

  • Gestiona los contratos mercantiles de forma digital

De nuevo, existe un claro inconveniente a la hora de cerrar un acuerdo comercial debido a las restricciones que se han desatado con la pandemia. Soluciona la firma de contratos con clientes gracias a las diferentes soluciones de firma digital que te proporciona Docuten. Entre otras posibilidades, te damos la posibilidad de usar la firma cualificada, que  goza de presunción de validez jurídica, siendo equivalente a la firma manuscrita.

  • Gestión y cuidado de los clientes

El cliente siempre debe ser la prioridad absoluta del equipo comercial. Sin embargo, en esta situación, debe serlo todavía más. Trata de potenciar y forjar la relación con tus clientes a través de una comunicación honesta. Acompáñalos para que la incertidumbre no sobrepase una barrera de no retorno y, sobre todo, centra su atención solo en aquello que cubra sus necesidades.















Una herramienta óptima para la gestión y seguimiento de tus clientes es Pipedrive un CRM dirigido principalmente al departamento de ventas que permite gestionar de forma óptima la relación con los clientes, desde su registro hasta su venta, pasando por las fases centrales.

Retos y oportunidades del departamento financiero

  • Servir de apoyo continuo a los planes estratégicos de la compañía

El departamento financiero ocupa un papel clave en la estrategia empresarial. La agilidad debe ser un factor clave para tomar decisiones y anticipar contratiempos. Por ello deben estar en continua comunicación con todos los players de la compañía para tener una visión global del corto, medio y largo plazo.

  • Gestionar de manera eficiente la contabilidad empresarial

A3 es un ejemplo de software que permite la gestión de la contabilidad de una empresa. 

  • Mejorar la eficiencia departamental eliminando tareas innecesarias

El trabajo en remoto ha supuesto una saturación muy importante en cuanto a la carga de trabajo. Por ello hay que buscar la manera de eliminar las tareas más improductivas e innecesarias y suplirlas con herramientas de digitalización.

Un ejemplo claro es la facturación. La emisión y recepción de las facturas supone un amplio esfuerzo por parte de los trabajadores del departamento financiero. Contar con una herramienta como Docuten te permite automatizar todas las facturas de tu compañía. Con Docuten podrás recibir todas las facturas de tus proveedores directamente en tus sistemas así como emitir facturas tanto a clientes públicos como privados.

Esto aumenta el control y la organización de todas tus facturas al almacenarlas en una única plataforma. Cualquier trabajador del departamento podrá tener acceso a las mismas aún trabajando en remoto.

Herramientas teletrabajo comunes

Existen una serie de puntos comunes a la hora de gestionar los departamentos en remoto que pueden cubrirse con herramientas de teletrabajo de uso general para toda la compañía.

1. Reuniones corporativas y comunicación interna

Un ejemplo claro son las reuniones, tan socorridas y empleadas para facilitar la comunicación.

  • Reuniones virtuales: La mayoría de las reuniones internas y externas de una empresa se pueden llevar a cabo virtualmente. En estos momentos, hay un montón de soluciones adecuadas para ello, desde el propio Google Meet, hasta Zoom.
  • Microsoft teams: con esta plataforma creada por Microsoft, podrás gestionar el trabajo en equipo de tu compañía. Chatea, realiza reuniones, llamadas y colabora, dentro de un mismo espacio e integrando los usuarios y contenidos que quieras.

2. Eventos formativos o corporativos

¡No necesitas cancelar tus eventos! Solo, cambia su formato.

La cancelación de eventos como medida preventiva es un hecho que está afectando a gran escala tanto empresarial como económicamente hablando. Sin embargo, aunque conscientes de que no con todos ellos es viable, existen una serie de medidas que se pueden llevar a cabo para continuar con la celebración de los mismos: 

La creación de webinars se erige como una de las formas más extendidas en los últimos años para la celebración de charlas formativas, reuniones o demostraciones de producto, de forma virtual. Existen múltiples plataformas especializadas en la celebración de webinars, como por ejemplo, Clickmeeting o GoTomeeting.

Otra alternativa es la emisión en streaming de tu evento. No necesitarás que los asistentes se encuentren físicamente, sino que podrás retransmitir las ponencias o charlas a través de plataformas digitales y trasladarlo a la audiencia en tiempo real. Actualmente son muchas las plataformas que permiten crear este tipo de formato. Entre ellas se encuentran Facebook Live Instagram Live, Youtube Live, Hangouts, etc.

3. Organización empresarial

Otro punto fundamental a la hora de gestionar correctamente un departamento es tratar de instaurar una organización óptima de los recursos, tareas, documentos, etc. Esto propicia la eficacia y eficiencia de cualquier departamento.

  • Organización de tareas: una de las herramientas más conocidas para la organización de tareas es Trello. A través de la creación de tableros, podrás gestionar, asignar y organizar, de forma muy visual y sencilla, todas las tareas que haya pendientes en cada departamento de la empresa.
  • Creación colaborativa: Google Drive permite crear documentos y trabajar en ellos de forma colaborativa, con cualquier miembro del equipo.
  • Gestión documental: Confluence es un software que permite a las empresas gestionar, crear y mantener organizados documentos que engloban desde notas básicas hasta complejos planes de marketing de forma colaborativa y online.

Esto no es un listado exhaustivo, simplemente son retos, acciones y herramientas que nosotros conocemos y que pueden ser útiles a otras empresas para llevar a cabo su proceso de transformación digital e implantar el teletrabajo de forma sistemática y habitual, ya que no solo mejorarán los procesos y la eficiencia empresarial, sino también la conciliación familiar de sus empleados.