Teletrabajo: herramientas para seguir a pleno rendimiento desde casa

En una situación tan compleja como la que se está viviendo en todo el mundo a causa del COVID-19, las empresas tienen el deber de mirar por la salud de sus trabajadores, tratando de adoptar las medidas necesarias para que esta no esté en riesgo. Además, hay factores externos a su actividad que también deben tener en cuenta a la hora de definir su actuación, como es la suspensión de la actividad habitual de los centros educativos y centros de mayores, lo que afecta a la conciliación familiar de los trabajadores. 

Una de las soluciones que muchas empresas están encontrando para no paralizar su actividad es el teletrabajo. 

En Docuten tenemos la suerte de que el teletrabajo es parte de nuestro día a día. Dentro de nuestra plantilla contamos con trabajadores que se encuentran en diferentes localizaciones, ajenas a las oficinas centrales, y que teletrabajan a diario a pleno rendimiento. Por otro lado, todos nuestros trabajadores cuentan con la posibilidad de trabajar desde casa uno o dos días a la semana. Por supuesto, podemos tomar estas medidas porque nuestro modelo de negocio digital es adecuado para ello.

Como medida preventiva, desde ayer, 11 de marzo, nuestra plantilla al completo trabaja desde casa. Gracias a haber adoptado el teletrabajo como método habitual, este cambio imprevisto no ha sido complejo. Echaremos de menos la relación cercana con los compañeros, pero sabemos que la calidad de nuestro servicio no se va a resentir. 

Comprendemos también que otras empresas no están en la misma situación. Algunas, por la naturaleza de su negocio no pueden desarrollarlo completamente de manera deslocalizada. En otros casos, el problema está en la falta de costumbre (o de cultura) en el teletrabajo, lo que les obliga a adaptarse de manera abrupta a esta nueva situación para no paralizar su actividad. 

Desde Docuten queremos aportar nuestro pequeño grano de arena, explicando algunas de las herramientas que nos permiten teletrabajar de forma sencilla:

Comunicación y reuniones

  • Reuniones virtuales: La mayoría de las reuniones internas y externas de una empresa se pueden llevar a cabo virtualmente. En estos momentos, hay un montón de soluciones adecuadas para ello, desde el propio Hangouts de Google, hasta Zoom.
  • Sistema de mensajería: Para complementar la comunicación por correo electrónico es muy útil tener un servicio de mensajería instantánea. Nosotros usamos Slack, pero hay muchas alternativas en el mercado que permiten comunicación textual y multimedia. 
  • Microsoft teams: con esta plataforma creada por Microsoft, podrás gestionar el trabajo en equipo de tu compañía. Chatea, realiza reuniones, llamadas y colabora, dentro de un mismo espacio e integrando los usuarios y contenidos que quieras.

Lo único que hace falta para ello, además de conectarse al servicio elegido, es tener un equipo con conexión a internet, y unos cascos con micrófono.

Eventos

¡No necesitas cancelar tus eventos! Solo, cambia su formato.

La cancelación de eventos como medida preventiva es un hecho que está afectando a gran escala tanto empresarial como económicamente hablando. Sin embargo, aunque conscientes de que no con todos ellos es viable, existen una serie de medidas que se pueden llevar a cabo para continuar con la celebración de los mismos: 

  • Webinars: una de las formas más extendidas en los últimos años para la celebración de charlas formativas, reuniones o demostraciones de producto, de forma virtual, son los webinars. Existen múltiples plataformas especializadas en la celebración de webinars, como por ejemplo, Clickmeeting o GoTomeeting.
  • Evento en streaming: otra alternativa es la emisión en streaming de tu evento. No necesitarás que los asistentes se encuentren físicamente sino que podrás retransmitir las ponencias o charlas a través de plataformas digitales y trasladarlo a la audiencia en tiempo real. Actualmente son muchas las plataformas que permiten crear este tipo de formato. Entre ellas se encuentran:
    • Facebook Live
    • Instagram Live
    • YouTube Live
    • Hangouts 
    • etc.

Organización

  • Organización de tareas: una de las herramientas más conocidas para la organización de tareas es Trello. A través de la creación de tableros, podrás gestionar, asignar y organizar, de forma muy visual y sencilla, todas las tareas que haya pendientes en cada departamento de la empresa.
  • Administración de tareas: Jira es un herramienta más habitual en equipos técnicos, ya que permite la administración de tareas de un proyecto de desarrollo de software, el seguimiento de errores e incidencias y la gestión operativa de proyectos.
  • Creación colaborativa: Google Drive permite crear documentos y trabajar en ellos de forma colaborativa, con cualquier miembro del equipo.
  • Gestión de clientes: Pipedrive es un ejemplo de CRM, una herramienta dirigida principalmente al departamento de ventas que te permite gestionar de forma óptima la relación con los clientes, desde su registro hasta su venta, pasando por las fases centrales.
  • Gestión documental: Confluence es un software que permite a las empresas gestionar, crear y mantener organizados documentos que engloban desde notas básicas hasta complejos planes de marketing de forma colaborativa y online.

Administración

  • Software de Gestión contable: A3 es un ejemplo de software que permite la gestión de la contabilidad de una empresa. 
  • Gestión de RRHH: también existen múltiples soluciones online para las necesidades del departamento de RRHH. En nuestro caso, usamos Woffu para el control horario (tanto presencialmente como teletrabajando), para las vacaciones y las bajas de los trabajadores, para que tengan acceso a sus nóminas y otros documentos, etc.
  • Y, por supuesto, Docuten: nosotros mismos somos usuarios de nuestra propia plataforma. Sus funcionalidades de firma digital, factura electrónica y gestión de cobros recurrentes, permite gestionar virtualmente aspectos clave para la empresa:
  1. Firma de documentación por parte de trabajadores, proveedores y clientes.  
  2. Certificación de comunicaciones con esos interlocutores.
  3. Emisión y recepción de facturas. 
  4. Gestión de los cargos que hacemos a nuestros clientes.

Esto no es un listado exhaustivo, simplemente son herramientas que nosotros conocemos y que pueden ser útiles a otras empresas para implantar el teletrabajo de forma sistemática y habitual, ya que no solo mejorarán los procesos y la eficiencia empresarial, sino también la conciliación familiar de sus empleados.